tiistai 26. elokuuta 2008

Excel Tips and Tricks 4: Kaavan kirjoittaminen helpompaa kuin ikinä

Tästä eteenpäin pysyttelen muutaman vinkkiartikkelin verran Excelin 2007-versiossa, tarkemmin sanottuna kaavoihin ja funktioihin liittyvissä uusissa ominaisuuksissa. Tälle osa-alueelle tulleet uudistukset eivät ole sieltä näyttävimmästä päästä, mutta säästävät vaivannäöltä ja turhalta hiirellä huitomiselta. Tänään otan esille kaavan automaattisen täydennystoiminnon ja jatkan seuraavissa artikkeleissa Excelin uusilla funktioilla.

Kaavan automaattinen täydentäminen antaa itsestään elonmerkkejä alla olevan kuvan mukaisella tavalla:

Toiminto on käytössä mikäli Excelin asetukset -valintaikkunassa Kaavat-kohdassa (Formulas) on ruksi kohdassa Kaavan automaattinen täydentäminen (Function AutoComplete). Oletuksena asennuksen jälkeen näin onkin.

Kun =-merkin jälkeen kirjoitetaan funktion nimen alkukirjain, aukeaa luettelo, joka sisältää tällä kirjaimella alkavat funktionimet. Siirry nuolinäppäimellä sen funktion kohdalle, jota haluat käyttää ja paina sarkainnäppäintä (Tab). Avaava sulkumerkki lisätään automaattisesti funktion nimen perään ja pääset kirjoittamaan ensimmäisen argumentin ja lisäämään siihen tarvittavia soluviittauksia yms. Argumenttien erottamiseen käytettävät puolipisteet (oletus: suomenkieliset maa-asetukset) voit kirjoittaa itse, jolloin toiminto korostaa seuraavan argumentin kaavan alla olevasta vihjeestä. Kaavan päättävä sulkumerkki on muistettava lisätä itse.

Kannattaa aloittaa kokeilemalla tätä ennestään tuttujen funktioiden kirjoittamiseen. Muutaman kerran jälkeen argumenttien lisäämiseen aikaisemmin käytetty valintaikkuna alkaa tuntua tarpeettomalta. Senkin saa edelleen käyttöönsä valitsemalla funktion nimen Kaavat-välilehdeltä (Formulas), jonne funktiot on ryhmitelty painikkeiden taakse. Jos muistaa funktion nimen, mutta kaipaa valintaikkunan ohjetekstejä, kaavan voi aloittaa kirjoittamalla soluun =-merkin, funktion nimen ja painamalla Ctrl+A.

Ei kommentteja: