perjantai 4. heinäkuuta 2008

Automaattinen teksti Word 2007:ssä

Asiakas huokaisi, että kyllähän se uusi Office on ihan kiva, mutta kun vanhoja käteviä toimintoja on hävinnyt. Keskustelun edetessä ilmeni, että mm. Wordin automaattista tekstiä oli kaipailtu.

Eihän se automaattinen teksti ole hävinnyt mihinkään, mutta kaikesta päätellen se on melko hankala löytää. Kyseinen asiakas ei nimittäin ollut ensimmäinen, jolta automaattinen teksti oli kadoksissa. Edelleen on kuitenkin mahdollista tallentaa asiakirjoissa tarvittavia vakiofraaseja, toimituslausekkeita – mitä kaikkea sitä nyt tarvitaankaan – ja käyttää automaattisena tekstinä ihan entiseen malliin. Tai jos saa hieman saivarrella, tallennettuja fraaseja käytetään samaan tapaan kuin automaattisia tekstejä ennen, nyt automaattinen teksti on yksi asiakirjan rakenneosista.

Ja näin homma menee:
Valitse tekstialue, josta haluat tehdä automaattisen tekstin sisällön ja siirry Lisää-välilehdelle (Insert). Valitse Pikaosat/Tallenna valinta pikaosavalikoimaan (Quick Parts/Save Selection to Quick Part Gallery). Kirjoita automaattisen tekstin nimi sille varattuun ruutuun, mutta ÄLÄ käytä välilyöntiä nimessä. Vaihda Valikoima-kohtaan (Gallery) Automaattinen teksti (AutoText).
Asetukset-kohdasta valitaan automaattisen tekstin lisäystapa. Vain sisältönä lisättävä automaattinen teksti ilmestyy tekstikohdistimen kohdalle. Omana kappaleenaan tai sivunaan lisättävä automaattinen teksti aloittaisi vastaavasti uuden kappaleen tai sivun.

Sitten kun tulee aika kokeilla automaattista tekstiä, toimi niin kuin Wordin aikaisemmissa versioissa: Kirjoita automaattisen tekstin nimi ja paina Enter. Word saattaa myös näyttää automaattisen tekstin nimen vihjetekstinä, mikäli nimen alusta syötetyt ensimmäiset kirjaimet riittävät sen yksiselitteiseen tunnistamiseen. Tällöin voit hyväksyä nimiehdotuksen painamalla F3.

Erityisen tärkeää on tallentaa automaattinen teksti Building Blocks -rakenneosavalikoimaan. Tähän liittyvä kysymys esitetään kun suljet Wordin seuraavan kerran automaattisen tekstin lisäämisen jälkeen. Vastaa siis Kyllä valintaikkunan esittämään kysymykseen.

3 kommenttia:

ghi-349 kirjoitti...

Kiitos! Haeskelinkin tätä toimintoa Word 2007:sta :)

Anonyymi kirjoitti...

Hei
saan tehtyä noita pikaosia, mutta en saa liitettyä niitä tekstiin kirjoittamalla osan nimen ja painamalla enter... vaikka tein juuri ohjeesi mukaan tallentaessani. Missähän voisi olla vika? Mutta kiitos Facebookin vinkeistä :) Ostin kirjasi Excel 2010 ja takasivulla oli fb-osoite... t. Sirkka

Outi kirjoitti...

Hei, kyllä se noin pitäisi mennä. Siinä todennäköisesti jopa näkyy sellaisessa vaaleassa kohdeohjelaatikossa tuon pikaosan nimi kun on riittävän monta merkkiä nimestä kirjoittanut. Tarkista vaikka näkyykö lisäämäsi pikaosa Automaattinen teksti -luettelossa (sen löytää Pikaosat-painikkeen takaa). Vaihdoithan varmasti valikoiman nimeksi Automaattinen teksti? Se helposti jää.