maanantai 14. marraskuuta 2011

Vieraita: Johanna Janhonen kertoo mikä on wiki


Verkostossani eräs omaa osaamistani täydentävä hyvä tyyppi on Janhosen Johanna, jolta pyysin blogihaastattelua aiheesta wiki. Wikihän on mainio työkalu, joka voi auttaa esimerkiksi sähköpostikaaoksen siivoamisessa. Se miten Johannasta on tullut wikiasiantuntija kerrotaan hänen oman yrityksensä sivulla ja seuraavassa Johanna avaa wikin olemusta neljän esittämäni kysymyksen kautta:

1. Mikä wiki on ja mistä sellaisen saa esimerkiksi yrityksen käyttöön? Mistä pienen yrityksen kannattaa ottaa wiki, entä mistä suuren?

Lunttasin Wikipediasta, maailman tunnetuimmasta wikistä, miten se määrittelee wikin http://fi.wikipedia.org/wiki/Wiki :
Wiki on verkkosivusto, jonka sisältöä käyttäjät voivat itse muokata haluamallaan tavalla, usein ilman sivustolle kirjautumista. Vuorovaikutteisuus ja muutosten tekemisen yksinkertaisuus tekevät wikistä tehokkaan yhteisöllisen kirjoittamisen työkalun. Termillä wiki voidaan myös viitata yhteistyöohjelmistoihin, jotka helpottavat wiki-verkkosivustojen käyttöä.
Yksinkertaistaen: lukijat pääsevät muokkaamaan wikejä oman nettiselaimensa kautta. Wikit ovat sukua blogeille, joissa lukijat eivät voi muokata varsinaisia blogitekstejä, mutta voivat jättää niiden alle omat kommenttinsa. Wikeissä taas kaikki saavat yleensä muokata kaikkea otsikosta lähtien.
Wikialustoja on olemassa kaiketi satoja, itse olen käyttänyt alle kymmentä eri alustaa. Wikejä voi perustaa pilveen tai asentaa wikiohjelmiston omalle palvelimelle, osa palveluista on ilmaisia. Se, mikä alusta valitaan ei riipu yrityksen koosta, vaan siitä, ketkä sitä käyttävät ja missä tarkoituksessa ja siitä, miten paljon ajatellaan loppukäyttäjien etua mm. sisäänkirjautumisen helppoudessa ja käytettävyydessä.

2. Mihin wiki on tarkoitettu?

Yleinen harhaluulo on, että wikit ovat tietosanakirjoja, mikä tietysti johtuu Wikipedian tunnettuudesta. Wikejä voidaan käyttää vaikka mihin, ohjeiden kirjoittamisesta projektiraportointiin, asiakaspalvelusta tietopankkiin ja niin edelleen. Wikejä käytetään myös sosiaalisen intranetin alustana, jolloin kaikilla työntekijöillä on mahdollisuus muokata sisäisiä materiaaleja. Työntekijät löytävät ihannetapauksessa tarvitut tiedot nopeasti ja organisaatio saa kerättyä talteen hiljaista tietoa.

3. Mitä taitoja wikin käyttäminen vaatii?

Wikin käyttöönotto onnistuu keskimääräistä näppärämmältä tietokoneenkäyttäjältä (tätinörtiltä), mutta wikin muokkaamisen pitäisi onnistua kaikilta. Uuden työvälineen sisäänajossa suosittelen toki koulutusta, jossa kerrotaan paitsi wikialustan mahdollisuuksista myös siitä, mihin sitä organisaatiossa käytetään (ja mikä taas jää sen ulkopuolelle). Käyttötavat kannattaa sopia heti alkuun, esim. miten sivut ja sivukategoriat nimetään, ketkä ovat wikin pääkäyttäjiä ja mitä heidän tehtäviinsä kuuluu. Wiki ei itsessään ole mikään ihmeidentekijä, joka ratkaisee organisaation kommunikointiongelmat, tarvitaan prosessi ja säännöt, johto pitää sitouttaa ja käyttäjät motivoida. Toisin sanoen wikin teknisen käytön oppii paljon nopeammin kuin avoimen wikikulttuurin.

4. Olen itse tuonut esille wikiä pikaviestimen ohella eräänä keinona vähentää sähköpostikuormaa. Olenko tässä oikeassa?

Sinä olet useimmiten oikeassa ja niin tässäkin tapauksessa :). Wikeillä (ja blogeilla) voidaan esim. vähentää sähköpostien riesana kulkevia liitteitä. Bloggasit keväällä http://www.outilammi.com/2011/05/hus-tyotapoja-paivittamaan.html ohjeiden kirjoittamisesta wikiin, mikä onkin oikein hyvä idea. Ohjeet tuppaavat vanhenemaan, mutta jos ohjeiden lukijat päivittävät ohjeita samalla kun niitä itse tarvitsevat (tai jos eivät osaa sitä tehdä, he voivat lisätä wikin keskusteluosioon päivityspyynnön), ei isoja ohjepäivityksiä enää tarvita.

Kiva kun pyysit minua blogiisi kylään. :) Lisälukemista wikeistä kiinnostuneille löytyy kotisivultani: http://piilotettuaarre.fi/?page_id=585.

Kiitos Johannalle hyvistä ja havainnollisista vastauksista!

Ei kommentteja: