maanantai 11. kesäkuuta 2012

Mikset sä soita

Onko tuttua: Lähetät sähköpostiviestin kaverille, joka sattumoisin istuu työpisteessään sähköpostiohjelma auki. Hän vastaa heti, vastaat takaisin ja viestit lennähtelevät kuin sulkapallopelissä. Tulee tunne, että tässäpä ollaan nyt dynaamisia ja tehokkaita. Katin kontit! Molemmat olisitte paljon tehokkaampia, jos jompikumpi älyäisi ottaa puhelimen käteensä ja soittaa.

Vai olisimmeko sittenkään? Vastahakoisuutta soittaa on ihmetellyt moni muukin. Miksi itsekin menen helposti mukaan toisen aloittamaan meilien pallotteluun vaikka inhoan sitä. Miksi en soita? Minäpä sanon mistä kiikastaa: Useimmissa puhelinkeskusteluissa ei pysytä asiassa eikä ymmärretä lopettaa kun asia on hoidettu. Jokainen puhelinsoitto on riski päätyä ennalta määräämättömän pituiseen jaaritteluun aiheesta sitä sun tätä ja vähän tuotakin eikä puhelun päätyttyä välttämättä ole edes sovittu mitään konkreettista esimerkiksi niin, että kuka tekee ja mitä.  En nyt väitä, etteikö saisi kysäistä mitä kuuluu ja milloin kaveri aloittaa kesäloman, mutta noin yleisesti asioiden hoitamiseksi tehtävät puhelinkeskustelut pitää osata erottaa niistä puhelinkeskusteluista, jotka soitetaan parhaalle kaverille (kahden tunnin juoru- äh, anteeksi ihmissuhteiden analysointisessio!) tai äidille (tunti monologin kuuntelua naapureista, joita ei enää ulkonäöltä tuntisi elleivät he kävele vastaan nimilappu kaulassa). Onko jotenkin noloa soittaa, mennä nopeasti asiaan, puhua asiasta ja sopia jotakin konkreettista? Entä miten sulavasti ja loukkaamatta livahtaa irti jahkailuksi muuttuneesta keskustelusta? Tässä olisi työelämän viestintäkouluttajille yksi katveeseen jäänyt alue, joka kaipaisi parannusta. Vaikka puhelin on vanha keksintö, se on kuitenkin sitä järkevästi käyttävän käsissä kätevä työväline. Ihan niinkuin sähköpostikin.

2 kommenttia:

Timo Kantola kirjoitti...

Kyllähän se vähän noloa taitaa olla kun voi jäädä suustaan tai korvastaan kiinni siihen puheluun ja lopetussanailukin voi muodostua tyhmältä kuulostavaksi toisteluksi.

Sähköpostiviesti voi usein olla hyvinkin kätevä vaikka viereiseen huoneeseen lähetettynä. Jos viesti on hyvä ei siitä pitkää viestiketjua tule. Sähköpostin iso ongelma on suuri viestimäärä.

Outi Lammi kirjoitti...

Kun ympärilleen ryhtyy katselemaan niin paljon löytyy vanhoja tuttuja asioita, joihin liittyy hämmästyttävän kömpelöitä käytäntöjä. Niinkuin nyt nämä puhelinsoitot. Ei sitä yleensä jäädä hammaslääkärin vastaanottovirkailijan kanssa väkisin vääntämään tarinaa ilmoista vaikka tämä olisi tullut tutuksikin. Hänen kanssaan hoidetaan asia eli ajanvaraus. Eikä virkailija siitä loukkaannu.

Monella muuten nököttää tietokoneessa pikaviestin,esim. Communicator tai Lync, niitä käytetään kaikesta päätelleen vieläkin aika vähän. Niillä hoituisi hyvin se Mennäänkö syömään -keskustelu, joka harvemmin vaatii dokumentointia.