Hyvä ihminen, korjaa jo se Wordin pitkä tavuviiva

Viime viikolla suivaantuminen yhdyssanavirheisiin (yhdys sana virheisiin, siis) johti mm. siihen, että Jyväskylä on nyt julistettu yhdyssanavirheettömäksi vyöhykkeeksi. Lisäksi kaikkien Facebookin päivien lisäksi on tiedossa kokonainen teemaviikko eli Punakynäviikko. 

Tällainen oikeakielisyysaktivoituminen ilahduttaa minua niin, että sen kunniaksi neuvon, miten päästä eroon rumasta pitkästä tavuviivasta, joka todellisuudessa on ajatusviiva (Alt+0150). Vertaa: Tavuviiva “-” ja ajatusviiva “–”.

Kyse on siis siitä merkistä, joka Wordin oletusasetuksin ilmestyy sananalkuisen yhdysmerkin paikalle kun kirjoitat sanaliittoyhdyssanan, esimerkiksi Word 2010 -tekstinkäsittelyohjelma. Ajatusviiva tässä kohden on typografisesti väärä merkki enkä ole ainoa, joka noituu sen löytymistä Wordin oletusarvona versio toisensa jälkeen.

Kun vääränlainen merkki ilmestyy asiakirjaan, sen pääsee poistamaan merkin alapuolelle ilmestyvän Automaattisen korjauksen asetukset -painikkeen valikkokomennolla Automaattisen muotoilun asetusten hallinta. Tämä avaa automaattisen korjauksen valintaikkunan Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa -välilehden kohdalta ja kun poistat valintamerkin kohdasta Yhdysmerkit (--) viivoilla (–), merkki kirjoitetaan vastedes oikein.

Ja kun et kuitenkaan huomaa käyttää kirjoitustilanteessa em. painiketta, voit mennä nyt heti paikalla Wordin asetuksiin Backstage-näkymän (2007-versiossa Office-valikon) Asetukset-painikkeella (2007-versiossa: Wordin asetukset). Valitse Tarkistustyökalut ja edelleen Automaattisen korjauksen asetukset.

Huomaa, että sama virhe on kaikissa Office-ohjelmissa ja se on korjattava erikseen jokaisessa.

Virhe on harmillinen, mutta onneksi siitä pääsee helposti eroon. Se myös kannattaa korjata, sillä meitä on paljon, joille pitkät tavuviivat yhdyssanavirheistä puhumattakaan viestittävät negatiivisia asioita kirjoittajasta. Lenitasukat liituraitapuvun kanssa tai sukat sandaaleissa ovat pikkujuttu sen rinnalla ettei tunneta typografisia merkkejä.

Entä milloin sitä pitkää tavuviivaa sitten saa käyttää? No ainakin silloin, kun ajatusviiva on todella tarpeen lauseessa ja esimerkiksi silloin kun annetaan lukualueen rajakohdat, vaikkapa 2–8. Lisää esimerkkejä löydät kielioppaista. Merkin voi kirjoittaa yllämainittuna Alt-koodina tai painamalla Ctrl+miinus (numeronäppäimistön “-”). Läppärin käyttäjän kannattaa hyödyntää Wordin Lisää-välilehdellä olevaa Merkki-painiketta, jolloin ei tarvitse temppuilla näppäimistön kanssa.

Ja oikeastaan joku oikeakielisyyden asiaa ajava bloggaava viestintäkouluttaja saisi tarjota kansanvalistusta yhdyssanasäännöistä, kuka ottaisi haasteen vastaan?

Kampanjan logo: Linda Saukko-Rauta.)

Lisäys: Katleenan blogissa on postaus Viisi yleisintä yhdyssanavirhettä. Suosittelen.

Toinen lisäys: Tarkkaavainen lukija lähetti sähköpostia ja muistutti, että tässä esimerkkinä käyttämäni  "Word 2010 -tekstinkäsittelyohjelma" olisi parasta kirjoittaa sitovaa yhdysviivaa käyttäen eli Ctrl+Shift+-. Tällä estetään tavuviivan jääminen yksin eri riville tekstinkäsittely-sanan kanssa. Erittäin hyvä huomautus. Tämä on syytä pitää mielessä vähintään silloin kun tietää asiakirjan lähtevän jonkun muun muokattavaksi ja tulostettavaksi. Helpoimmalla varmasti pääsee kun opettelee käytännön ja noudattaa sitä aina. 

Janne Ansaharju kertoo sisältömarkkinoinnista

Blogivierailut jatkuvat. Tällä viikolla kylässä on Janne Ansaharju, mukava mies Suomen Turuust’, johon olen tutustunut netissä kuten niin moneen muuhunkin hyvään tyyppiin viime vuosina. Pyysin Jannea avaamaan erästä meille yrittäjille tärkeää aihetta:

1) Mitä sisältömarkkinointi on?

Sisältömarkkinointi on kiinnostavan sisällön julkaisemista markkinointitarkoituksessa. Sisällöstä tulee osa markkinointia silloin, kun sisällöntuotanto on suunnitelmallista ja tavoitteellista – puhutaankin sisältöstrategiasta.

Sisältömarkkinointi kattaa osin tai kokonaan perinteisen markkinointiviestinnän arsenaalin: mainonnan, tiedotus- ja suhdetoiminnan, myynninedistämisen ja myyntityön.

Sisältömarkkinoinnista tekee houkuttelevaa sen helppous, edullisuus ja se, ettei sisällön julkaisemisesta määrää “portinvartijat”, kuten perinteisessä mainonnassa tai tiedottamisessa. Sisältömarkkinoinnissa tuottaja on itse myös julkaisija.

Tyypillisin sisältömarkkinoinnin tapa ja väline on blogi. Sisältömarkkinoinnin keinoja ei kuitenkaan kannata rajoittaa yhteen kanavaan. Selvästi yleistyviä sisällön muotoja ovat videot ja audiojulkaisut (podcast).

Pohdi itsellesi luontaisia tapoja tuottaa sisältöä. Jos tekstiä ei juuri synny, videoblogi voi olla hyvä vaihtoehto. Kannattaa myös hyödyntää ne lähteet, joista sisältöä tulee firmassa jo muutenkin. Kouluttaja julkaisee esitysdiansa ja luentomateriaalinsa, ravintoloitsija vinkkaa ruokareseptejä, kampaaja ottaa kuvia asiakkaittensa kampauksista, jne.

Samaa tai samankaltaista sisältö voi myös kierrättää mediasta toiseen, kunhan sen tekee harkiten ja käyttäjän ehdoilla. Kaikki sisältö ei sovi sellaisenaan joka paikkaan.

2) Miksi yrittäjän kannattaa tuottaa sisältöä nettiin, mitä hän sillä saavuttaa?

Yhä useammin ostaja aloittaa kauppamatkansa netistä. Runsas sisältö nousee suureen arvoon, koska hakukoneet suosivat sivustoja, joissa on paljon sisältöä ja joihin johtaa paljon linkkejä muilta sivustoilta.

Sisällöntuottaja löydetään helpommin kuin kilpailija, joka ei juuri kotisivuaan päivitä.

Toinen merkittävä sisältömarkkinoinnin etu on se, että hyödylliseksi koettua sisältöä jaetaan eteenpäin. Käyttäjät toimivat markkinoinnin apuna. Juuri tästä syystä monilla blogipohjaisilla kotisivuilla Googlen lisäksi merkittävä liikenteen lähde onkin Facebook ja muut sosiaalisen median palvelut.

Sisältömarkkinoinnissa on myös hankalammin mitattavia, mutta ei vähäpätöisiä hyötyjä. Säännöllinen sisällöntuotanto antaa kuvan luotettavasta ja osaavasta ammattilaisesta. Useimmiten arvostus nousee ensin kollegojen keskuudessa, mikä ei suinkaan ole huono asia. Siinä tulee samalla paalutettua omaa markkina-asemaa kilpailijoihin nähden.

3) Mitä mieltä on sisällön tuottamisessa koska netissä julkaistaan jo muutenkin niin paljon tietoa?

Vaikka netti on tietoa pullollaan, se ei ole välttämättä kovin korkealaatuista. Silloin on mahdollisuus “lyödä” kilpailijat korkeatasoisella sisällöllä.

Varsinkin suomenkielisessä netissä on vielä paljon toimialoja, joissa sisältömarkkinointia ei ole hyödynnetty ollenkaan. Tällaisessa tilanteessa yrittäjän ei kannata epäröidä hetkeäkään. Alan ensimmäisellä bloggaajalla on luonnollisesti parhaat apajat.

Joillain aloilla kilpailu on todella kovaa ja sisällön tasokin keskitasoa parempaa. Silloin ei auta muu kuin etsiä oma ehkä hyvinkin kapea markkinarako. Uskon, että jokaiselle sellainen löytyy. Rakoa ei kannata jäädä odottelemaan, vaan sen voi löytää jopa sattumalta, kun kokeilee erilaisia sisältöjä ja julkaisukanavia.

Suomenkielisellä alueella sisällöntuottajat ovat pääsääntöisesti melko laiskoja. Lupaavan alun jälkeen homma hiipuu pikku hiljaa. Ahkera ja suunnitelmallinen julkaisija lyö läpi viimeistään siinä vaiheessa, kun kilpailijan kunto pettää. Sisältömarkkinointi on kestävyyslaji.

4) Mistä löytää aika sisällöntuottamiselle?

Yrittäjällä ei koskaan ole tarpeeksi aikaa. Se johtuu oman kokemukseni mukaan siitä, että tulee keskityttyä vääriin asioihin. Siihen auttaa vain suunnitelmallisuus ja priorisointi.

Yhtä totta kuin ajan puute on se, että mieluisiin asioihin kyllä liikenee aikaa. Yrityksessä tällaisen asian luulisi olevan markkinointi. Ilman onnistunutta markkinointia on mahdotonta päästä nauttimaan edes kohtuullisesta taloudellisesta tuloksesta –saati runsaammasta menestyksestä.

Kun sisällöntuotannosta tekee markkinointistrategian, sille varataan resursseja. Sisältömarkkinoinnissa ei välttämättä tarvita muita resursseja kuin aikaa. On vain otettava kalenteri käteen ja järjestettävä sitä.

5) Millä säilyttää motivaatio silloinkin kun liikenne jumittaa samoissa lukemissa?

Sisältöstrategiaan on syytä kirjata selkeät ja realistiset tavoitteet. Tavoitteiden toteutuessa on helppo huomata sisällöntuottamisen olleen tuloksellista. Onnistumiset motivoivat jatkamaan ja jaksamaan. Ja sellaista ei kannata kauan jatkaa, mistä ei ole hyötyä.

Tavoitteita ei pidä asettaa liian korkeiksi ja niitä on hyvä tarkistaa välillä. Minusta ainakin osan tavoitteista on liityttävä taloudelliseen tulokseen. Sillä pelkillä kävijämäärillä ja tykkääjillä ei kassavirtaa synny. On paljon oleellisempaa saada yksi asiakas kuin 1000 tykkääjää tai blogin lukijaa. Toki tykkääjät ja lukijamäärät kannattaa kirjata välitavoitteiksi, jotka myöhemmin tuottavat taloudellista tulosta. Määrä ei korvaa laatua sisältömarkkinoinnissakaan.

Kiitos Jannelle haastattelusta. Lisää Jannen tekstiä löydät osoitteesta www.sisältömarkkinointi.fi.

Vieraita: Johanna Janhonen kertoo mikä on wiki

Verkostossani eräs omaa osaamistani täydentävä hyvä tyyppi on Janhosen Johanna, jolta pyysin blogihaastattelua aiheesta wiki. Wikihän on mainio työkalu, joka voi auttaa esimerkiksi sähköpostikaaoksen siivoamisessa. Se miten Johannasta on tullut wikiasiantuntija kerrotaan hänen oman yrityksensä sivulla ja seuraavassa Johanna avaa wikin olemusta neljän esittämäni kysymyksen kautta:

1. Mikä wiki on ja mistä sellaisen saa esimerkiksi yrityksen käyttöön? Mistä pienen yrityksen kannattaa ottaa wiki, entä mistä suuren?

Lunttasin Wikipediasta, maailman tunnetuimmasta wikistä, miten se määrittelee wikin http://fi.wikipedia.org/wiki/Wiki :

Wiki on verkkosivusto, jonka sisältöä käyttäjät voivat itse muokata haluamallaan tavalla, usein ilman sivustolle kirjautumista. Vuorovaikutteisuus ja muutosten tekemisen yksinkertaisuus tekevät wikistä tehokkaan yhteisöllisen kirjoittamisen työkalun. Termillä wiki voidaan myös viitata yhteistyöohjelmistoihin, jotka helpottavat wiki-verkkosivustojen käyttöä.

Yksinkertaistaen: lukijat pääsevät muokkaamaan wikejä oman nettiselaimensa kautta. Wikit ovat sukua blogeille, joissa lukijat eivät voi muokata varsinaisia blogitekstejä, mutta voivat jättää niiden alle omat kommenttinsa. Wikeissä taas kaikki saavat yleensä muokata kaikkea otsikosta lähtien.
Wikialustoja on olemassa kaiketi satoja, itse olen käyttänyt alle kymmentä eri alustaa. Wikejä voi perustaa pilveen tai asentaa wikiohjelmiston omalle palvelimelle, osa palveluista on ilmaisia. Se, mikä alusta valitaan ei riipu yrityksen koosta, vaan siitä, ketkä sitä käyttävät ja missä tarkoituksessa ja siitä, miten paljon ajatellaan loppukäyttäjien etua mm. sisäänkirjautumisen helppoudessa ja käytettävyydessä.

2. Mihin wiki on tarkoitettu?

Yleinen harhaluulo on, että wikit ovat tietosanakirjoja, mikä tietysti johtuu Wikipedian tunnettuudesta. Wikejä voidaan käyttää vaikka mihin, ohjeiden kirjoittamisesta projektiraportointiin, asiakaspalvelusta tietopankkiin ja niin edelleen. Wikejä käytetään myös sosiaalisen intranetin alustana, jolloin kaikilla työntekijöillä on mahdollisuus muokata sisäisiä materiaaleja. Työntekijät löytävät ihannetapauksessa tarvitut tiedot nopeasti ja organisaatio saa kerättyä talteen hiljaista tietoa.

3. Mitä taitoja wikin käyttäminen vaatii?

Wikin käyttöönotto onnistuu keskimääräistä näppärämmältä tietokoneenkäyttäjältä (tätinörtiltä), mutta wikin muokkaamisen pitäisi onnistua kaikilta. Uuden työvälineen sisäänajossa suosittelen toki koulutusta, jossa kerrotaan paitsi wikialustan mahdollisuuksista myös siitä, mihin sitä organisaatiossa käytetään (ja mikä taas jää sen ulkopuolelle). Käyttötavat kannattaa sopia heti alkuun, esim. miten sivut ja sivukategoriat nimetään, ketkä ovat wikin pääkäyttäjiä ja mitä heidän tehtäviinsä kuuluu. Wiki ei itsessään ole mikään ihmeidentekijä, joka ratkaisee organisaation kommunikointiongelmat, tarvitaan prosessi ja säännöt, johto pitää sitouttaa ja käyttäjät motivoida. Toisin sanoen wikin teknisen käytön oppii paljon nopeammin kuin avoimen wikikulttuurin.

4. Olen itse tuonut esille wikiä pikaviestimen ohella eräänä keinona vähentää sähköpostikuormaa. Olenko tässä oikeassa?

Sinä olet useimmiten oikeassa ja niin tässäkin tapauksessa :). Wikeillä (ja blogeilla) voidaan esim. vähentää sähköpostien riesana kulkevia liitteitä. Bloggasit keväällä http://www.outilammi.com/2011/05/hus-tyotapoja-paivittamaan.html ohjeiden kirjoittamisesta wikiin, mikä onkin oikein hyvä idea. Ohjeet tuppaavat vanhenemaan, mutta jos ohjeiden lukijat päivittävät ohjeita samalla kun niitä itse tarvitsevat (tai jos eivät osaa sitä tehdä, he voivat lisätä wikin keskusteluosioon päivityspyynnön), ei isoja ohjepäivityksiä enää tarvita.

Kiva kun pyysit minua blogiisi kylään. :) Lisälukemista wikeistä kiinnostuneille löytyy kotisivultani: http://piilotettuaarre.fi/?page_id=585.

Kiitos Johannalle hyvistä ja havainnollisista vastauksista!

Tuottavuustyökaluista

Edellisessä postauksessa käsittelin tuottavuutta, ja siihenhän päästään tietysti tuottavuustyökaluja käyttämällä. Vaan mitenkähän on?

Tuottavuustyökaluista saatava hyöty perustuu kahteen asiaan:

• mitä itse työkalu on suunniteltu tekemään
• miten systemaattisesti työkalua käytetään.

Jälkimmäisestä seuraa se, että tavallinen ruutulehtiö ja kynä voi olla osaavissa käsissä erinomainen työväline. Tuottavuutta ei saavuteta sillä, että käydään lataamassa älypuhelimeen, selaimeen tai iPadiin joukko sovelluksia. Tässäkin pätee vähemmän on enemmän -sääntö. On parempi opetella kunnolla joku tietty työväline ja pysyä siinä. Jos on systemaattinen ja toimivaksi koettu tapa käyttää OneNotea, ei välttämättä tarvita Evernotea, ja päinvastoin.

Kaikenlaiset kalkattimet, piipittäjät ja töräyttelijät, joita on tarjolla tuottavuusnimikkeen alla eivät välttämättä edes ansaitse tuottavuustyökalun nimeä, koska ne toimivat aivan päinvastaisesti kuin nimitys antaisi ymmärtää. Esimerkiksi Chrome-selaimen laajennusten Tuottavuus-osiosta kannattaa ohittaa lisäosat, jotka hälyttävät uudesta sähköpostiviestistä tai yhteisöpalveluiden tapahtumista. Toki joidenkin työtehtäviin kuuluu Twitterin tai vastaavan palvelun monitorointi, jolloin hän tietysti toimii sillä tavalla kuin on tarpeellista, mutta jos päätyönä on esimerkiksi tilinpäätösraportin kirjoittaminen, tieto uusista Facebook-tilapäivityksistä on sivuseikka. 

Tuottavuuden kannalta selaimen nurkassa piipittävät ja vilkkuvat kuvakkeet ovat suorastaan tuhoisia, sillä jokainen keskeytys vaatii veronsa. Aina kun huomio kiinnittyy uuteen asiaan, palaaminen käsillä olleeseen vanhaan tehtävään vaatii jonkin verran ponnistelua. Emme suinkaan vaihda huomion kohdetta kuin veitsellä leikaten. Kun kuuluu seuraava piippaus, jonka lähde “pitää” mennä tarkistamaan, palautuminen alkuperäisen tehtävään on taas aavistuksen verran vaikeampaa. Tavallisessa toimistotyössä ihminen saatetaan keskeyttää parisenkymmentä kertaa tunnissa ja tämän seurauksena tuottava ajattelu on vain murto-osa siitä, mikä olisi mahdollista. Jos suinkin voit, kokeile vaikka huomenna tehdä pari tuntia töitä niin, että sähköposti ja sosiaalisen median palvelut ovat kiinni. Ennustan, että hämmästyt. Tarpeettomien hälytysten poiskytkeminen karsii ihmisen ulkopuolelta tulevien keskeytysten määrää ja tähän kannattaa pyrkiä mahdollisuuksien mukaan. Meille jää vielä riesaksi oma vaelteleva mielemme, jonka tuottamissa sisäsyntyisissä keskeytyksissä on ihan riittävästi tekemistä. (Lähde: David Rock, Your Brain at Work; Saying no to distractions.)

Oletko muuten huomannut, että esimerkiksi App Storessa tuottavuusnimikkeen (Productivity) alla on mm. tekstinkäsittelyohjelma ja esitysgrafiikkaohjelma. Tuntuuko oudolta? Ei ainakaan pitäisi. Minusta olisi vielä oudompaa ajatella, ettei esitysgrafiikka-, taulukkolaskenta- tai tekstinkäsittelyohjelmalla olisi mitään tekemistä tuottavuuden kanssa. Jos omaan työhön kuuluu esitysaineiston tekeminen, taulukoiden laatiminen tai vaikkapa dokumenttien kirjoittaminen, niin silloin tähän työhön tarvittavat ohjelmat ovat tuottavuustyökaluja. Ja niiden osaamisen on hyvä olla sillä tasolla, että työ ei ole tuottavuudelle vastakkaista turaamista.

Tuottavuudesta

Tuottavuuden käsitteellä on useita määritelmiä, joiden sisältö riippuu pitkälti määrittelijästä. Uusi suomen kielen sanakirja sanoo aiheesta seuraavasti:

Tuoton, tuotoksen suhde tuotantopääomaan tai työvoimaan, tuotos panosyksikköä kohden, kannattavuus.

Tämä puiseva määritelmä on hyvä lähtökohta. Kaikessa kuivakkuudessaan se ei viittaa siihen suuntaan, että ollakseen tuottava ihmisen pitäisi paahtaa jatkuvasti samalla teholla ja mielellään vielä vauhtia parantaen sekä olla luova ja oppia uutta koko ajan. Jos on vähänkään perillä ihmisaivojen toiminnasta, tietää, että ajatus tauottomasta tasavauhtisesta pakertamisesta on järjetön.

Tuottavuusguru David Allen sanoo näin: “Mieti edellistä kertaa, jolloin tunsit itsesi todella tuottavaksi. Sinulla oli tuolloin todennäköisesti tunne, että asiat olivat hallinnassasi. Et ollut stressaantunut, keskityit täysin tekemääsi, aika tuntui menettävän merkityksensä.” Tämähän kuulostaa samalta kuin Mihály Csíkszentmihályin flow.

Allen kirjoittaa myös siitä, miten meidän pitäisi kehittää erityinen toimintatapa, jonka mukaan elämme ja teemme töitä tällä uudella vuosituhannella. Mikähän se tällainen toimintapa sitten olisi? Lauri Järvilehto on käyttänyt laajennetun mielen käsitettä (Chalmers ja Clark, extended mind) kuvaamaan sitä, miten meidän tulisi jo hylätä käsitys ajattelusta pelkästään ihmisen oman pään sisäisenä toimintana. Meitä pommitetaan jatkuvasti tiedolla, sekä tarpeellisella että tarpeettomalla, lisäksi meidän on myös hallittava entistä enemmän yhä nopeammin muuttuvia tietokokonaisuuksia. On mahdoton ajatus, että se onnistuisi pelkästään oman pään avulla. Miten se onnistuisi nyt jos jo esivanhempamme katsoivat parhaaksi ottaa käyttöön muistiinpanovälineitä mielen taakkaa kantamaan. Meillä informaatiotulvien patoamiseen on käytössä nykyteknologia, jonka avulla ajattelukapasiteettia on mahdollista laajentaa tavalla, jota edes kaikkien vanhemmat eivät osaa kuvitella. Ulkoinen apumuisti kulkee näppärästi haltijansa mukana pilvipalveluihin kytketyissä mobiililaitteissa. Lisäksi apumuistin tai osia siitä voi antaa toisten käyttöön ja on mahdollista saada käyttöönsä ulkoisen muistin sisältöä toisilta.

Nyt kuulen sieluni korvin huokailuja “nörteistä” (nörttitädeistä!) ja “tylsästä tekniikasta”, johon asiantuntijoiden ei kannata kallista työaikaansa tuhlata. Olen eri mieltä. Teknisten muistiinpano- ja tuottavuusvälineiden tarkoituksenmukainen hallinta on asiantuntijatyön nykypäivää. Hämmästyttävän usein IT-työvälineistä puhutaan edelleen kuin jonakin ajattelusta ja luovuudesta erillisenä, vaikka juuri digitaaliset työvälineet mahdollistavat nykyistä paljon suurempien tietokokonaisuuksien saatavuuden ajattelun ja päätöksenteon tueksi. Tietotekniikka nähdään hyvälle elämälle ja inhimillisyydelle vastakkaisena, vaikka se juuri päinvastoin voisi vapauttaa meidät esimerkiksi huolehtimaan itsestämme paremmin ja viettämään enemmän aikaa läheisten ihmisten kanssa. Koiraihmisenä on pakko vielä lisätä tähän: läheisten elollisten olioiden kanssa. 

Kuva: herrberg@stock.xchng

David Allen: “Asioita ei voi hallita rentoutuneesti, mikäli niitä hautoo mielessään.” Allenin mukaan mieli vapautetaan murehtimasta keskeneräisiä tehtäviä ja niiden yksityiskohtia käsillä olevien objektiivisten apuvälineiden avulla. Tällaiset välineet ovat jo useimmilla käytössä ja elleivät käsillä olevat miellytä, lisää saa myös netistä maksutta ja maksamalla. Näiden välineiden nimiä ovat Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Onenote, Evernote, Googlen kalenteri, Remeber the Milk, Doodle, ToodleDo, Yammer, jne. On jo korkea aika siirtää osaaminen seuraavalle tasolle ja ottaa digitaaliset työvälineet todelliseen hyötykäyttöön.

(Allenin lainaukset teoksesta Kerralla valmista, Bazar 2008.)

Sähköposti on korvattavissa, mutta viestivirrasta et pääse

Amerikkalaiset ovat Tietoviikon verkkolehden artikkelin mukaan hurahtaneet verkon yhteisöpalveluja muistuttaviin työvälineisiin. Me suomalaiset olemme hyvää vauhtia menossa tämän kehityksen perässä ja se ei ole mikään huono uutinen edellyttäen, että siirtyminen uusiin palveluihin tehdään harkitusti.

Tarve löytää vaihtoehtoja sähköpostille on ollut tunnustettu tosiasia pitkään. Keskustelua hieman hämärtää se, että sähköpostin turmiollisesta vaikutuksesta Suomen kansaan vänisevät myös kaikenlaiset laitostuneet diletantit, jotka puuhastelevat omassa umpiossaan muiden samanlaisten kanssa ilman pienintäkään kosketusta käytännön arkeen. Suuntaa näyttäväksi visiönääriksi kelpuutan sähköpostin käyttöä kyseenalaistavan puhujan/kirjoittajan vasta kun hänellä on esittää käytännöllisiä ideoita tai hän edes pohtii sitä, miten sähköpostin korvaaminen hoidettaisiin, sillä viestivirta ei tule katoamaan mihinkään. Kyse on viestivirran ohjaamisesta toisin ja ellei tätä tiedosteta, aiheutetaan vain kaaos jossakin muualla. Mm. Helene Auramo toteaa osuvasti Onko työpaikkaa ilman sähköpostia -artikkelissaan: “Sähköpostien --- muoto vain muuttuu, kun ne siirtyvät toiseen kanavaan.”

On paljon asioita, jotka pitää ottaa huomioon kun ryhdytään toteuttamaan vastaavanlaista projektia kuin esimerkiksi Atos, joka on päättänyt luopua yhtiön sisällä lähetettävistä sähköposteista 3 vuoden sisällä. Sisäisestä viestiliikenteestä onkin helppo aloittaa turhan karsiminen, siitä suuri osa on hoidettavissa muilla, paljon järkevämmillä tavoilla. Jostakin syystä muuten Atos-uutisesta riemastuneet tuntuvat unohtavan, että artikkelissa mainitaan “yhtiön sisällä”, lisäksi myös todetaan, että “...johto hyväksyi sen, että maileista ei voi kokonaan luopua”.  
 
Silloin kun sähköposti tai osa siitä korvataan toisella järjestelmällä, on oltava mietittynä mm. se, että miten huolehditaan sellaisen tallentamisesta, joka on eri syistä säilytettävä - tätä on ja tulee  olemaan niin yritysten sisäisessä viestinvaihdossa kuin yritysten ja asiakkaiden välillä. Yhdessä muokattavat asiakirjat voi tallentaa wikiin, SharePointiin tms., mutta liitteitä sisältävistä viesteistä ei päästä aikoihin eroon ainakaan yritysten välisessä viestinvaihdossa. Tästä seuraa toinen kysymys: Tukeeko käyttöönotettu järjestelmä myös tallennetun nopeaa löytämistä. Esimerkiksi itse olen päätynyt käyttämään Facebook-viestitoimintoa satunnaisesti myös yritystoimintaani liittyvässä ajatustenvaihdossa, vaikkakaan en mitään tarjous- yms. tietoja kyseisen katiskan välityksellä ikinä lähettäisi. Olen useammin kuin kerran harmitellut sitä, miten hitaasti vanhan viestin saa esille - paljonhan on sellaista asioista sopimista, jota hiotaan useassa viestissä ja joskus on tarkistettava, että mitenkäs nämä jutut oikein menivätkään. Outlookin nykyisillä hakutoiminnoilla löydän minkä tahansa viestin n. 10 sekunnissa jos vain on pienikin muistikuva aiheesta tai että keneltä se aikanaan tuli. Samaa ei voi sanoa Facebookin viestitoiminnosta, joka on loppujen lopuksi vain selainpohjainen sähköposti ja erittäin alkeellinen sellainen. Jos olisin suurempi yritys ja ottaisin käyttöön jonkin Facebookin kaltaisen välineen, yksi keskeinen valintakriteeri olisi kunnollinen hakutoiminto ja tietenkin mahdollisuus varmuuskopioida sellainen sisältö, johon pitää pystyä viittaamaan myöhemmin.

Toisinaan hätäinen into korvata sähköposti muulla – ja valitettavan usein paljon kömpelömmällä ja tietoturvaltaan heikommalla välineellä – antaa vaikutelman että halutaan vain vaikuttaa edistyksellisiltä. Minulle tulee tästä mieleen joogafilosofiasta tutuksi tullut ajatus muotoon takertumisesta...

Lisälukemiseksi myös linkkejä postauksiin, joissa asiaa sähköpostin käytöstä ja myös tilanteista, joissa sitä EI pitäisi käyttää:  

Perttu Tolvasen blogista Sähköpostivinkit: Guy Kawasakin top-5 vinkit sähköpostin lähettämiseen ja Mihin sähköpostia EI pidä käyttää.
Kimmo Rousku: Kahdeksan vinkkiä esimiehille ja alaisille.
Omat postaukseni Hus, työtapoja päivittämään ja Koulutuksella vapaaksi sähköpostin orjuudesta.

Osaaminen on ajan- ja tehtävienhallintaa

Olen syksyn aikana joutunut hoitamaan sellaisia asioita, joihin liittyen on tarvinnut allekirjoittaa ihan oikea tulostettu paperinen asiakirja kynällä. Tämän vuoksi olen saanut myös luettavakseni sähköpostin liitteenä Wordilla tehtyjä dokumenttiluonnoksia. Niiden kirjoittaja on ollut hyvinkoulutettu asiantuntija, mutta niinpähän taas kaikesta tieto- ja osaamisyhteiskuntahehkutuksesta huolimatta jouduin toteamaan, että tekstiä oli tasattu välilyöntinäppäimellä eikä se Enterin toimintakaan tainnut olla ihan sisäistettynä.

Maailman isojen ongelmien edessä on tietysti samantekevää millä tekstinsä tasaa enkä ole niin epätoivoinen, että yrittäisin tässä haalia kalenteriini A-tai @-korttitason Word-koulutuksia. Muut tahot hoitavat alkeiskurssit paljon kärsivällisemmin kuin minä, mieluummin teen Officesta asiakaskohtaisia räätälöintejä. Tunnen myös monta ihmistä, jotka sanoisivat tässä kohden, että "hei, sehän on vain Word". Jos Word on kuitenkin pääasiallinen työkalu, se ei ole mikään "vain" ja perusasioiden osaaminen säästäisi aikaa ja vaivaa. Pystyn kuvittelemaan lukemattomia tilanteita, joissa väärä tasaustapa sekä rivien ja kappaleiden sekoittaminen toisiinsa kertautuvat ja pakottavat tekemään lisää asioita väärin, jolloin ongelmat kasautuvat lisää.

Tulee myös mieleen, että jos tekstinkäsittelyohjelmaa käyttää vaikeimman kautta niin missä muussa haaskataan aikaa? Pystytäänkö esimerkiksi yrityksessä kerran kirjoitettuja dokumentteja hyödyntämään myöhemmin ja miten helposti tämä onnistuu. Löytyvätkö tarvittavat tiedostot vaivattomasti? Entä onko Excel yhtään tehokkaammassa käytössä kuin viiden euron nelilaskin? Käytetäänkö Outlookia edelleen kuin vanhaa Eudora-sähköpostia (ja Eudora-valtakauden työtavoilla)? Tuleeko kiire sen vuoksi, että käytössä olevan PowerPoint-pohjan käyttö vaatii kummallista temppuilua leikepöydän kanssa? Jos kaikki tämä on työpaikalla arkea, tilanne on kotitöihin rinnastettuna sama kuin jos ryhtyisi kuuraamaan olohuoneen lattiaa hammasharjalla. Olemme varmasti yhtä mieltä siitä, että se nyt ainakin on päätöntä hommaa.