maanantai 26. syyskuuta 2011

Microsoft Office 365, pilvipalvelua pienelle yritykselle


Microsoft Office 365 on pilvipalveluratkaisu, joka voidaan mukauttaa kaiken kokoisten organisaatioiden käyttötarpeisiin. Todellakin kaiken kokoisten, sillä olen itsekin palvelun käyttäjä, vaikka tässä firmassa on tasan yksi työntekijä.

365 kokonaisuuteen sisältyy:
Exchange Online - sähköposti, kalenteri ja tehtävälista
Lync Online - pikaviestintä ja verkkokokoukset
SharePoint Online – ryhmätyösivusto
Office Web Apps -sovellukset (Word, Excel, PowerPoint ja OneNote)

Lisäksi tarvitaan paikallisesti asennettu Microsoft Office 2010
, jotta saadaan käyttöön monipuolisemmat versiot toimistosovelluksista verkossa olevien kevytversioiden lisäksi. Esimerkiksi Wordin kevytversiolla asiakirjaa voi muokata tyylein, siihen voi lisätä kuvia ja taulukoita, mutta tyylejä ei voi muokata. Sama periaate toteutuu muissa Web Apps -sovellluksissa: Perustoiminnot saa käyttöönsä pilvipalvelusta, mutta vaativampi käyttö edellyttää paikallisesti asennettuja sovelluksia. Suositeltavin työnkulku työvälineohjelmilla tehtävissä töissä eteneekin luonnostaan siten, että alustava työ tehdään pilvessä, jonka jälkeen viimeistely ja ulkoasun muokkaustoimet hoidetaan työasemasovelluksilla. Valmiit asiakirjat voidaan myös laittaa luettavaksi verkkoon.
 

Erikseen asennettavan apuohjelman avulla paikallisesta työasemasta pääsee tallentamaan suoraan 365-palveluun, jolloin ei tarvitse odotella tiedostojen latautumista. Toki viisas säilyttää myös paikalliset varmuuskopiot itsellään mitä tahansa pilvipalvelua käyttäessään ja yritysympäristössä varmuuskopiointiin pitää olla luotettava rutiini.

Vastoin yleisiä uskomuksia Microsoft Office 365 -ympäristön käyttöä ei ole rajattu pelkästään Office 2010 -paketin käyttäjille. Jos palveluun on käyttöoikeudet, pilvipalvelussa luotuja tiedostoja voi halutessaan ladata jatkokäsittelyyn vaikka paikallisessa laitteessa olisi versio 2007. Jostakin syystä tämä sama virhekäsitys on ollut vallalla myös SkyDrive-palvelun Web Appseista. (Itse käytin SkyDrive Web Appseja yhteen aikaan paljon laitteella, jossa oli Windows XP ja Office 2003. Tosin käyttö rajoittui työskentelyyn selainversiossa, mutta käyttöjärjestelmä tai asennettu Office-versio ei sitä rajoittanut.)

Kenelle Microsoft Office 365 sitten sopii? Kuten jo mainitsin alussa, palvelu on sovellettavissa eri kokoisille organisaatioille. Jos pysyttelen omassa sarjassani eli ammatinharjoittajissa ja pienyrittäjissä, tyypillinen 365-palvelusta hyötyvä yritys voisi olla pieni yritys, jolla ei ole omaa IT-osastoa, joka jo muutenkin käyttää Office-paketin sovelluksia ja jonka työntekijät liikkuvat kohtalaisesti tai haluavat muuten tehdä töitä haluamastaan sijainnista.
Kuukausimaksu perustuu käyttäjien lukumäärään. Ammatinharjoittajien ja pienyrittäjien paketin saa käyttöönsä 5,25 eurolla/käyttäjä/kuukausi. Pienimmän palvelukokonaisuuden käyttöönotto on myös yksinkertaista.

Microsoft Office 365 on palvelu, jonka eräs olennainen ominaisuus on mobiilikäyttö. Huonona puolena pidän sitä, että käyttöjärjestelmä- ja laitefundamentalisti voittaa ja avarakatseisuudesta rangaistaan. Koska sydämeeni mahtuu PC:n ja Windowsin rinnalle Applen laitteita kuten iPad ja iPhone, en saa ainakaan toistaiseksi kokea Office 365:n täysiä hyötyjä. Lync-sovelluksesta iPhonelle on puhuttu kauan, mutta vieläkään sellaista ei näy olevan saatavilla. Kolmannen osapuolen sovelluksia näyttäisi löytyvän, mm. iDialog. Viimetalvena USA:n App Storessa oli ladattavana iPhone-sovellus OneNote-käyttöä varten, mutta sitä ei edelleenkään näy Suomessa. Vastaava ulkopuolisten tekemä sovellus on maksuton MobileNoter, joka sallii tietokoneeseen asennetun OneNoten synkronoinnin langattoman verkon läpi, mutta 365-palvelun kanssa tällä ei ole mitään tekemistä.

Microsoft Office 365 -aiheisia linkkejä:
Microsoftin oma tuotesivu: Mikä Office 365 on?
Palvelusta kertovat esittelyvideot.
Ohjesivu: Sähköpostin käyttäminen matkapuhelimessa.
Asennuksesta ja käyttöönotosta on kirjoittanut mm. Antti Savolainen Sulava Oy:n blogissa: Näin onnistui Office 365 käyttöönotto aloittelijalta.

Ei kommentteja: