keskiviikko 15. huhtikuuta 2009

Outlook 2007 kahteen ikkunaan

Huomenna on tiedossa Outlook-koulutus ja uusia käyttövinkkejä metsästäessäni selailin mainiota kirjaa Tricks of the Microsoft Office 2007 Gurus. Teos sisältää kaikkia Office-paketin ohjelmia koskevia ohjeita ja vinkkejä. Kirjoittajat käsittelevät paljon ohjelmien asetusten muokkaamista ja tarjoavat apuja ohjelmien toiminnan laajentamiseen myös lyhyehköjen VBA-rutiinien muodossa.

Sen tiesin ennestään, että Outlookin eri moduuleja (kalenteri, tehtävät jne.) voi avata erilliseen ikkunaan valitsemalla siirtymisruudussa olevan moduulin painikkeen pikavalikosta Avaa uudessa ikkunassa. Sen sijaan en tiennyt, että jos Outlook suljetaan molempien ikkunoiden ollessa avoinna Tiedosto/Lopeta -komennolla, ikkunoiden asettelu "muistetaan" seuraavalla käynnistyskerralla. Tätä järjestelyä kannattaa kokeilla mikäli Outlookia käyttäessään joutuu siirtyilemään moduulista toiseen. On päiviä, jolloin esimerkiksi kalenteria joutuu selaamaan jatkuvasti sähköpostin ohella ja on tosiaankin helpompi päästä suoraan haluamaansa ikkunaan.

Outlook aukeaa oletuksena sähköpostin Saapuneet-kansioon, mikä on mielekästä jos Outlookia käytetään ensisijaisesti sähköpostiohjelmana. Määrityksen voi tarvittaessa vaihtaa valintaikkunasta, johon pääsee Työkalut/Asetukset -komennolla aukeavan valintaikkunan Muu-välilehden Lisäasetukset-painikkeella. Lisäasetukset-valintaikkunan Selaa-painike avaa uuden ikkunan, josta voidaan vaihtaa käynnistyskansio. Vaikka itsellänikin sähköposti on pitkään ollut eniten käytetty Outlook-toiminto, huomaan että yhä enemmän muutan saapuneita viestejä suoraan tehtäviksi ja kalenterimerkinnöiksi. Oman päiväni käynnistän usein juuri tehtäväluetteloa silmäilemällä.

Ei kommentteja: