tiistai 10. toukokuuta 2011

Moniajoa vai nopeaa tarkkaavuuden vaihtelua?

Ihmisen kyvystä moniajoon on keskusteltu paljon viimeaikoina eikä varmaankaan sattumalta. Näyttää kuitenkin siltä, että moniajomahdollisuutta on liioiteltu. Ilmeisesti silloinkin kun ihminen kuvittelee olevansa moniajossa, hän vain vaihtaa tarkkaavuuttaan erittäin nopeasti tehtävästä toiseen.  Ja nyt oikaiskaa joku sellainen, joka tietää paremmin! Näin olen kuitenkin ymmärtänyt, että kahden yhtäaikaisen tehtävän suorittaminen onnistuu juuri ja juuri, koska aivot voivat jakaa tehtäviä aivopuoliskojen kesken. Kolmas tehtävä uhkaa jo polttaa käämit.

Viime keväänä kirjoitin kokemastani some-väsymyksestä  – menin onneton tekemään sellaisen tempun kun somehuuma oli kuumimmillaan, mikä kertoo olemattomasta itsesuojeluvaistosta! Ettei tuossa väsymyskokemuksessa vain olisi ollut osittain kyse kritiikittömästä uskosta moniajoon sekä tietysti omaan itseen kohdistuvista ylisuurista vaatimuksista.

Tämä kevät on ollut viime kevättä työntäyteisempi ja jotenkin revitään kahteen suuntaan. On edelleen tavalliset perustyöt, mutta on myös kaikenlaista uutta mukavaa vireillä. Koska aika on niukilla, ajanhallintaniksit kiinnostavat. Kevään mittaan olenkin ladannut työmatkojen viihdykkeeksi iPhoneeni mm. aiheeseen liittyviä podcasteja ja joitakin oppeja ottanut jopa käyttöön. Tulokset osoittavat omalla kohdallani, että useimpien työtehtävien kohdalla pyrkimykset moniajoon ainoastaan laskevat työtehoa.

Kotitoimistopäivinä ohjelma voisi olla vaikka seuraava: Ylös aikaisin aamulla ja suoraan työtehtävän kimppuun ilman sähköpostin avaamista tai muiden viestien tarkistelua. Työskentelen n. puolitoista tuntia pitäen välissä lyhyitä (max. 5 min) taukoja. Sen jälkeen teen esimerkiksi lyhyen joogaharjoituksen tms. Uusi 1, 5 tunnin työrupeama, jonka jälkeen käyn läpi sähköpostit ja tärkeimpien somesivujen päivitykset. Lounaan jälkeen jatkan samalla tavalla: Kahden puolentoista tunnin jakson välissä vien esimerkiksi koirat lenkille, johon saatan käyttää kokonaisen tunnin. Tämä järjestys ei ole kiveen hakattu eivätkä työrupeamien pituudetkaan, mutta olennaista on asioiden rytmitys. Se auttaa suoriutumaan välttämättömistä töistä paljon nopeammin kuin yritykset pettää itseään olemalla muka moniajossa. Kotoa käsin tehtävän työn suurimpia haasteita on työpäivän venyminen. Kun olen määritellyt asioille selkeitä aikarajoja, olen pystynyt lyhentämään ns. välttämättömään tekemiseen kuluvaa aikaa.

Useimpiin työtehtäviin tietysti liittyy verkossa oloa ja tässä on riskinä se, että ryhtyy haahuilemaan päämäärättömästi. On vain pitänyt kovettaa itsensä ja opetella suodattamaan. Eikä kaikkiin keskusteluihin ja verkkotapahtumiin ole pakko osallistua.

Ideapakan Facebook-sivulla oli hiljattain linkki Pomodoro-tekniikkaa käsittelevälle sivulle ja oppaisiin.  Olen kokeillut myös tätä tekniikkaa ja se vaikuttaa hyvältä. Jos päivässä on erityyppisiä tehtäviä, niihin kannattanee kokeilla erimittaisia jaksoja. Jotakin työtä jaksaa intensiivisesti pidempään, joihinkin tehtäviin lyhemmät jaksot sopivat selvästi paremmin. Itselle sopiva työrytmi jättää enemmän aikaa myös sille päämäärättömälle haahuilulle, joka voi tuottaa yllättäviä oivalluksia ja sattumia, somejargonilla serendipiditeettiä.



Tätinörtin suositus on kaksi podcastia HBR IdeaCast-sarjasta:

Productivity Secrets of a Very Busy Man
Productivity, Multitasking and the Death of the Phone

5 kommenttia:

Timo Kantola kirjoitti...

Oikein osuva kirjoitus. Itse jätän sometukset varsinaisen työajan ulkopuolelle, koska huomasin, että ei työtä ja somettelua voi kunnolla yhtäaikaa hoitaa. Kotisähköposti kyllä töitä keskeyttelee kun ne kännykkään napsahtelevat päivälläkin.

Eeva kirjoitti...

Hyvä kirjoitus itselleni ajankohtaisesta aiheesta.

Opiskelen töiden ohessa ja etenkin tänä keväänä olen joutunut tarkistamaan ajankäyttöäni. Niin hauskaa ja hyödyllistä kuin verkonselaus ja sometus onkin, alkoi tuntua siltä, että ne ovat aika kavalia aikasyöppöjä. Samoin tuntui, että ne tekevät hallaa keskittymiskyvylle.

Niinpä olenkin vähentänyt netinkäyttöä melko paljon aiempaan verrattuna. Erityisen vaikeaa se ei ole ollut, mutta kieltämättä tuntuu siltä, että jään jostain paitsi, kun en päivystä Twitterissä tai klikkaile kaikkia kiinnostavia linkkejä.

Mielestäni uuteen medialukutaitoon kuuluu myös taito käyttää mediaa tehokkaasti, löytää itselle sopivat käyttötavat ja suodattaa sitä omiin tarkoituksiinsa sopivasti. Vaatii opettelemista, ettei tempaudu hallitsemattomasti infovirran vietäväksi vaan osaa valjastaa sen hyötykäyttöön.

Ainakin itselläni tuo opettelu on vielä kesken. Pitääpä tutustua noihin suosittelemiisi linkkeihin!

Outi kirjoitti...

Timo: Siinä on minulla suuri haaste kun työ toisaalta vaatii välillä paljonkin verkon käyttöä. On kehitettävä tietynlainen putkinäkö itselleen, että pysyy sen perässä, mitä on lähtenyt selvittämään eikä tempaudu päivän pöhinään mukaan.

Eeva: Tuosta jostakin paitsi jäämisen tunteesta voisi sanoa, että ei syytä huoleen. Samat asiat kiertävät joten tärkeimmästä pysyt ihan varmasti selvillä. Ja sitten jos on jokin oma ihan erityinen seurattava aihe niin syötteenlukija, Twitterin listat ja hashtagit auttavat. Tuossa toiseksi viimeisessä kappaleessa on minusta kiteytetty olennainen!

Ari kirjoitti...

Mielenkintoinen ja vähälle huomiolle jäänyt aihe. Yrittäjällä se on tietenkin erilaista kuin etätyöläisenä. Olin vuosi sitten vuoden päivän Sveitsiläis-suomalaisen yrityksen viestintäsuunnittelijana etätyössä kotonani. Kaikki sujui hienosti ja olin hirveän innostunut saadessani hoitaa koko yrityksen sähköisiä toimintoja. Kun kaikki alkoi alun jälkeen rullaamaan loppuvuosi meni melkein itsestään ja työnantaja osasi suhtautua hienosti etätyöhän.

Täysin toisenlainen esimerkki: Tänä vuonna olin erään toisen yrittäjän palveluksessa joka saattoi soittaa su illalla 22:00 ilmoituksesta lehteen joka olisi oltava valmis seuraavana aamuna 10:00 ja kun näitä alkoi tulemaan lähes viikottain, kauhea kiire dedlinen kanssa, tiedot nopeasti jostain, uutta leiskaa ilmoituksiin, niin se ei enää ollut mukavaa. Eli aika paljon riippuu myös työnantaja järjestämiskyvystä.

Outi kirjoitti...

Kuulostaapa omituiselta. Toimeksiantaja siis oletti, ettei työn tekijällä ole omaa elämää ollenkaan ja luultavasti vielä pauhasi vaahto suussa "joustavuudesta". Mukavia tuommoiset tapaukset :/