torstai 7. tammikuuta 2010

Vietetään PowerPointiton tammikuu

Tipattoman tammikuun ohella voisi viettää myös PowerPointittoman tammikuun. Erinomainen ajatus! Kun ottaa etäisyyttä asioihin, tulee parhaassa tapauksessa tietoiseksi omasta toiminnastaan ja pystyy ehkä kyseenalaistamaan omia urautumiaan. Mitään todellista hyötyähän tipattomasta tai PowerPointittomasta tammikuusta ei ole, elleivät ne johda tapojen muutokseen. Nykyinen PowerPoint-kulttuuri kun on käyttäjien omaa aikaansaannosta. PowerPointissa ei esimerkiksi millään asetuksella pystytä estämään hersyvien kielikuvien kirjoittamista. Se esto on käyttäjän omassa päässä.

Joskus suhtautuminen PowerPointiin ja muihinkin ohjelmiin vaikuttaa jonkin sortin animismilta. Puhutaan PowerPointista aivan kuin sillä uskottaisiin olevan tahto ja aikomuksia: "PowerPoint is evil", "PowerPoint on kamala". Fiksuilta vaikuttavat ihmiset saattavat raivota silmittömästi "Microsoftin ohjelmoijien ja PowerPointin" tekemisistä. Kuten edellä totesin ja olen todennut usein aikaisemminkin, PowerPoint ei tee mitään vaan käyttäjä tekee ja valitsee. Sitä paitsi monen anti-Microsoft -fundamentalistin kannattaisi muistaa, että PowerPoint on alun perin Mac-puolen tuote.

Miksi muuten ihmiset antavat Microsoftin tai minkään muunkaan ohjelmatalon insinöörien ja ohjelmoijien määrätä tekemisistään? Kun minä asennan jonkin ohjelman, muutan sen asetukset sillä tavalla, että ohjelmasta tulee oma henkilökohtainen työkaluni. Esimerkiksi iPhoneni ollessa vielä uusi ja ihmeellinen, sain Sää-kuvakkeella esille näkymän, jossa näytettiin Helsingin seudun lämpötilat Fahrenheiteina. Ja iPhonen kun piti toimia suunnilleen käyttäjänsä ajatusten voimalla! Eikö se uhvelo tajua, että asun Jyväskylässä ja minulle Fahrenheit on musiikkia tai kirja. Olisiko a) pitänyt lähteä nettiin kätisemään miten iPhone ja Applen insinöörit eivät ymmärrä minua vaiko b) etsiä asetukset, joita muuttamalla sai lisättyä Jyväskylä-näkymän ja muutettua mittayksiköksi Celsiukset?

Tämän postauksen alkuun linkitetyssä Signaali-blogin artikkelissa on oivallinen tarkistuslista, jota pikkuruisin muutoksin suosittelisin minkä tahansa esitysgrafiikkaohjelman käyttäjälle. Eri mieltä olen esimerkiksi kohdasta 2: Kuinka monta kalvoa on tyypillisessä esityksessäsi?

Mielestäni kalvojen (diojen tai sivujen), lukumäärän rajoittaminen ei ole mielekkäin mahdollinen neuvo. Näillä lukumääräsäännöillä tuotetaan helposti täyteen ahdettuja sivuja, jotka ovat hyödytöntä esitysgrafiikkasaastetta. Parempi ohje olisi neuvoa sijoittamaan yksi ajatuskokonaisuus/dia. Tyypillisten käytäntöjen mukaan esityksen tekijä dumppaa diaan omat keskeneräiset muistiinpanonsa, joista sitten pitäisi saada jotakin irti. Tekstipaljoudessa voi olla monta ajatusta, aivan yhtä usein ajatukset puuttuvat siitä tykkänään. Parempi olisi laatia muistiinpanoista jokin lopputulema ja kirjoittaa se dian sisällöksi. Muistiinpanonsa voi sitten laittaa niille varattuun tilaan ns. muistiinpanonäkymään, jos kokee tarvitsevansa niitä kun esityksen aikana perustelee kuulijoille sitä diassa näkyvää johtopäätöstään.

Listan kohdat 11–15 edustavat juuri sitä ajattelua, jota haluaisin ravistella. PowerPoint ei tee mitään eikä vaikuta mihinkään vaan meidän tapamme käyttää sitä on se, joka vaikuttaa negatiivisesti, häiritsee, ärsyttää ja joskus huvittaa. Me esimerkiksi avaamme ohjelman aivan liian aikaisessa työvaiheessa, jo kauan ennen kuin on aavistustakaan siitä, mitä, kenelle ja miten.

Prezi-esitysgrafiikkasovellusta tarjotaan tätä nykyä kovin mieluusti ratkaisuksi PowerPoint-kulttuurin ongelmiin. Olen tähän mennessä nähnyt monta hienoa Prezi-esitystä, mutta myös monta pallukoilla koristeltua tekstidumppia, joten en ole valmis uskomaan välineen vaihtamisen sinänsä ratkaisevan mitään! Käyttäjiäkään emme voi vaihtaa, mutta omat tapamme toimia kyllä. Artikkelissaan Gates, Jobs & the Zen aesthetic Garr Reynolds on vertaillut Bill Gatesin ja Steve Jobsin tapoja käyttää esitysgrafiikkaa. Kuvitellaanpa, että jostakin syystä hemmojen työvälineet vaihtuisivat: Bill saisi käyttöönsä Keynoten ja Stevelle annettaisiin PowerPoint. Lyön vaikka vetoa, että heidän tekemänsä diaesitykset eivät laadullisesti toisenlaisiksi muuttuisi.

4 kommenttia:

heikki kirjoitti...

Hyvä, kulunut ja tylsä, mutta tärkeä aihe. PowerPointin käyttöyhteyskin vaikuttaa millainen PowerPoint-dokumentin pitäisi olla:

- onko pp-esitys PUHUJAN tukena vai
- onko pp-dokumentti itsenäinen, sähköinen dokumentti, joka ei tue puhujaa vaan käyttäjä lukee sen yksistään

Jos tekstiä täytyy esittää puheen yhteydessä paljon, on YLEENSÄ epäonnistuttu esityksen valmistelussa.

Käyttäjien sijaan moitteita ansaitsee vähintään yhtä paljon PowerPoint itse, joka ei tosiaan itsestään mitään, mutta se luo ympäristön missä käyttäjä toimii. Se ei ole tyhjä paperi, joka ei voi ohjata käyttäjää mitenkään, vaan se on paperia kehittyneempi media, jolta voidaan odottaa enemmän.

PowerPoint ei ole enemmän paperia, paksumpia kyniä ja pidempää viivotinta verrattuna vanhaan pelkkään paperiin ja kynään. Powerpoint ei ole vain enemmän työkaluja, sen pitäisi olla myös henkilökohtainen ohjaaja, joka neuvoo miten työkaluja käytetään, että esitys olisi parempi.

PowerPointin ohjaavat ominaisuudet eivät ole olleet onnistuneesti toteutettuja, koska hirveitä PowerPointeja on paljon. Jos se olisi ohjannut käyttäjiä oikeisiin johtopäätöksiin niin huonotkin esiintyjät hyötyisivät PowerPointin avusta.

Käyttäjien moittiminen ei ole oikeutettua. Suurimman osan pp-esityksistä voisi toteuttaa paremmin, mutta se ei johdu siitä ettei PowerPointia osata käyttää vaan siitä ettei PowerPoint osaa ohjata käyttäjää.

Viittauksesi Billiin ja Steveen on osuva, mutta minä päädyin erilaiseen johtopäätökseen. He todennäköisesti osaisivat käyttää myös kilpailijansa tuotteita puheensa tueksi, mutta heitä on koulutettu esiintymään. PowerPoint ei ole kumpaakaan opettanut, ja sitä sen pitäisi nimenomaan tavallisten käyttäjien kohdalla tehdä.

Sinäkin Outi vaikutat fiksulta ihmiseltä ja varmasti ymmärrät, että PowerPointin pitäisi olla enemmän kuin pelkkä paperi, joka ei pysty VAIKUTTAMAAN käyttäjän esitystä tukeviin tekemisiin ja valintoihin.

Outi kirjoitti...

Tervehdys Heikki!
Nostat hyviä pointteja esille, minäkin olen kirjoittanut samoista asioista täällä blogissani ja myös Vaikuta visuaalisesti -kirjassani.

Pikkuisen olen eri mieltä tuosta käyttäjän ohjaamisesta. Minusta nykyiset ongelmat johtuvat nimenomaan siitä, että PowerPointin on annettu ohjata ja vaikuttaa liikaakin yleisillä asetuksillaan. Uusimmissa versioissa ei enää niinkään, mutta aiemmin oli enemmänkin tätä ohjausta kaikenlaisten "velhojen" yms. automatiikan muodossa, josta sitten on seurannut sitä, että esitykset muistuttavat toisiaan niin paljon. Käyttäjän ohjausta kannattaisi minusta lähteä miettimään ennemminkin yrityskohtaisesti valmiiden pohjien ja teemojen kautta, jolloin päästäisin kiinni juuri ko. yrityksen käyttäjien tarpeisiin ja voitaisiin ohjata heitä tarkoituksenmukaisella tavalla. Eri alojen toimijoiden tarpeet kun ovat erilaisia.

En tosiaankaan moiti käyttäjiä. Esimerkiksi koulutustilaisuuksissa tapaa mahdottoman fiksuja ihmisiä, joiden näistä asioista on syntynyt hyviä keskusteluja. Se mitä moitin ovat vakiintuneet käyttötavat, joihin fiksutkin ihmiset kiireessä turvautuvat kaiketi siksi, että toimisto-ohjelmia on pidetty liian vähäpätöisinä, jotta niiden käyttöön olisi kannattanut kiinnittää huomiota. Kuten sinäkin toteat: "Hyvä, KULUNUT ja TYLSÄ, mutta TÄRKEÄ aihe." Sähköposti on toinen, jota on pidetty arkipäiväisenä ja tylsänä juttuna, mutta jonka käyttötavat ovat kaaoksessa. Mutta hyvä, että tätä keskustelua lopultakin on ryhdytty käymään niin esitysgrafiikan kuin sähköpostinkin osalta.

Oskari Uotinen kirjoitti...

Kiitos Outi ajatuksia herättävästä blogikirjoituksestasi. On totta, kuten Heikki kommentoi, että PP:n kuluneisuutta on kyllä pyöritelty jo vaikka sun missä. Sinulla on kuitenkin hyvä näkökulma aiheeseen: ei se työkalu, vaan kuinka sitä käytetään.

Tarvitseeko kaikkea tietoa aina ahtaa dioille? Tarvitseeko diojen sitten olla hienoja, visuaalisia elämyksiä? Käyttötarkoitus määrittää sitä, tarvitseeko dian sisältää vain avainsanoja vai jotain enemmän. Silti esitys toimii mielestäni aina parhaiten kokonaisuutena, kun diat ovat puhujan tukena sisältäen asian siten, että se ei huku liian tekstin sekaan tai visuaalisiin hienouksiin. Ei se tekstin määrä, diojen määrä eikä lisukkeet - se on tärkeää, että diat tukevat puhujaa olennaiseen keskittyen.

Minulla on selkeä mielipide parhaillaan opintojani päättävänä useissa kalvosulkeisissa väsähtäneenä ja niitä itsekin työelämässä käyttävänä PP:n entisenä orjana - ajatuksia on paljon, ja josko niistä osa olisi tuohon selkiintynyt.

Outi kirjoitti...

Kiitos Oskari hyvistä kommenteista. Taidat ajatella aika lailla samoin kuin minäkin: Kun tiedostaa diaesityksensä käyttötarkoituksen, ajattelee esitystä kokonaisuutena (diat ovat siitä vain yksi osa eikä pääasia) ja keskittyy olennaiseen voi hypätä estradille hyvällä mielellä.

Esitysgrafiikan kuluneisuus on muuten viimeisen 5 vuoden sisällä käynnistänyt lähestulkoon uuden teollisuudenalan suuremmassa maailmassa. Paremman esitysgrafiikan tekemiseen ohjaavaa kirjallisuuttakin tuntuu pukkaavan markkinoille koko ajan lisää. No, jossakin vaiheessa tuo kirjallisuus osittain lähtee toistamaan itseään ja kulahtaa, mutta helmiäkin joukkoon mahtuu.

Tiedon määrän lisääntyessä selkeän visuaalisen ilmaisun arvo korostuu, mutta siihenhän ei välttämättä tarvita edes mitään ohjelmaa - luen parhaillaan Dan Roamin kirjaa nimeltä Unfolding the Napkin, jossa neuvotaan hieno menetelmä homman hoitamiseksi tussilla ja fläppitaululla :)