keskiviikko 20. elokuuta 2008

Excel Tips and Tricks 3: Päivittyvä sarakesumma

Viimeksi käsittelin riviviittauksen palauttavaa RIVI-funktiota, joten siitä on luontevaa siirtyä sarakkeisiin. En kuitenkaan ota aiheeksi SARAKE-funktiota (COLUMN), joka sekin Excelistä löytyy ja palauttaa sarakkeen numeron, esimerkiksi =SARAKE(B1) antaisi vastaukseksi 2. Sarakkeen numero on näennäisestä mitättömyydestään huolimatta arvokasta tietoa etenkin VBA-koodin parissa aikaansa viettäville, mutta jätetään tuo koodiosastokin toistaiseksi rauhaan.

Tämän kerran vinkki liittyy sarakkeessa olevien lukujen yhteen laskemiseen ja pääpointti on kaavaviittauksessa. Tyypillinen saraketta koskeva summakaava voisi olla muotoa =SUMMA(A1:A12) eli kaavassa määritellään alueen ensimmäinen ja viimeinen solu kaavan laskiessa yhteen kaiken sen mitä näissä soluissa ja niiden välissä on. Mutta entä jos ei tiedä miten pitkä lukulitania sarakkeessa lopulta tulee olemaan?

Kuvassa yllä on taulukko, johon tulevien rivien lopullinen määrä ei ole syystä tai toisesta tiedossa. Taulukkoon voi tietysti lisäillä rivejä tarpeen mukaan, mutta esimerkiksi minä olen niin laiska, että en viitsi nysvätä ylimääräisiä edes tuon vertaa ja siksi tekisin jatkuvasti käytettävästä taulukosta mahdollisimman yksinkertaisen: Kuvan esimerkkitaulukon solussa B 2 on kaava =SUMMA(E:E), solussa B3=SUMMA(F:F). Pelkkiin saraketunnuksiin viittaamalla saadaan laskettua sarakkeen luvut yhteen riippumatta siitä montako riviä sarakkeisiin lopulta tarvitaan. Eikä tarvitse lisäillä rivejä. Huomaa kuitenkin, että kaava ei voi olla samassa sarakkeessa, jota lasketaan, sillä muuten aikaansaadaan kehäviittaus. Se taas on vähän sama asia, kuin putoaisi suonsilmäkkeeseen ja yrittäisi nostaa itsensä tukasta kiskomalla ylös. (Selitykseni ei läpäisisi yhdenkään matemaatikon seulaa, mutta kuvannee tilanteen hankaluutta. Kehäviittaus saattaa joskus olla ihan tarkoituksella käytössä, samoin kuin itseään voi joskus kuvitteellisesti kiskoa tukasta ylöspäin esimerkiksi tehdessään ryhtinsä parantamiseen tähtäävää mielikuvaharjoitusta…).

Jos taulukko olisi menossa muiden kuin sen laatijan omaan käyttöön, olisi ehkä hyvä lisätä tähän pieni valintaikkunan tapainen tai vähintäänkin painike, joka toteuttaisi erinäisiä tiedon syöttöä helpottavia toimintoja, ja mahdollisesti taulukkoa kannattaisi myös suojata. Mutta näihin sitten myöhemmin!

2 kommenttia:

Anonyymi kirjoitti...

Sulla on jäänyt pieni virhe tuohon tekstiin. Solussa C2 ei ole mitään..

Outi kirjoitti...

Olet kiitettävän tarkka. B3 pitää olla tuon C2:n paikalla. Kiitos huomautuksesta, korjaan myös tekstiin. Hyvää uutta vuotta ken lienetkin!