Kohti ninjatasoa – Evernote ja hakuoperaattorit

Evernoten hakutoiminnon tehokkuuden voit todeta kirjoittamalla sanan, jonka tiedät esiintyvän minkä tahansa muistiinpanon tekstissä tai tunnisteena. Koska haku kaivaa esille kaiken, niin miksi ihmeessä nähdä tunnisteiden lisäämisen vaiva? Hulluhan se on, joka paljon työtä tekee.

On totta, että jotkut Evernote-käyttäjät pitävät tärkeimpänä taitona hakutoimintojen hallintaa ja heille tunnisteet ovat jotakin vastaavaa kuin pussikeitto kulinaristille. Scifi-kirjailija ja Evernotesta bloggaava Jamie Todd Rubin taas on sitä mieltä, että hyvin organisoitu tunnistevalikoima ja hakutoiminnot yhdessä tekevät tehokäyttäjän. Itsekin kallistun jälkimmäiselle kannalle. Tunniste on tietynlainen laatutakuu. Hakusanahan voi esiintyä tekstissä sattumalta, mutta tallennushetkellä muistiinpanoon liitetty tunniste kertoo, että tallentaja on todennut linkin tai artikkelin liittyvän tiettyyn aihepiiriin.

Suosittelen lämpimästi muutaman hakuoperaattorin opettelua, koska niiden avulla voi tehokkaasti rajata hakuja mistä suuria muistiinpanomääriä käsiteltäessä ei ole ollenkaan haittaa. (Operaattori on yksi niistä sanoista, jollaisen mainittuaan saa toisinaan seurata miten samassa tilassa olevat ihmiset alkavat pälyillä lähintä ulospääsytietä. Jos kuulut tähän joukkoon ja haluaisit nyt poistua tältä sivulta kun täällä on vaikeita sanoja niin istu vain kankullasi ja lue eteenpäin. Joskus nimittäin oppii hyödyllisiä asioita, kun uskaltaa ohittaa asioita ja itseään koskevat uskomukset!)

Operaattori tarkoittaa Evernotessa tiettyyn tarkoitukseen varattua sanaa, joka kertoo millä tavalla sen jäljessä tulevaa merkkijonoa on luettava. Kun esimerkiksi kirjoitan hakukenttään tietotyö, Evernote hakee kaikki muistiinpanot, joissa tämä sana esiintyy. Jos otan käyttöön tunnistetta tarkoittavan operaattorin tag ja kirjoitan tag: tietotyö, saan hakutuloksena pelkästään ne muistiinpanot, joissa tietotyö on tunnisteena.

Operaattoreiden käyttö on helppoa: Ensin operaattori, sen jälkeen kaksoispiste ja lopuksi hakukriteeri. Älä lisää kaksoispisteen jälkeen välilyöntiä. Silloin kun haluat sulkea jotakin pois hausta, käytä miinusmerkkiä (-). Jos esimerkiksi kirjoitan tag:esitysgrafiikka, saan tulokseksi muistiinpanot, joiden tunnisteena on esitysgrafiikka. Jos en halua nähdä esitysgrafiikan tekemiseen liittyviä muistiinpanoja, joissa puhutaan kaavioista, kirjoittaisin tag:esitysgrafiikka -tag:kaavio. Operaattoreita voi myös yhdistellä melko vapaasti.

Hyödyllisiä tageja

any Oletuksena Evernote-haku on JA-haku. Tämä tarkoittaa sitä, että jos kirjoitat hakuruutuun esimerkiksi tietotyö kollaboraatio sharepoint, saat tulokseksi muistiinpanot, joissa kaikki em. sanat esiintyvät. Any muuttaa haun tyypin JA-hausta TAI-hauksi. Kun kirjoitat hakulausekkeeksi any:tietotyö kollaboraatio sharepoint, riittää kun etsittävässä muistiinpanossa esiintyy mikä tahansa noista kolmesta sanasta. Huomaa myös, että any-operaattorin on sijaittava hakulausekkeessa ensimmäisenä, paitsi jos käytät operaattoria notebook, josta seuraavaksi...

notebook Operaattori vastaa muistikirjan valintaa ennen hakua eli se rajaa haun tiettyyn muistikirjaan, esimerkiksi notebook:koirat tag:koulutus etsisi vain Koirat-muistikirjasta tunnisteella koulutus merkittyjä muistiinpanoja. Operaattori notebook on siitä erikoinen, että se saa esiintyä hakulausekkeessa vain kerran ja sen pitää sijaita ensimmäisenä eli samassa hakulausekkeessa oleva any-operaattori kirjoitettaisiin vasta tämän jälkeen. Jos käytät useita notebook-operaattoreita, virheilmoitusta ei anneta, mutta haku huomioi ainoastaan oikeanpuolimmaisen muistikirjaviittauksen.

intitle Tämän operaattorin avulla löydät muistiinpanot, joiden otsikossa käytetty hakukriteeri esiintyy. Esimerkiksi intitle:presentation hakisi muistiinpanot, joiden otsikossa esiintyy sana presentation.

created Operaattori viittaa muistiinpanon luontipäivään. Pidän tätä hankalana käyttää, koska päivämäärä on syötettävä tietyllä tavalla: created:20120501. Syy miksi tämä operaattori kuitenkin kannattaa opetella on tämä: created:day-1. Esimerkin mukaisella hakulausekkeella saat näkyviin tänään tai eilen tallentamasi leikkeet. Entäpä created:month - tietenkin tämän kuun aikana tallentamasi leikkeet. Kokeile myös created:month-1, jolloin näet myös edellisen kuukauden aikana tekemäsi tallennukset jne. Kun teet pari testihakua käyttämällä hakukriteereinä week ja year, käsität varmasti mistä on kyse.

todo Jos teet Evernotella tehtävälistoja eli muistiinpanoja, joihin lisäät pieniä rasti-ruutuun -laatikoita, operaattorin avulla voit etsiä näitä listoja. Operaattori yksinään jokerimerkin kanssa todo:* tuo näkyviin muistiinpanot, jotka sisältävät tehtävälistan.

resource Tämän operaattorin avulla voit rajata haun muistiinpanoihin, jotka sisältävät tietynlaista muotoa olevaa tietoa. Arvaa mitä saat tulokseksi kirjoittamalla resource:image/png? Aivan oikein, muistiinpanot, joiden sisältönä on png-grafiikkaa. Vastaavasti resource:audio/mp3 antaisi tulokseksi kaikki muistiinpanot, joihin on tallennettu ääntä mp3-formaatissa.

Tämä oli kevyt pintaraapaisu operaattoreihin, mutta näillä pääset alkuun ja opit ymmärtämään miten niitä käytetään. Lisää tietoa operaattoreista saat sekä Windows- että Mac-käyttäjille tehdyistä oppaista, jotka löydät Evernoten tukisivulta.

Evernoten tunnisteet

Eilisessä postauksessa esiteltyjä muistikirjoja voisi verrata tietokoneen kansioihin tai mappeihin hyllyssä. Muistikirjan nimi on kuin mapin selkämykseen kirjoitettu tieto sisällöstä, esimerkiksi Verotus. Tunnisteita voisi vastaavasti verrata mapin välilehtiin. Niitä käytetään muistikirjan sisällön lajitteluun ja järjestämiseen.

Voit luoda uuden tunnisteen leikettä lisätessäsi tai muistiinpanoa luodessasi kirjoittamalla aihesanan ja painamalla Enter. Tunniste voi muodostua kahdesta tai useammasta sanasta, mutta tällaisia on syytä välttää, poikkeuksena erisnimet.

Valitse tunnisteet huolella

Tunnisteisiin pätee sama kuin muistikirjoihin: Järjestelmäsi pitää olla niin yksinkertainen, että käytät sitä. Et saa joutua miettimään sopivaa tunnistetta liian pitkään. Yksi tai kaksi tunnistetta on yleensä riittävästi, kolmatta tarvitaan harvoin. Meidän Evernote-hörhöjen joukosta löytyy erilaisia koulukuntia. Jotkut suosittelevat harkiten laadittua muistikirjajakoa ja Evernoten monipuolisten hakutoimintojen hallintaa. Tunnistevalikoima tulisi heidän mielestään pitää minimaalisena. Itse koen tunnisteista olevan kohtalaisesti apua etenkin selattaessa muistikirjoja iOS-mobiilisovelluksilla. Tunnustan kyllä, että toimiva tunnistesysteemi löytyi vasta kohtalaisen säädön jälkeen.

Varo turhia tunnisteita. Jokaiseen uuteen tunnisteeseen pitää suhtautua aivan kuin sen käyttöönotto maksaisi. Esimerkiksi minun tapauksessani tunnisteparin  Microsoft Office ja Excel ensimmäinen tunniste on täysin tarpeeton. Olisin pulassa ellen tietäisi, että Excel on Microsoft Office -paketin osaohjelma. Sen sijaan Excel ja koulutus tunnisteparina kertoo jo jotakin. Excel viittaa ohjelmaan itseensä ja koulutus voisi tarkoittaa, että olen ajatellut voivani käyttää artikkelissa esitettyä ratkaisua demoesimerkkinä koulutuksessa.

Mikäli oman systeemini avaamisesta on jollekulle apua, niin näin se menee muistikirjatasolta lähtien: Työt-muistikirjassa oleva tunniste MindManager viittaa ohjelmatuotteeseen ja blogi-tunniste voisi tarkoittaa, että olen tehnyt muistiinpanoja blogipostausta varten. Jälkimmäinen tunniste siis täsmentää miksi kirjoitin muistion tai tallensin tiettyä aihetta käsittelevän leikkeen. Vastaavasti yksityiselämän asioita sisältävässä muistikirjassa asiasana koira viittaa nelijalkaisiin kavereihini ja naksutinkoulutus tarkentaa mistä niihin liittyvästä jutusta on kyse.

Tunnisteet eivät järjesty hierarkkisesti

Vaikka antaisit leikkeelle kaksi tunnistetta ja mielessäsi pidät toista tärkeämpänä, Evernote listaa yhteen leikkeeseen tai muistiinpanoon lisätyt tunnisteet aakkosjärjestykseen. Jos esimerkiksi leikkeellä on tunnisteina Facebook ja verkosto, löydät saman leikkeen molemmilla tunnisteilla, mutta listanäkymässä tunnisteiden nimet ovat leikkeen vieressä aakkosjärjestyksessä, riippumatta siitä kummalla etsintä on toteutettu. Mikäli ehdottomasti haluat käyttää hierarkkista tunnistesysteemiä, tutustu alitunnisteisiin (sub tag).

Vältä päällekkäisyyksiä ja epämääräisyyksiä

Pysyttäydy joko yksikössä tai monikossa: Elokuva tai elokuvat. Tässä Evernote jopa auttaa sinua. Kun olet kerran käyttänyt tiettyä tunnistetta ja ryhdyt kirjoittamaan sitä seuraavan kerran, Evernote tarjoaa aikaisemmin käyttämääsi. Mikäli saat aikaan samasta hakusanasta erilaisia versioita (yksikkö vs. monikko, oikea vs. väärä), kiristä pipoa ja poista virheellinen hakusana heti. Mikään ei ole ärsyttävämpää kuin erilaiset, mutta melkein samanlaiset hakusanat samalle asialle.

Älä käytä tunnisteita kuten lue joskus tai kiinnostava. Mitä apua niistä on siinä vaiheessa kun olet merkinnyt tällä tavoin 100 leikettä, joiden sisältö vaihtelee koiran naksutinkoulutuksesta Google Analyticsin muutoksiin? Jos löydät kiinnostavan artikkelin, jonka haluat lukea myöhemmin, lisää se aiheeseen sopivaan muistikirjaan asianmukaisesti tagattuna. Luet sen joskus tai sitten et.

Tätinörtin niksivalikoimasta poimittua

Tunnisteen on hyvä liittyä aiheeseen, mutta kun Evernote-tietokantasi kasvaa, saatat toivoa, että tietyt asiat nousisivat etusijalle listatessasi muistiinpanoja tunnisteiden perusteella. Käytä tärkeimmille asioille varattujen tunnisteiden nimessä esimerkiksi huutomerkkiä (!) tai asteriskia (*) ja saat nämä tunnisteet aina aakkostetun listauksen alkupäähän. Niksi sopii esimerkiksi korvaamaan edellisessä postauksessa mainitsemani tärkeille työprojekteille luotavan väliaikaisen muistikirjan.

Chromen verkkoleikkuriin ilmaantui hiljattain uutena ominaisuutena älykäs arkistointi, joka tarkoittaa sitä, että verkosta löydettyä artikkelia lisättäessä Evernote ehdottaa kohdemuistikirjaa artikkelin sisällön ja aikaisemman toimintasi perusteella.

Ensi viikolla tutkitaan Evernoten monipuolista hakutoimintoa.

Evernoten muistikirjat

Evernote-sarjassani perehdytään seuraavaksi arkistointiin, joka perustuu muistikirjoihin (notebook) ja tunnisteisiin (tag). Muistikirjat vastaavat lähinnä tietokoneen kansioita ja tunnisteet ovat leikkeisiin ja muistiinpanoihin liitettäviä avainsanoja. Tässä artikkelissa käsittelen muistikirjoja ja tunnisteet ovat vuorossa huomenna.

Uudella Evernote-tilillä on valmiina yksi muistikirja, joka on oletusmuistikirjasi. Voit vaihtaa sen nimen komennolla Rename (Nimeä uudelleen). Paljon käytetään sähköpostiohjelmista tuttua tapaa, jolloin oletusmuistikirjan nimenä on Saapuneet tai Inbox, mutta jokainen  tyylinsä mukaan. Uusia muistikirjoja saat muistikirjojen luettelon yläreunasta löytyvällä New Notebook-komennolla (Uusi muistikirja).

HUOM! Ainakin PC:lle asennettava Evernote-sovellus on suomenkielinen, mutta selainversion komennot ovat edelleen englanninkieliset. Selainversiossa muistikirjan määritysten valikko aukeaa kirjan nimen oikealla puolella olevalla nuolella, paikallisessa versiossa käytetään pikavalikkoa.

Yksinkertaisuus ja käyttäjän omat tarpeet

En usko kaavamaisten ulkoa annettujen ajan- tai tehtävienhallintasysteemien orjalliseen noudattamiseen. Toimivimmat käytännöt ovat sellaisia, jotka on muokattu sopimaan ihmisen omaan tilanteeseen tai työtehtävään. Olisi tietysti helppoa kun saisi suoraan kopioitavan tee-näin -ohjeen, mutta jos maltat hetken pähkäillä muistikirjarakennetta omien moninaisten projektiesi pohjalta, saat varmasti toimivamman työkalun kuin valmista mallia kopioimalla. Joitakin perusperiaatteita:

• Usein neuvotaan tekemään muistikirjat kaikille käynnissä oleville työprojekteille. Mahdollisesti jonkun työhön sopii myös muistikirjojen jaottelu aiheittain, esimerkiksi opettajalle eri oppiaineet. 
• Toisinaan suositellaan omaa muistikirjaa aktiivisessa käsittelyssä oleville asioille. Idea on hyvä, mutta toimiiko se, riippuu itsekuristasi. Jos sinulla on jokin erillinen Käsittelyssä- tai Tee heti -muistikirja, siirrä valmiiksi tulleet asiat säännöllisesti muihin muistikirjoihin tai tuhoa ne. Tästä muistikirjasta ei saa tulla arkistoa (ks. jäljempänä) tai virtuaalista “eteisen romukaappia”. 
• Jos käytät muistikirjaa sekä työ- että yksityisasioiden hoitamiseen, erottele ne toisistaan luomalla vähintään yksi muistikirja molemmille osa-alueille. 
• Jos olet yhdistysaktiivi, tee yhdistyksen asioille oma muistikirjansa, jonka pidät erillään työasioista ja omasta yksityiselämästäsi. Tämä erityisesti silloin, jos olet hallitustyössä mukana. 
• Jos olet opiskelija, luonteva jaotteluperuste voisi olla pääaine ja sivuaineet. 
• Uudet ideat ja visiot, jotka eivät suoraan liity omaan työhön nyt, mutta toivot niiden liittyvän työhösi jonakin päivänä, ansaitsevat ehdottomasti oman muistikirjansa. Idea, jota ei ole laitettu talteen on useimmiten menetetty.
• Luo yksi muistikirja “vanhoille” asioille, joita kuitenkin uskot tarvitsevasi myöhemmin. Anna tämän nimeksi vaikkapa Arkisto tai Varasto. 

Ensimmäinen mieleen tuleva jaottelu ei välttämättä ole käytännöllisin. Esimerkiksi minulla oli pitkään muistikirjat Kirjoitustyöt ja Koulutus, mutta koska enimmäkseen samat aiheet pyörivät molemmissa, päädyin lopulta yhteen ainoaan Työt-muistikirjaan ja hoidan loput tunnistein. Suuremmille projekteille luon tarvittaessa väliaikaisen muistikirjan, jonka sisällön siirrän projektin päätyttyä Työt-muistikirjaan, arkistoin tai tuhoan.

Vaikka muistikirjoja on helppo luoda, kokonaisuudesta ei pidä tehdä liian monimutkaista. Muista myös tunnisteet, joista on apua leikkeitä ja muistiinpanoja etsittäessä. Tiedät muistikirjojen aihejaottelun olevan onnistunut kun et joudu leikettä tallentaessasi pitkään miettimään sen kohdesijaintia!

Oletusmuistikirja

Muistiinpanot viedään oletusmuistikirjaan, ellet toisin määrittele. Mm. verkkoleikkurissa (Web Clipper) ja Ziten Evernote-tallennusikkunassa voidaan valita kohdemuistikirja, mutta jos esimerkiksi turvaudut sähköpostiosoitteeseen linkkiä tallentaessasi, se viedään oletusmuistikirjaan. Voit määritellä oletustallennuskohteeksi minkä tahansa muistikirjan sen Properties/Ominaisuudet-ikkunasta – tämä ominaisuus on hyödyllinen kun tekee intensiivisesti töitä tietyn projektin parissa.

Pinot

Muistikirjoista voi luoda myös pinoja (stack), mikä käytännössä tarkoittaa muistikirjojen ryhmittelyä. Pinon luot valitsemalla muistikirjan, jonka haluaisit kuuluvan pinoon ja valitsemalla Add To Stack/New stack (Lisää pinoon/Uusi pino). Selainversiossa voit antaa pinolle nimen heti, paikallisessa PC-sovelluksessa luodaan oletuspino, jonka nimi pitää erikseen vaihtaa. Pinon poistaminen ei poista siihen liitettyjä yksittäisiä muistikirjoja tai muistiinpanoja. Itse pidän pinoja tarpeettomana rakennelmana. Pinoon lisätty muistikirja näkyy mm. iOS-mobiiliversiossa tavallisen muistikirjan tapaan. Koska selailen muistikirjoja paljon iPadilla, minulle on aivan sama onko jokin muistikirja erillinen vai onko se pinossa.

Voit myös jakaa

Entä tiesitkö, että muistikirjan voi myös jakaa? Maksuttoman version muistikirjoja voi lähettää kaverille tai yhteistyökumppanille luettavaksi. Premium-tiliä tarvitaan silloin kun kaveri tarvitsee oikeudet lisätä, poistaa ja muokata muistiinpanoja.

Viritä Evernote-työympäristösi

Yksi jos toinen kertoo olevansa Evernote-käyttäjä. Erehdynköhän pahasti kun arvelen, että käyttäjiksi ilmoittautuvien joukossa on paljon sellaisia, jotka ovat kyllä perustaneet Evernote-tilin ja luultavasti myös asentaneet selaimeensa Web Clipperin, mutta itse muistikirjan käyttö ei ole kovinkaan järjestelmällistä? Jos tämä osui sinuun, niin riemuitse: nyt alkaa ihan sinua ajatellen kirjoitettu Evernote-postausten sarja.

Kuuletko Evernotesta nyt ensimmäistä kertaa?
Jos olet tähän saakka onnistunut välttämään koko sovelluksen, mutta kiinnostuit nyt niin käy tutustumassa ensin ohjelman esittelyyn ja luo tili itsellesi Evernoten-verkkosivulla. Evernoten perusversiohan on maksuton ja jos se käy pieneksi, voit päivittää sen Premium-versioon.

Evenote on erittäin monipuolinen sovellus, jonka saa taipumaan lähes minkä tahansa ammatin tai tehtävän erityistarpeisiin. Tutki vaikka tarinoita ja vinkkejä.

Evernote on enemmän kuin pelkkä verkkopalvelu
Evernotesta kannattaa rakentaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa joustavaa käyttöä tukeva työympäristö. Tämän teet ottamalla käyttöön eri laitteita varten tehdyt työvälineet.

Ensimmäiseksi hankit tietenkin selaimeen Evernote-lisäosan (Web Clipper), jota tarvitaan linkkien ja materiaalin tallentamiseen netistä. Mieti myös onko Web Clipperin oletus eli leikkeen ottaminen koko artikkelista omassa käytössäsi mielekkäin. Voit käydä muuttamassa tämän Web Clipperin pikavalikon Asetukset-komennolla.

Jos käytät älypuhelinta tai täppäriä, mobiilisovellus on välttämätön. Tutustu myös mobiilisovelluksesi asetuksiin ja muuta ne tarvittaessa käyttöäsi parhaiten tukevaksi. Mobiilisovellukseen voi esimerkiksi tallentaa muistiinpanoina kaikki ne kuolemattomat ideat, joita putkahtelee mieleen heti kun poistuu läppärin välittömästä läheisyydestä ja jotka katoavat päästä jäljettömiin, ellei niitä laita talteen.

Paikallisen sovelluksen asentamista kannattaa harkita ja se on välttämätön niille, jotka tekevät töitä PC:llä/Macillä offline-tilassa. Tällöin muuten on syytä pitää myös Web Clipperin oletusasetus käytössä, jotta verkkosivujen teksti tallentuisi. Paikallisella sovelluksella voidaan tehdä tavallisen rtf-muotoillun tekstimuistiinpanon lisäksi myös äänimuistiinpanoja, web-kameramuistiinpanoja ja piirroksia (mustemuistiinpano). Paikallisen sovelluksen muistiinpanoeditori on myös monipuolisempi kuin selainversion.

Evernote ottaa vastaan myös sähköpostia
Evernote-käyttäjä saa  sähköpostiosoitteen, jolla voi lähettää sivulinkin muistiinpanoksi tililleen. Vaikka tämä tuntuisi turhalta, ainakin älypuhelimen/täppärin käyttäjän kannattaa tallentaa osoite sähköpostisovelluksen yhteystietoihin. Tiedän kokemuksesta! Mm. verkkolukemiseen paljon käyttämässäni iPadin Zite-sovelluksessa on kuvake Evernote-tallennusta varten, mutta vastaan tulee tuon tuostakin tilanteita, jolloin kätevin tapa pistää sivun osoite talteen on lähettää linkki Evernote-tilin email-osoitteeseen.

Sähköpostiosoitteen löydät Evernoten asetuksista, jonne pääset selainversiossa oikeassa yläkulmassa olevaa käyttäjänimeä napsauttamalla. Asetuksista näet  myös kuukauden käyttökiintiösi tilan. Paikallisessa versiossa käyttökiintiön tiedot pääsee tarkistamaan Työkalut/Tunnuksen tiedot -komennon alta.

Läksyjä aloittelijoille
Näillä ohjeilla työympäristösi perusta alkaa olla kunnossa. Ensi kerralla luodaan arkistointijärjestelmä, jonka on tarkoitus olla niin yksinkertainen, että tulet käyttäneeksi sitä, mutta kuitenkin sen verran tehokas, että se auttaa sinua löytämään nopeasti ja varmasti sen mitä olet tallentanut. Ensi kerran postausta odotteleville aloittelijoille jätän kotitehtäväksi tutustua Evernoten perustoimintoihin.

Haluatko 5 gigaa maksutonta tallennustilaa?

Google Drive -nimisestä palvelusta on puhuttu kauan. Nyt Drive on julkistettu ja se alkaa ilmestyä Google-tilin käyttäjille vähitellen. Kyseessä on 5 gigatavua maksutonta tallennustilaa PC:lle, Macille ja Androidille. iPhonelle ja iPadille luvataan tuki “lähiviikkoina”. Tilan loppuessa sitä voi ostaa lisää.

Käytännössä Drive on eräänlainen Google-asiakirjojen laajennus – mahdollisuus ladata mitä tahansa tiedostoja  Google-dokumentit -työtilaan sai muuten ensimmäiset spekuloimaan, josko jotakin tämän kaltaista olisi tulossa. Luvassa on myös integraatio Gmailiin ja se tarkoittaisi käytännössä sitä, että liitetiedostoja voi ladata suoraan Drive-työtilaan, josta ne saa käyttöönsä missä tahansa ja millä päätelaitteella haluaa. Myös kuvia voi jakaa Drivesta Google+ -palveluun eli hassujen eläinkuvien jakaminen senkun helpottuu.

Googlen omassa esittelyssä luvataan mm. tehokkaita hakutoimintoja. Tiedostoja voidaan etsiä hakusanoilla, tiedostotyypillä, omistajan nimellä, viimeaikaisella käytöllä yms. Myös skannattujen dokumenttien tekstitunnistus on käytössä, mutta siitä miten se toimiii suomenkielellä en osaa sanoa. En nimittäin ole päässyt testaamaan uutuutta vaan sain toistaiseksi ilmoituksen “Google Drivesi ei ole vielä valmis”. Voit selvittäää oman tilanteesi käymällä osoitteessa https://drive.google.com/start.



Ensimmäiseksi Google Drivesta taisi kirjoittaa Androidsuomi.fi. Google Finlandin uutisblogissa on laajempi esittely.

Ota käyttöön Google Cloud Print

Jos kännykässä tai täppärissä oleilee asiakirja, joka olisi välttämättä saatava tulostettua, jotkut onnelliset voivat hoitaa tulostuksen suoraan langattomaan tulostimeen. Me muut joudumme etsimään toisenlaisia konsteja. Itse käytän PC-tietokoneita, mutta mobiilisti iOS-laitteita ja tähän saakka olen joutunut  kuljettamaan tulostettavan asiakirjan Dropboxin kautta läppärille, lähettämään sen itse itselleni sähköpostilla tai turvautumaan erilaisiin virtuaalimuistitikkuappseihin, jotka toimivat langattoman verkon läpi. Jos toimistosi on rakennettu Googlen pilven päälle, yksi tapa tulostaa mobiililaitteista on Google Cloud Print. Google Cloud Print toimii kuten verkkokirjoitin, mutta verkko vain on vähän toimiston lähiverkkoa laajempi. Voit periaatteessa tulostaa mistä vain mihin tahansa, jos pääset nettiin ja mikäli joku on ystävällisesti jakanut kanssasi Cloud Print -palveluun liitetyn kirjoittimen.

Voidaksesi käyttää Cloud Print -ominaisuutta, sinulla pitää olla tietenkin Google-tili sekä printteri. Printteri voi olla verkkotulostin tai jopa vanhanaikaisesti kaapelilla tietokoneeseen liitetty tulostin, kuten itselläni oli tätä kokeillessani. Tarkista myös, että Google Chrome -selaimesi on uusin versio. Jos nämä ehdot täyttyvät, olet valmis aloittamaan Cloud Printin määritysten tekemisen.

1. Klikkaa jakoavainkuvaketta selaimen oikeassa yläkulmassa ja valitse Asetukset. 
2. Siirry Tarkat säädöt -välilehdelle ja valitse Ota Google Cloud Print -yhteysohjelma käyttöön.
3. Seuraavassa näytössä sinua mahdollisesti pyydetään kirjautumaan Google-tilillesi, mutta jos jo olet sisäänkirjautuneena, napsauta vain Finish printer registration -painiketta. (Jostakin syystä osa teksteistä on suomeksi, osa englanniksi, pahoittelen. En äkkiseltään keksi tälle sellaista syytä, johon voisin itse vaikuttaa.)  

Kun olet saanut ilmoituksen palvelun käyttöönotosta, Google Cloud Print -kuvakkeen tulisi myös löytyä Google-tilisi tuotteiden luettelosta. Voit kokeilla Cloud Printin toimivuutta tulostamalla testisivun. Mene osoitteeseen https://www.google.com/cloudprint/learn/ ja napsauta Kokeile nyt -painiketta.

Kun olet  kirjautuneena Google-tilillesi, voit tulostaa suoraan älypuhelimesta tai täppäriltä mm. Gmailin mukana tulleita liitteitä ja Google Asiakirjat -työtilassa olevia dokumentteja. Voit lähettää asiakirjan tulostumaan vaikka bussista ollessasi matkalla toimistoon tai kotiin. Jos käytössä on tavallinen tulostin, asiakirjat tulostetaan kun tietokone on päällä ja tulostin liitettynä siihen. Kun kone on kiinni, tulostumaan  lähetetyt tiedostot jäävät odottamaan tulostusjonoon. Jos käytössä on verkkotulostin, tietokoneen ei tarvitse välttämättä olla edes päällä vaan asiakirja voi olla odottamassa kun saavut työpisteeseesi.

Tulostin jaetaan tulostinmääritysten sivulta. Napsauta Printers-linkkiä, valitse kirjoitin ja jaa se kuten jakaisit Google-asiakirjan kaverisi kanssa.

Tulostusasetuksia pääset katsomaan ja muuttamaan selaimen asetusten Tarkat säädöt -välilehden Google Cloud Print -kohtaan asennuksen jälkeen ilmestyneellä Hallinnoi tulostusasetuksia -painikkeella.

Vaikka sinulla ei olisi omaa kirjoitinta tai et pääse käsiksi verkkokirjoittimeen, mutta kanssasi on jaettu kirjoitin Google Cloud Printin kautta, voit tulostaa minkä tahansa omalla tietokoneellasi olevan asiakirjan. Mene Google Cloud Printin hallintasivulle ja valitse Print-painikkeen valikosta Upload file to print. Valitse tiedosto ja sen jälkeen kirjoitin, jolle haluat tulostaa.

Mielenkiintoista oli myös huomata, että täppäristä voi lähettää aineistoa Microsoft OneNoteen Google Cloud Printin kautta! Siirto sujui nopeasti ja vaivattomasti.

Tästä ja muista Google-työkalujen toiminnoista lisää mm. elokuun avoimissa koulutuksissa: Toimisto pilven päällä.

ITK2012 – minun versioni

Tässä poimintoja muistiinpanoistani: Kartta Tuija Aallon puheenvuorosta Verkkoviestintätaidot avoimuuden aikakaudella sekä Ilona Laakkosen ja Tony Mannisen puheenvuorosta Hyvä, paha pelimaailma – pelaamalla oppii mutta mitä?

Tuijan esityksen otin asenteella "mitä tämä on minulle" (tai yleensä mikroyrittäjälle). Pelillisyys taas on asia, jonka suhteen taidan olla ns. myöhäisherännäinen. Olen kuvitellut, ettei sillä olisi minulle mitään tarjottavaa, mutta saatan olla väärässä.

Kuvat on piirretty Mindjet for iPad -sovelluksella ja siirretty PC-versioon asennettuun MindManager 2012 -ohjelmaan png-tallennusta varten. Muokkaamalla lisää PC:n emosovelluksella olisi saanut näyttävämpää jälkeä, mutta se ei ole varmastikaan olennaista tällä kertaa.

Klikkaa kuvaa niin pääset katselemaan suurempaa versiota.