torstai 9. huhtikuuta 2009

Dynaaminen kaavio Excel-taulukossa

Taulukkolaskentajargonissa dynaaminen kaavio tarkoittaa graafista kuvaajaa, joka laajenee sitä mukaa kun sen pohjana olevaan taulukkoon lisätään tietoja. Excelin vanhemmissa versioissa ei tällaista mahdollisuutta ollut sisäänrakennettuna vaan taulukkoon piti ensin viritellä kaavan avulla muodostettu nimetty alue. Sen jälkeen kaavion tietosarjaa piti muokata vaihtamalla alueviittauksen paikalle dynaaminen aluenimi.

Excel 2007 -version mainio Muotoile taulukoksi -toiminto (Format as Table) mahdollistaa mm. dynaamisen kaavion helpon piirtämisen. Mikäli 2007-version taulukoksi muotoilu on täysin outo asia, kannattaa lukea tämän Excel Tips and Tricks -sarjan artikkelin toinen kappale, jossa selitetään mistä on kyse.

Kun taulukoksi muotoillun alueen viimeisen rivin alapuolelle tai viimeisen sarakkeen oikealle puolelle lisätään tietoa, taulukkoa laajennetaan automaattisesti. Jos taulukoksi muotoillusta datasta on piirretty kuvaaja, sekin päivittyy automaattisesti.

Vanhempien versioidenkäyttäjät joutuvat tekemään hieman enemmän töitä vastaavan kaavion aikaansaamiseksi. Seuraava ohje perustuu yllä olevan kuvan mukaiseen taulukkoon:

1) Kirjoita luvut ja piirrä myös kaavio valmiiksi. Valitse solu A2 ja aloita nimen määrittely Lisää/Nimi/Määritä -komennolla (Insert/Name/Define). Hyväksy Excelin ehdottama oletusnimi (Viikko), napsauta Viittaa-ruutua (Refers to) ja kirjoita siihen seuraavanlainen kaava: =SIIRTYMÄ(Taul1!$A$2;0;0;LASKE.A(Taul1!$A:$A)-1).

Englanninkielisessä versiossa vastaavat funktiot ovat OFFSET ja COUNT.A.

2) Luo toinen nimetty alue (Myynti) samalla tavalla, mutta käytä kaavaa =SIIRTYMÄ(Taul1!$B$2;0;0;LASKE.A(Taul1!$B:$B)-1).

3) Valitse kaavion sarja, jolloin kaavarivillä näkyy sitä vastaava kaava. Korvaa solualueviittaukset nimillä, jonka jälkeen kaavan =SARJA(Taul1!$B$1;Taul1!$A$2:$A$4;Taul1!$B$2:$B$4;1) pitäisi näyttää tältä:

=SARJA(Taul1!$B$1;Taul1!Viikko;Taul1!Myynti;1).

Huomasithan, että kaavion piirtäminen kuvan mukaisesta alueesta ei onnistu aivan oletusasetuksia hyväksymällä. Versiossa 2003 ohjatun kaavion luomisen vaiheessa 2 pitää siirtyä Sarja-välilehdelle ja poistaa Viikko sarjojen luettelosta ja lisätä kyseinen alue luokka-akselin otsikoiksi (A2:A4). Versiossa 2007 korjaus tehdään Tietolähteen valitseminen -ikkunassa, jonne päästään kaaviotyökalujen Rakenne-lisävälilehden (Design) painikkeella Valitse tiedot (Select Data).

Ei kommentteja: