maanantai 29. maaliskuuta 2010

Sopivatko sähköposti ja some samaan ikkunaan?

Kohtalaista sähköpostimyönteisyyttä yhdistettynä saman välineen haasteiden myöntämiseen taitaa olla vaikea käsittää. Ympäristölle ja kai itsellekin helpompaa olisi paasata mustavalkoisesti joko puolesta tai vastaan sen mukaan, mitkä ovat näköalat oman pienen poteron luukusta. Vaikuttavaa-blogin artikkelissa Sähköposti on realiteetti on herkullista kuvausta Twitterissä käydystä sähköpostinkäyttökeskustelusta. Artikkeli kannattaa lukea senkin vuoksi, että siinä muistutetaan hyvin työelämän todellisuudesta.

Sähköposti nyt vain on useimmissa organisaatioissa keskeinen työväline ja syyt tähän ovat järjellä ymmärrettäviä. Viestien arkistointi ja varmuuskopiointi on saatava hoidettua luotettavasti, yrityksen palomuurien ulkopuolella olevan sosiaalisen median käytöllä on tietoturvahaasteensa eikä vähiten paina suurten käyttäjäjoukkojen tottumus sähköpostiin. Tottumukset kieltämättä myös estävät joustavampien välineiden tehokkaan käyttöönoton siellä, missä niistä olisi hyötyä. Sähköposti on kuitenkin pikkuhiljaa antamassa tilaa toisenlaisille työvälineille sekä yrityksen sisällä että yhteydenpidossa sen ulkopuolelle.

Sähköpostin täydellistä häviämistä koskevat ennustukset saattavat tosin mennä pahasti pieleen ainakin niiden johtopäätösten perusteella mitä voisi tehdä Microsoftin ja Googlen puuhista. Molemmat ovat sisäistäneet sähköpostia yhteisöllisempien välineiden edut ja ryhtyneet kehittämään sosiaalisesta mediasta tuttuja käytäntöjä tukevia lisäosia sovelluksiinsa.

Sekä Microsoftin että Googlen suunnitelmissa näyttää olevan tuttujen sähköposti- ja ajanhallintasovellusten muuttaminen jonkinlaiseksi sähköisen viestinnän keskukseksi. Kaikista käyttöön otetuista palveluista tulevat viestit on tarkoitus koota samaan viestivirtaan ja vuorovaikutus olisi mahdollista puolelle jos toisellekin yhden ja saman sovelluksen sisältä. Käytännöllistä vai helvetillistä? Riippuu kaiketi siitä, miten välinettä ryhtyy käyttämään. Sekä Outlookissa että Gmailissa on jo nyt tehokkaita luokittelu- ja suodatusvälineitä, Gmailissa tosin parhaat saa käyttöön vain käväisemällä propellihattuosastolla eli ottamalla käyttöön valikoituja Labs-toimintoja.

Mielestäni sähköpostin ja sosiaalisen median rinnakkaiselo on ajatuksena käytännöllinen ainakin niin kauan kuin sähköpostia käytetään ja uskon sitä käytettävän vielä pitkään. Sähköpostilla on omat hyvät puolensa, jotka voisivat jopa korostua kunhan käyttäjät saataisiin valitsemaan viestivälineensä nykyistä tarkoituksenmukaisemmalla tavalla. Itselläni Gmail toimii jo nyt sosiaalisen median "keräilykarsinana". Saan sinne ilmoitukset Facebook-tapahtumista, Twitterin suoraviestit ja uudet seuraajat, Wave-päivitykset, Posterous-syötteet ja kommentit, blogikommentit jne. Järjestystä ylläpidän Gmailin tunnisteilla ja suodatuksilla sekä Labs-lisäosalla Useita postilaatikoita. Jälkimmäistä tarvitsen erottelemaan eri puolilta tulevat viestit omiin ruutuihinsa. Olen kokeillut kaikenlaisia Firefox-lisäosia, mutta ainakaan tällä hetkellä mikään niistä ei voita omaa viritelmääni.

Outlookissa (2003, 2007 ja 2010 beta) toimii jo nyt Outlook Social Connector tuoden LinkedIn-päivitykset samaan ikkunaan sähköpostien kanssa. Microsoft Office Outlook 2010 -version mukana on luvattu kytkökset Facebookiin ja joidenkin lähteiden mukaan myös Twitteriin. Kannattaa muistaa myös Outlookin maksuton lisäosa Xobni, joka yhdistää Outlookin LinkedInin lisäksi Facebookiin. Omaan käyttööni näistä ei tällä hetkellä ole, sillä en saisi kaikkea sosiaalisesta mediasta tulevaa virtaa samaan paikkaan niinkuin haluan.

Googlen versio sähköpostin ja sosiaalisen median integraatiosta on Google Buzz, joka toistaiseksi on mahdollista yhdistää Twitteriin ja Googlen omiin palveluihin. On pakko tunnustaa, että Buzz on itseltäni mennyt jotenkin ohi, vilkaisen sitä välillä todeten, että "tuokin tuossa, tarttis kai kokeilla sen kanssa jotakin".

Ilmassa olevat merkit eivät minusta varsinaisesti rohkaise ennustamaan sähköpostin kuolemaa. Esimerkiksi Facebook kehittää omaa sähköpostiaan - tuhoon tuomittu väline kummasti jaksaa kiinnostaa! Ehkä parin vuoden päästä muistellaan huvittuneina miten järkevät ihmiset vakavissaan tuhlasivat aikaansa välineistä kinastelemiseen. Tulevaisuudessa eri tavoin välitetyt viestit kulkeutuvat sulassa sovussa samaan ohjelmaikkunaan, jossa ne asetusmääritysten avulla luokitellaan lennosta ja valistuneet käyttäjät hyödyntävät hakuja ja suodatuksia nähdäkseen juuri sillä hetkellä käsillä olevan tehtävän kannalta tärkeimmät asiat...

5 kommenttia:

Rainer kirjoitti...

Kiitos Outi

Kirjoituksesi koskien meiliä on mielenkiintoinen, olet oikeilla jäljillä kun viittaan meilin tärkeyteen. Se itse asiassa on maailman tärkein ja käytetyin sovellus. Ihmisen tarve ilmaista itseään toteutuu suurestiu meilaamalla.

Tosin olen huomannut muutamissa niissä työyhteisöissä joissa olen elämäni aikana viipynyt että meilistä on osin tullut sellainen 'virallisten' ja 'vain työhön liittyvien' viestien lähettämistyökalu. Olen huomannut, että monet pelkäävät lähettää rehellistä mielipidettään meilillä, sen pelosta että se mielipide/keskustelu sisältää jotakin sellaista jota ei haluta monien ihmisten luettavaksi, ja kun meili jää vastaanottajan arkistoon, ja jopa mahdollisesti hänen valtaansa niin että hän voi edelleen lähettää sitä eteenpäin, tai että jopa työnantaja voi lukea keskustelun, selvästi vähentää rehellisten ja aitojen keskustelujen mahdollisuutta meilitse.

Siksi olisikin virallisen, arkistoituvan meilin rinnalla mielestäni tarpeen olla jonkinlainen pikaviestimahdolisuus, reaaliaikainen nopea tapa viestiä niin, että lähetetty viesti näkyy hetken vastaanottajalla, ja se ei talletu mihinkään, eikä sitä voi kopioida, vain lukea kerran. Tällaiselle voisi oikeasti olla paljon kysyntää..

Internet-markkinointi Olli Kopakkala kirjoitti...

Googlellahan näyttää olevan aika vahvatkin suunnitelmat erilaisten nettiviestintämuotojen muokkamiseksi yhdeksi isoksi kokonaisuudeksi.

Nythän yhdistelmänä on jo Gmail + Buzz + Wave.

Outi kirjoitti...

Sähköpostin ja muiden viestintävälineiden yhteiselossa on paljonkin mahdollisuuksia. Erilaisia välineitä tarvitaan erilaisissa tilanteissa, juuri kuten Rainerkin toteaa. Sattumoisin Social Media Today -lehdessä on samasta asiasta artikkeli, linkitetäänpäs tänne: http://socialmediatoday.com/SMC/186709

PerttuT kirjoitti...

Kuten Anjankin juttuun kommentoin, niin kyllähän paljon on tätä kehitystä jarruttanut Microsoft oman Outlookinsa äärivarovaisella innovoinnilla. En nyt sano, että mikkiksellä olisi näitä uusia suuntia helppoa innovoida ja nähdä aina se kolme vuotta tulevaisuuteen täydellisesti - mutta olisi nyt edes laajennuksien ym. kautta voitu paremmin kokeilla uusia suuntia. Mainitsemasi Social Connector ja Xobni ovat mahtavia lisätyökaluja - ja etenkin Xobni suorastaan tylytti Mikkistä ilmestyessään, koska niin moni käyttäjä tajusi Xobnin asennuksen jälkeen kuinka hitaasti ja huonosti Mikkis on Outlookiaan kehittänyt vuosien varrella.

Tosin itse ymmärrän myös Mikkiksen tiukkaa linjaa Outlookin kanssa. Sähköposti ei ole kovin helposti taivutettavissa kaikkien informaatioherätteiden "dashboardiksi". Ei ole etenkään selvää, että tämä olisi käyttäjien kannalta järkevintä ja ollenkaan sitä mitä käyttäjät haluavat. Ei autossakaan ole lähdetty siihen nopeusmittareiden viereen radion tietopaneelia tunkemaan - vaan tiukasti pidetään paneelit erillään.

Tämä lienee taustalla myös siinä miksi uudessa SharePointissa on erillinen Workspace-sovellus ryhmätyötilojen hallintaan (tosin selkeästi ollaan 0.9 versiossa vielä filosofian täydellisyyden näkökulmasta). Tämän voi tulkita aika isonakin linjanvetona.

Itse puhun paljon "sähköpostin palauttamisesta paikalleen", eli siihen että pyhitetään sähköposti kahdenväliseen, ei-reaaliaikaiseen, luottamukselliseen viestintään. Tämä korostuu etenkin silloin kun käytössä on pikaviestintä oman talon sisällä ja iso osa tiedosta tallentuu työryhmätiloihin ja muihin sähköisiin ryhmätyövälineisiin. Tällöin parasta sähköpostin hallintaa voi olla rajata sähköpostin käyttöä vain käyttötarkoituksiin joissa se on parhaimmillaan.

Olen tosin täysin samaa mieltä kanssasi siitä, että sähköposti on ja pysyy työelämän kovassa ytimessä vielä pitkään. Ja hyvä niin, koska onhan se mielettömän tehokas tietotyöväline!

Outi kirjoitti...

Tuo "sähköpostin palauttaminen paikalleen" on ajatus, mitä minäkin kannatan. Enpä vain ole osannut sitä noin ytimekkäästi ilmaista :) Sähköpostistahan on tehty jonkinlainen yleishärpäke, jonka pitäisi toimia pikaviestimenä, arkistona, keskustelualustana ja sähköpostina.

Kummallisen paljon vain on ollut vastustusta sille, että otettaisiin käyttöön uusia välineitä, joilla erilaiset työt hoituisivat paremmin. Mieluummin tehdään asiat hankalasti tutulla välineellä kuin vaihdetaan työkalu näppärämpään. Toisaalta ymmärrän tuon muutosvastaisuudenkin; ihmisiä on taidettu koetella jos jonkinlaisilla uudistusprojekteilla ja päivityksillä, joista osa ei välttämättä ole tehnyt asioiden hoidosta yhtään aikaisempaa helpompaa.