tiistai 12. maaliskuuta 2013

Voiko Excelissä lajitella tietoja kuukausien nimen mukaan?

Tämän päivän bloggaus tulee klassikko-osastolta: Pidin koulutusta Excel-toiminnoista, jotka auttavat suurten taulukoiden käsittelyssä. Eräällä osallistujalla oli pitkä lista tapahtumia, jotka sijoittuivat saman vuoden eri kuukausille. Aineisto oli saatu lajiteltuna tapahtumanjärjestäjän nimen mukaan, mutta osallistuja olisi halunnut taulukon, joka on lajiteltu kuukausien nimen mukaan. Excelin valintanauhan painikkeella käyttöönotetusta lajittelutoiminnosta ei ollut apua, sillä se aakkosti kuukausien nimet aloittamalla elokuusta – tällä tavoin lajittelun on perusmuodossaan tarkoitettukin toimivan, joten selvästikin tarvitaan jotakin muuta.

Olet varmaankin huomannut, että Excel osaa kirjoittaa sarjan kuukausien tai viikonpäivien nimistä: Valitse solu, jossa lukee esimerkiksi tammikuu ja vedä solun oikeassa alakulmassa näkyvästä täyttökahvasta!  Tämä toiminto perustuu siihen, että kuukausien ja viikonpäivien nimet on tallennettu valmiiksi Excelin sisälle luetteloksi.

Kun tiedot halutaan lajitella kuukausien nimen tai viikonpäivien mukaiseen järjestykseen, lajittelu on käynnistettävä Lajitteleminen-valintaikkunasta (Sort), jonka saat auki Aloitus-välilehdellä olevan Lajittele ja suodata -painikkeen valikkokomennolla Mukautettu lajittelu.  Järjestä-luettelon (Order) vaihtoehto Mukautettu luettelo (Custom List) avaa Omat luettelot -valintaikkunan, josta voit valita kuukausien nimet sisältävän luettelon lajittelun perustaksi.


Ja tiesithän, että voit luoda erilaisista tekstimuotoisista tietosarjoista omia luetteloita, tallentaa ne Excelin mukautettujen luetteloiden joukkoon ja käyttää niitäkin lajittelun apuna? Tämän teet Asetukset-valintaikkunan Lisäasetukset-kohdan Muokkaa omia luetteloita -painikkeella aukeavassa valintaikkunassa.

*****
Excel-tarinaa tipahtelee varmasti vielä kevään aikana enemmänkin, sillä aloitin äskettäin Excel 2010 -versiosta kirjoittamani Visual-oppaan päivityksen versioon 2013. Docendon Office-oppaita kirjoittava tiimi on muuten käyttänyt Yammeria yhteisenä työtilanaan! Tykkään kovasti, sillä on mahdottoman selkeää kun tiettyyn projektiin liittyvä materiaali ja keskustelu on selkeästi omassa paikassaan eikä hajallaan sähköpostilaatikossa!

(Ai niin, yllä oleva ohje on Excel-versiosta riippumaton.)

2 kommenttia:

Juha Korhonen kirjoitti...

Ihan hieno temppu, oppipahan käyttämään omia luetteloita.

Itse äkkiseltään tekisin yhden sarakkeen lisään, jossa olisi KUUKAUSI(A1)-funktiolla haettu päivämäärän kuukausi ja sitten lajittelisin tämän sarakkeen mukaan tiedot.

Outi Lammi kirjoitti...

Kiitos kommentista. Totta, kuvaamasi tapa on yksi mahdollinen keino. Excelistä löytyy lähes jokaiselle asialle vähintään pari kolme vaihtoehtoista tekotapaa. Tässä tapauksessa tosin ne kuukausien nimet olivat jo siellä taulukossa kirjoitettuna valmiiksi ja katsoin tuossa tilanteessa, että luetteloita hyödyntämällä pääsimme vähimmällä (ei tarvittu uusia sarakkeita tms.).