Lasku vai tarjous, tämän tulisi käydä ilmi heti eikä vasta sitten kun vastaanottajalla jo keittää

Käyttöliittymäsuunnittelun eräs periaate on konventioiden kunnioittaminen. Tämä tarkoittaa sitä, että pitää käyttää samanlaisia tai samankaltaisia elementtejä kuin alustalla muualla tai vastaavanlaisessa sovelluksessa yleensä  käytetään. Ei siis niin, että määrittelee OK-painikkeen toimimaan kaksoisnapsautuksella joka toisessa valintaikkunassa tai pistää käyttäjän raahaamaan painikkeen valintaikkunan toiseen laitaan ennenkuin jotakin tapahtuu.

Myös printti on eräänlainen käyttöliittymä. Paperista asiakirjaa koskevat omat konventionsa, vaikka ei ryhdyttäisikään säätämään millin kymmenesosia asiakirjastandardin varjolla. Kun saat postissa kirjeen, katsot luultavasti ensimmäiseksi sen yläosaa. Ellei sieltä nopeasti löydy asiakirjan nimeä (tarjous, tilaus, lasku) jatkat dokumentin tutkimista. Jos silmiinpistävin osa läpyskää on sen alareunassa oleva tilisiirtolomake, ei ole mikään ihme, jos päättelet saaneesi laskun. Tutkit seuraavaksi laskun lähettäjän tietoja ja jos toteat, ettet ole tämmöisestä yrityksestä tilannut, ihmettelet. Et ole mahdottoman paha ihminen jos myös närkästyt. Mitä teet kun lopuksi löydät pienellä präntätyn tekstin jostakin aivan muualta kuin missä asiakirjan nimi yleensä on ja siinä sanotaan, että kyseessä onkin tarjous? Minä en ainakaan riennä maksamaan ja hekottele mennessäni, että olipa hyvä jäynä ja hauska tarjous.  

Kuvittelen, että tällaisen laskun tai tarjouksen (laskutarjouksen tai tarjouslaskun?) lähettäjä on ajatellut helpottavansa ostamista. Onko hän kenties lukenut nettikauppojen suunnittelun hyvistä käytännöistä ja oppinut, että ostaminen pitää tehdä helpoksi. Ei se nyt kuulkaa ole ihan sama asia! Ostamisen helppous on sitä, että nettikaupassa on selkeä navigointi eikä käyttäjää eksytetä toinen toisensa jälkeen auki ponnahtavien ikkunoiden labyrinttiin. Ostamisen helppous on myös sitä, että saatavilla on tilannekohtaisia ohjeita ja että tilausrivin voi perua jos tulee virhe. Asiakkaan on myös tiedettävä  mitä hän on tekemässä: Lukeeko hän vasta tuotetietoja vai onko jo lisäämässä tuotteita ostoskärryyn. Missään nimessä ostamisen helppous ei ole sitä, että paperinen mainos tai tarjous naamoidaan laskuksi. Koska aiheeton lasku tietää nykyisten asiakapalvelunormien vallitessa tuntikausien selvittelyä, ei kannattaisi antaa pienintäkään viittausta tällaiseen suuntaan.

Facebookin muuttuminen vaatii meitäkin muuttumaan

Tuo pakonomaisen positiivisuuden panoptikon eli Facebook loi nahkansa jälleen. Näkyvin seuraus tästä olivat viime viikon loppupuolen tietoturvavaroitukset, joista noin puolet oli puutaheinää ja tarpeetonta hysterianlietsontaa. En sano, etteikö yksityisyysasetuksissaan ole syytä käydä kääntymässä aina muutosten jälkeen, mutta kun sen huolella tekee, voi taas keskittyä tärkeimpään eikä tarvitse haaskata aikaa kaikenkarvaisten tiedotteiden lueskelemiseen.

Ja en todellakaan aio puuttua yksityisyysasetusten ruksien oikeisiin ruutuihin, koska niiden neuvominen ei ole ihan ydinbisnestäni ja sitä paitsi Facebook on jo niin valtavirtaa, että iltalehdistä saa kyllä keskeiset neuvot vieläpä ilman suurempia asiavirheitä.

Se mikä askarruttaa on Facebookin muutosten merkitys minulle yrittäjänä. Tilanne vaikuttaa aivan toiselta kuin vuosi sitten. Vaikka Facebook miten kyllästyttäisi, siellä ilmeisesti kannattaa nyt pysyä sellaisenkin, joka tarjoaa palveluitaan yrityksille ja yhteisöille. Näin henkilöyrittäjän näkökulmasta isoin kysymys on: Pitääkö Facebook-sivunsa edelleen hengissä vai ryhtyäkö jakamaan julkisina päivityksinä sitä sisältöä, joka nyt kulkee sivun kautta?

Molemmista vaihtoehdoista löydän sekä hyviä että huonoja puolia. Facebook-sivun tykkääjiksi tullaan tietääkseni kolmesta syystä: 1) Sinne syytämästäni sisällöstä ollaan aidosti kiinnostuneita. 2) Tykkääjiksi on tultu kohteliaisuudesta, koska tykkääjä toivoo minusta tykkääjän omalle sivulleen. 3) Tykkääjä kyttää tekemisiäni, koska on kilpailijani.  Ryhmä 1 kiinnostaa minua eniten, ryhmän 2 kautta voi löytyä myös potentiaalisia asiakkaita ja ryhmä 3 ei huolestuta, koska jos kilpailija on hyvä tyyppi, hänestä voi saada yhteistyökumppanin. Jos hän taas päätyy jotakin kopioimaan ja varastamaan, hänestä ei pidemmän päälle ole vakavasti otettavaksi kilpailijaksi. Ryhmistä 1 ja 2 joka tapauksessa löydän eniten ”oikeita” ihmisiä.

En ole mikään ”kansanvillitsijä” ja minusta olisi muutenkin noloa kulkea tuolla Twitterissä ja pitkin mankumassa lisää tykkääjiä itselleni. Töitä on riittänyt tähän saakka ilmankin. Kuitenkin ilman uusasiakashankintaa ei yrittäjä pärjää ja julkisten päivitysten kautta saattaisin tavoittaa sellaisia ihmisiä, jotka eivät ole vielä minua netistä bonganneet ja jotka mahdollisesti tarvitsisivat sitä mitä osaan. Kuitenkin julkinen päivitys on julkinen päivitys ja se tavoittaa kenet tahansa, siis sanan varsinaisessa merkityksessä kenet tahansa. Toisaalta Twitter-viestit ovat julkisia ja blogikirjoituksetkin ovat kenen tahansa nähtävissä. Ilmeisesti jopa Facebook jättäisi kuitenkin kontrollin omien päivitysteni  kommentteihin?

Pidän Facebook-sivuni profiilikuvan Nalle Puh -hengestä. Henkilöprofiilissani esiinnyn Essi-mäykyn kanssa (sama kuva on jostakin syystä tullut tuohon Klout-merkkiin vaikka liitin palvelun Twitteriin?) ja jos siirtyisin jakamaan julkisia tilapäivityksiä, pitäisi kai jättää koira pois ja ottaa hieman pönöttävämpi kuva käyttöön, tosin naamani hullunvirneestä ei pönötyskuvaa tehdä yrittämälläkään. Joka tapauksessa Tänään on hyvä päivä oppia uutta -kyltille pitäisi keksiä uusi paikka.

Mutta eivätköhän nämäkin probleemat selviä. Seuraan viisaampiani ja opiskelen. Tiedonhaluiselle aineistoa riittää. Aloitan vaikka diaesityksestä What the F8 Facebook Changes Mean for Marketers.

Microsoft Office 365, pilvipalvelua pienelle yritykselle

Microsoft Office 365 on pilvipalveluratkaisu, joka voidaan mukauttaa kaiken kokoisten organisaatioiden käyttötarpeisiin. Todellakin kaiken kokoisten, sillä olen itsekin palvelun käyttäjä, vaikka tässä firmassa on tasan yksi työntekijä.

365 kokonaisuuteen sisältyy:
Exchange Online - sähköposti, kalenteri ja tehtävälista
Lync Online - pikaviestintä ja verkkokokoukset
SharePoint Online – ryhmätyösivusto
Office Web Apps -sovellukset (Word, Excel, PowerPoint ja OneNote)

Lisäksi tarvitaan paikallisesti asennettu Microsoft Office 2010, jotta saadaan käyttöön monipuolisemmat versiot toimistosovelluksista verkossa olevien kevytversioiden lisäksi. Esimerkiksi Wordin kevytversiolla asiakirjaa voi muokata tyylein, siihen voi lisätä kuvia ja taulukoita, mutta tyylejä ei voi muokata. Sama periaate toteutuu muissa Web Apps -sovellluksissa: Perustoiminnot saa käyttöönsä pilvipalvelusta, mutta vaativampi käyttö edellyttää paikallisesti asennettuja sovelluksia. Suositeltavin työnkulku työvälineohjelmilla tehtävissä töissä eteneekin luonnostaan siten, että alustava työ tehdään pilvessä, jonka jälkeen viimeistely ja ulkoasun muokkaustoimet hoidetaan työasemasovelluksilla. Valmiit asiakirjat voidaan myös laittaa luettavaksi verkkoon.

 

Erikseen asennettavan apuohjelman avulla paikallisesta työasemasta pääsee tallentamaan suoraan 365-palveluun, jolloin ei tarvitse odotella tiedostojen latautumista. Toki viisas säilyttää myös paikalliset varmuuskopiot itsellään mitä tahansa pilvipalvelua käyttäessään ja yritysympäristössä varmuuskopiointiin pitää olla luotettava rutiini.

Vastoin yleisiä uskomuksia Microsoft Office 365 -ympäristön käyttöä ei ole rajattu pelkästään Office 2010 -paketin käyttäjille. Jos palveluun on käyttöoikeudet, pilvipalvelussa luotuja tiedostoja voi halutessaan ladata jatkokäsittelyyn vaikka paikallisessa laitteessa olisi versio 2007. Jostakin syystä tämä sama virhekäsitys on ollut vallalla myös SkyDrive-palvelun Web Appseista. (Itse käytin SkyDrive Web Appseja yhteen aikaan paljon laitteella, jossa oli Windows XP ja Office 2003. Tosin käyttö rajoittui työskentelyyn selainversiossa, mutta käyttöjärjestelmä tai asennettu Office-versio ei sitä rajoittanut.)

Kenelle Microsoft Office 365 sitten sopii? Kuten jo mainitsin alussa, palvelu on sovellettavissa eri kokoisille organisaatioille. Jos pysyttelen omassa sarjassani eli ammatinharjoittajissa ja pienyrittäjissä, tyypillinen 365-palvelusta hyötyvä yritys voisi olla pieni yritys, jolla ei ole omaa IT-osastoa, joka jo muutenkin käyttää Office-paketin sovelluksia ja jonka työntekijät liikkuvat kohtalaisesti tai haluavat muuten tehdä töitä haluamastaan sijainnista. Kuukausimaksu perustuu käyttäjien lukumäärään. Ammatinharjoittajien ja pienyrittäjien paketin saa käyttöönsä 5,25 eurolla/käyttäjä/kuukausi. Pienimmän palvelukokonaisuuden käyttöönotto on myös yksinkertaista.

Microsoft Office 365 on palvelu, jonka eräs olennainen ominaisuus on mobiilikäyttö. Huonona puolena pidän sitä, että käyttöjärjestelmä- ja laitefundamentalisti voittaa ja avarakatseisuudesta rangaistaan. Koska sydämeeni mahtuu PC:n ja Windowsin rinnalle Applen laitteita kuten iPad ja iPhone, en saa ainakaan toistaiseksi kokea Office 365:n täysiä hyötyjä. Lync-sovelluksesta iPhonelle on puhuttu kauan, mutta vieläkään sellaista ei näy olevan saatavilla. Kolmannen osapuolen sovelluksia näyttäisi löytyvän, mm. iDialog. Viimetalvena USA:n App Storessa oli ladattavana iPhone-sovellus OneNote-käyttöä varten, mutta sitä ei edelleenkään näy Suomessa. Vastaava ulkopuolisten tekemä sovellus on maksuton MobileNoter, joka sallii tietokoneeseen asennetun OneNoten synkronoinnin langattoman verkon läpi, mutta 365-palvelun kanssa tällä ei ole mitään tekemistä.

Microsoft Office 365 -aiheisia linkkejä:
Microsoftin oma tuotesivu: Mikä Office 365 on?
Palvelusta kertovat esittelyvideot.
Ohjesivu: Sähköpostin käyttäminen matkapuhelimessa.
Asennuksesta ja käyttöönotosta on kirjoittanut mm. Antti Savolainen Sulava Oy:n blogissa: Näin onnistui Office 365 käyttöönotto aloittelijalta.

Etätyöpäivästä blogattiin muuallakin

Kansallisena etätyöpäivänä 16.9.2011 blogattiin etätyöstä. Tässä muutamia hyviä postauksia:

Johanna Janhonen/Piilotettu aarre: Etätyötä, lähityötä kotona etätyöpäivänä.
Lotta Linko/Viestintälotta: En tee etätöitä – olen mobiili.
Janne Ansaharju/Sisältömarkkinointi: Mobiilia sisältömarkkinointia: 4 esimerkkiä etätyöstä sisällöntuotannossa.
Hanne Laaksonen/Sinisiä papereita: Etätyö.
Ilkka Koivisto/Inspiring People: Etäpäivä.
Henri Ahti/Projektikaaos: Etätyö ja yhteisöllinen projektinhallinta.
Riikka Krenn/Rantapallo: Etätöistä päivää.
Susanna Isohanni/susannaisohanni's posterous: Etäällä, mutta niin lähellä.

Lisäksi Kansallisen etätyöpäivän verkkosivulta edelläkävijöiden kertomuksia.

Täydennän listaa mielelläni, joten jos tiedät muita etätyöaiheisia blogipostauksia tai jos kirjoitit sellaisen itse, kerro.

Onneksi pyysin täydennystä, tämäkin hyvä kirjoitus olisi jäänyt puuttumaan:
Janne Jääskeläinen/Aucoraattori: Etätyökin on työtä. Tässä on hyvin analysoitu mm. sitä kenelle etätyö sopii ja mitä järjestelyissä on syytä huomioida. Lisäksi Jannen postauksen kommenttien kautta löytyi Oatmealin sarjakuva, jossa valotetaan etätyön olemusta.

Lisäys 24.9.
Ville Järvinen/Elämisen sietämätön leveys: Läsnätyöpäivä oli tuottelias.
Teemu Moilanen/Älykäs työ: Kansallinen etätyöpäiväni 16.9.

Älä kasvata sammakoita

Minkä ihmeen takia  lykkäämme hankalia tehtäviä tai kieltäydymme toimimasta, vaikka elämässä olisi jokin korjaamista vaativa asia? Se, että asioiden lykkääminen ja päätösten kanssa vitkastelu syö voimavaroja, on ollut tiedossa jo kauan. Mari Aulangon kirjassa Kultaisella keskitiellä, valitse valitseminen on lainattu englantilaista sanontaa, josta käy hyvin ilmi miten hankalien asioiden hoitamista pitäisi lähestyä:

Jos jonain päivänä pitää syödä elävä sammakko, tee se heti aamulla. Ja jos niitä on kaksi, syö rumempi ensin.

Aulanko myös varoittaa siitä, miten syömättä jääneillä sammakoilla on taipumus kasvaa koko ajan. Kun lopulta joutuu silmäkkäin oman jättisammakkonsa kanssa, se voi olla niin suuri, että osat ovat vaihtuneet. Se joka on vaarassa joutua syödyksi olenkin minä itse! Mitähän jos tällä viikolla harjoittelisi aloittamaan aamunsa sammakkojahdilla. Mukavaa maanantaita!

Kuva: office.microsoft. com

Kansallinen etätyöpäivä

Koska bloggausrytmin mukaisesti tänään on vuorossa Tiedon kuvia -blogini niin etätyöaiheinen postaukseni on siellä. Ja blogiin sopivasti se on diaesityksen muodossa.

Aamulla löysin Twitteristä Ilkka Koiviston blogikirjoituksen Etäpäivä. Lotta Linko on kirjoittanut aiheesta otsikolla En tee etätöitä – olen mobiili. Vastaavia kirjoituksia tulee varmasti päivän aikana lisää.

Hyvää etätyöpäivän jatkoa!

Oletko etätyöläinen, e-työläinen, joustotyöläinen tai tietotyönomadi

Perjantaina 16.9.2011 vietetään kansallista etätyöpäivää. Tapahtuman verkkosivulla sanotaan seuraavasti:

Liity sinäkin joukkoon ja osoita, että etätyöllä voi lisätä elämänlaatua ja tuottavuutta, vähentää hiilidioksidipäästöjä, vaikuttaa ruuhkahuippuihin ja säästää työmatkoihin kuluvaa aikaa. Kansallinen etätyöpäivä kannustaa muuttamaan ajattelutapoja ja huomaamaan, että elämänlaatu, tuottavuus ja ilmastonsuojelu eivät sulje toisiaan pois.

Haastan nyt etätyötä tekevät bloggaajat kirjoittamaan perjantaina jotakin etätyöhön tai muihin otsikossa mainittuihin termeihin liittyvää - nimityksethän eivät tarkkaan ottaen tarkoita samoja asioita, vaikka niitä näkyy joskus käytettävän myös synonyymeinä  Kerrotaan ihmisille millaista on tehdä työtä sermien ulkopuolella.

Etätyötä tekeväksi luettakoon etätyötä tekevä palkansaaja sekä tällä kertaa myös kotitoimistosta käsin toimiva free tai yrittäjä. Etätyö voi olla myös osittaista ns. joustotyötä, jolloin osa ajasta tehdään työnantajan tai asiakkaan tiloissa, osa kotoa tai jostakin vaihtelevasta toimipisteestä käsin toimistonomadina. Esimerkiksi oma byrooni on viimeisen kuukauden aikana sijainnut kodin lisäksi mm. Jyväskylän keskustassa sijaitsevassa Café Elosella, Jyväskylän yliopiston kirjastossa, Helsingin suuntaan kulkevassa Pendolinossa ja pikavuorossa suuntaan Jkl - Kuopio.

Kirjoituksen näkökulma on vapaa kunhan käsittelet siinä jotenkin etätyön/joustotyön tekemistä. Kirjoitus voi olla vaikkapa kuvaus työpäivästäsi tai siitä miten käytät sosiaalista mediaa. Kerro millaista on tehdä työtä kun toimisto ei pysy paikallaan.