perjantai 19. syyskuuta 2008

Excel Tips and Tricks 7: Jäsennetyt viittaukset

Aikaisemmista Excel-versioista tuttu pikasuodatettava luettelo on uusimmassa versiossa nimeltään taulukko. Nyt ei tarvitse ryhtyä pohtimaan kääntäjän mielenliikkeitä, sillä englanninkielisessäkin versiossa vastaava käsite on ”table”. Taulukossa voi siis olla taulukoita (!).

Kummallisesta nimeämiskäytännöstä huolimatta Taulukko-toiminnot (mm. suodatus, erikoissuodatus ja jäsennetyt viittaukset) ovat käteviä apuvälineitä, kun tietorivejä on paljon ja niistä olisi saatava jotakin järkevää irti. Taulukko-toimintojen käyttöhän edellyttää, että tiedot on kirjoitettu sarakeotsikoiden alle sijoittamalla kukin tietokokonaisuus omalle rivilleen. Rivit vastaavat siis tietokantojen tietueita. Kun näin laaditulta alueelta on valittuna jokin solu, Aloitus-välilehden (Home) Muotoile taulukoksi -painike (Format as Table) muotoilee solun ympärillä olevan yhtenäisen alueen taulukoksi ja lisää mm. sarakeotsikoihin pikasuodatuspainikkeet. Lopputulos näkyy alla olevassa kuvassa.

Tässä yhteydessä en puutu pika- ja erikoissuodatukseen, koska ne toimivat pääpiirteittäin samoin kuin edeltävissä versioissa. Sen sijaan esittelen jäsennetyt viittaukset (structured reference) jotka helpottavat kaavojen kirjoittamista ja taulukon ylläpitämistä.

Oletetaan, että haluat kirjoittaa kaavan laskeaksesi kunkin tilausrivin loppusumman sarakkeeseen G. Kun aloitat =-merkillä ja valitset solun C2, näet merkinnän =Taulukko1[[#Tämä rivi];[Hinta]] kaavarivillä ja aktiivisessa solussa. Kun sinnikkäästi jatkat kirjoittamalla kertomerkin sekä napsauttamalla solua D2, luodaan alla olevan kuvan mukainen kaava. Paina vielä Enter, jolloin koko sarake lasketaan ja muotoillaan yhdenmukaiseksi muun taulukon kanssa.

Kaavassa Taulukko1 viittaa työkirjan taulukossa olevaan taulukoksi muotoiltuun alueeseen. Numerointi työkirjan sisällä on juokseva – jos tähän samaan työkirjaan määriteltäisiin toinen taulukko Muotoile taulukoksi -painikkeella, siihen viitattaisiin kaavassa merkinnällä Taulukko2. [[#Tämä rivi] on sitä, mitä se kertookin olevansa: Viittaus soluun, joka on Hinta-sarakkeessa samalla rivillä kuin kaava. Huomaa, että viittaus tarvitsee aina myös viittauksen sarakeotsikkoon, tässä siis [Hinta] tai [Kpl].

Muita viittauksissa mahdollisia merkintöjä ovat:

[#Kaikki] (All) Koko taulukon alue, myös loppusummat.

[#Tiedot] (Data) Vain taulukon tiedot, ei otsikoita eikä loppusummia.

[#Otsikot] (Headers) Vain otsikot.

[#Summat] (Totals) Loppusummat.

Aikaisemmassa artikkelissa esittelin kaavan automaattista täydennystoiminnon. Jäsennetyt viittaukset toimivat myös kaavan automaattisten täydennyksen kanssa ja hiiren kanssa kätensä tärvellyt saa näin helpotusta. Viittaus taulukkoon päästään lisäämään kaavaan kun painetaan t-kirjainta. Sarakeotsikoista muodostettujen nimien luettelo tulee esille kun painetaan [-merkkiä. Jäsennettyjen viittausten käyttö vaatii pienen totuttelun, mutta jos jatkuvasti tekee töitä suurten taulukoiden kanssa, se ehkä kannattaa. Jäsennetyt viittaukset mm. mukautuvat automaattisesti taulukon alueen muutoksiin, kuten rivien lisäämiseen.

.

Ei kommentteja: