perjantai 17. huhtikuuta 2009

Outlook ja työpöydän siivoamisen taito

Microsoft Outlook* on ymmärretty pahasti väärin, jos se mielletään pelkästään sähköpostiohjelmaksi. Näin se kuitenkin hyvin yleisesti nähdään ja käyttäjät tyytyvät niihin muutamaan konstiin, jolla selviytyvät sähköpostin lähettämisestä, vastaanottamisesta ja liitetiedostojen tallentamisesta. Mutta kun Outlookin ottaa kunnolla käyttöönsä, voi unohtaa paperikalenterin, eikä työpöytäänsä tarvitse enää täplittää erivärisillä Post-it -lapuilla. Hieman suuremmassa yrityksessä kuin tämä minun (koko: yksi ihminen), Outlook voi auttaa vähentämään turhaa sähköpostiliikennettä (oliko tämä yllätys?)

Outlookin tehokäyttö alkaa siitä, että sähköpostiviestiään ryhtyy ajattelemaan laajemmin kuin pelkästään kirjeen tai saatteen sähköisenä sukulaisena. Työpäivän aikana vastaanotetuissa sähköposteissa tyypillisesti sovitaan asioista, pyydetään jotakuta tekemään jotakin, kysytään neuvoa ja neuvotaan muita, järjestetään tapaamisia ja tilaisuuksia jne. Useimmista sähköpostiviesteistä siis seuraa kaikenlaista muuta, josta suurin osa on jalostettavissa edelleen, esimerkiksi kalenterimerkinnöiksi ja tehtävälistoiksi. Sanoisin jopa, että sähköpostin, kalenterimerkinnän ja tehtävän raja voi olla lähes olematon!

Ensimmäiseksi kannattaa opetella muuttamaan saapunut viesti tarvittaessa tehtäväksi, josta Outlook myös komennetaan muistuttamaan. Saapuneet-kansiossa, sähköpostiluettelon rivin oikeassa laidassa on pieni lippukuvake, jonka kohdalta avatusta pikavalikosta valittu Lisää muistutus avaa valintaikkunan. Siinä voidaan määritellä tehtävän tai asian dealine ja lisätä hälytys. Jo hävisi työpöydältä ja näytön reunoilta muutama Post-it! Uusien tehtävien lisääminen Tehtävät-moduuliin on aivan yhtä helppoa kuin sähköpostiviestin laatiminen: Siirry Tehtävät-moduuliin, paina Ctrl+N ja kirjoita jonkin "Muista…" -alkuisen Post-it -lapun sisältö viesti-ikkunaan. Valitse Tallenna ja sulje -painike, paina uudelleen Ctrl+N, kirjoita seuraavan lapun sisältö jne. Katso: lisää lappuja joutaa roskikseen. Paperinen muistilappu ei ponnahda silmiesi eteesi leijumaan kun tehtävän deadline lähestyy, Outlook sen sijaan näyttää muistutuksen, jota et voi ohittaa!

Kalenterimerkinnän tekeminen on aivan yhtä helppoa kuin uuden tehtävän lisääminen. Usko ja kokeile! Ja jos saat esimerkiksi sähköpostiviestin, joka sisältää sovitun määräajan tapaamiselle, vedä viesti Outlookin pienoiskalenterin päälle ko. päivän kohdalle. Viesti avataan kalenterin Tapaaminen-ikkunassa ja voit muokata siitä kalenterimerkinnän.

Lopuksi Outlook-käyttäjän kannattaa viettää hetki tarkastellen päivän tyypillistä postisaalista. Se on varmasti mahdollista luokitella jollakin tavoin. Liittyykö esimerkiksi tietty osa viesteistä johonkin projektiin, tuotteeseen vai asiakkaan kanssa tapahtuvaan vuorovaikutukseen? Melkein jokaisen on mahdollista saada aikaan karkea luokitus, jonka pohjalta Outlookin väriluokista voidaan luoda käyttäjänsä näköinen systeemi. Nimeä luokat ja määrittele haluamasi värit. Ohje tähän löytyy esimerkiksi tämän blogin artikkelista Outlookin väriluokista apua sähköpostikaaokseen. Luokiteltuja posteja voi tarkastella Luokiteltu posti -kansion kuvaketta napsauttamalla. Itse huomasin tarvitsevani aikaisempaa vähemmän alikansioita ryhdyttyäni käyttämään luokkamerkintöjä. Luokkamerkintä voidaan lisätä myös tehtäviin, kalenterimerkintöihin ja yhteystietoihin, löydät neljällä värillisellä ruudulla merkityn Luokittele-painikkeen aika monesta paikasta. Hyvä värikoodijärjestelmä auttaa järjestelemään Outlookissa olevat viestit, tehtävät, kalenterimerkinnät ja niihin liittyvien ihmisten yhteystiedot mielekkäiksi kokonaisuuksiksi.

*Ennen kuin satunnainen fundamentalisti päätyy kirjoitukseni vuoksi vaarallisen korkeisiin verenpainelukemiin, niin on kiireesti kerrottava, että minkä tahansa muun vastaavan sovelluksen käyttäjän on mahdollista toteuttaa samantyyppinen Post-it -lappujen hävitysoperaatio. Kyse ei ole ohjelman nimestä tai valmistajasta vaan siitä, että käyttäjä tuntee työvälineensä!

Ei kommentteja: