torstai 25. kesäkuuta 2009

Oletusasetukset = käyttäjän tyhmistämisasetukset

Sitähän luulisi, että ostaessaan kaupasta ns. valmisohjelman, se olisi käyttökelpoinen, kunhan asentaa. Höpö höpö! Valitettavasti tietyt Wordin, Excelin ja PowerPointin oletusasetukset saavat käyttäjänsä vaikuttamaan vähintään huolimattomilta. Legendaarinen omituisuus lienee Wordin sinnikäs (kiusana jo monen version ajan) tapa tarjota ajatusviivaa (Alt+0150) sananalkuisen yhdysmerkin tilalle. Tämän "pitkän tavuviivan" pois ottamista en nyt ryhdy enää edes neuvomaan, koska sen korjaaminen lienee niitä ensimmäisiä asioita, mikä Wordia käyttöönotettaessa tehdään. Ja jos joku on sitä mieltä, että asialla ei ole suurtakaan merkitystä niin ilmeisesti sama henkilö hyväksyisi esimerkiksi kysymys- tai huutomerkin sananalkuisen yhdysmerkin tilalle. Kukin tietysti tyylillään.

MS Office 2007 -version graafiset kuvaajat ovat pääsääntöisesti olleet varsin fiksuja ja merkittävä parannus aikaisempaan ainakin, jos pitäydytään tavanomaisissa tolpissa ja ympyröissä. Joitakin hiuksia nostattavia esimerkkejä tosin edelleen löytyy. Yleinen käytäntö, jolla ympyräkaavioita käytettäessä korostetaan tietyn viipaleen edustamaa asiaa, on irrottaa ko. viipale muusta kokonaisuudesta. Sekä Excel- että PowerPoint 2007 -ohjelmassa kaavioiden Muotoile arvosarjat -valintaikkunan Sarjan asetukset -kohdassa on liukusäädin, josta vetämällä kaikki viipaleet lähtevät irtoamaan toisistaan. Eihän tällaista kukaan tolkussaan oleva ihminen mene käyttämään. Kuvassa sektorin hajotuksen (?) arvo on vasta 15 %. Sen verran hellämielinen olen, etten mennyt ottamaan kuvaa arvolla 100 %. Missähän sellaista ympyräkaaviota on muuten ajateltu käytettävän vai onko toiminnon ohjelmoija ollut mustan huumorin ystävä?

Yhden, korkeintaan kahden viipaleen irrottaminen on vielä korostuskeino, mutta kaikkien viipaleiden räjäyttäminen irti kokonaisuudesta vain sotkee. Mm. Stephen Kosslyn sanoo mainiossa kirjassaan Clear and to the point, että enintään 25 % koko kaavion pinta-alasta voi olla irrotettuna. Tämän jälkeen viipaleiden irrottamisesta tulee häiriötekijä.

Viipaletta irroittaessaan kannattaa unohtaa koko valintaikkuna ja toteuttaa toiminto napsauttamalla ensin valittua ympyrää irrotettavan viipaleen kohdalla, jolloin se yksin jää valituksi. Tämän jälkeen kyseinen viipale vedetään erilleen muusta kaaviosta

Yleensäkin vähänkään erikoisempi kaavio vaatii paljon manuaalista korjailua ja nysväämistä. Jos esimerkiksi pylväskaavion y-koordinaatilla joutuu menemään negatiivisten lukujen puolelle, kannattaa varata riittävästi aikaa mm. pylväiden päälle mätkähtävien luokkaotsikoiden korjaamiseen! Jos piirtää usein muita kuin ihan perusperuskaavioita, kannattaa tutustua mahdollisuuteen tallentaa muokattu kaavio malliksi. Tähän tarvittava Tallenna mallina -painike löytyy kaaviotyökalujen Rakenne-lisävälilehdeltä Ja malli voidaan muuten tallentaa sekä PowerPointista että Excelistä ja se on käytössä molemmissa ohjelmissa riippumatta siitä, kummassa se on tallennettu. Samaisella Rakenne-välilehdellä oleva Vaihda kaaviolaji -painike avaa valintaikkunan, jonka vasemmassa ylänurkassa olevalla Mallit-kansion kuvakkeella tallennetut kaaviomallit saadaan käyttöön. Suosittelen.

Ei kommentteja: