tiistai 19. lokakuuta 2010

Excel 2010 -version ehdollinen muotoilu ulottuu taulukosta toiseen

Excel 2007 -versioon uudistettu ehdollinen muotoilu on mainio työkalu, joka sopii avuksi mm. silloin kun suurista aineistoista halutaan etsiä säännönmukaisuuksia ja trendejä. Versio 2010 toi tullessaan ilahduttavan pienen parannuksen, nimittäin toiminnon avulla voidaan nyt vertailla eri taulukkovälilehdillä olevia aineistoja. Aikaisemmassa versiossa yritys käyttää eri välilehdillä olevia aineistoja katkeaa virheilmoitukseen.

Otetaan esimerkiksi kaksi samassa työkirjassa olevaa taulukkoa, joissa on tiedot eri paikkakunnilla sijaitsevien liikkeiden myynneistä. Oletetaan, että käytät kuvan mukaisia esimerkkitaulukoita ja haluat korostaa tuotteet, joita Liike 1 saa kaupaksi enemmän kuin Liike 2:

Valitse alue B2:B6 Liike 1 -välilehdeltä.

Valitse Aloitus-välilehdeltä Ehdollinen muotoilu/Solujen korostussäännöt/Suurempi kuin.

Napsauta viittauskuvaketta (ympyröity valintaikkunan kuvaan) ja valitse Liike 2 -välilehti.

Napsauta solua B2 ja muuta valintaikkunaan ilmestyvä suora soluviittaus $B2$2 sekaviittaukseksi muotoa $B2, jolloin kaavassa oleva viittaus rivinumeroon saa vapaasti muuttua vastaamaan Liike 1 -taulukkovälilehdellä olevaa valintaa.

Napsauta uudestaan viittauskuvaketta, valitse haluamasi väritys ja lopeta toiminto OK-painiketta napsauttamalla. Esimerkkiaineistolla korostetaan solut B3 ja B5.

Jos haluat korostaa tuotteet, joita toinen liike on myynyt enemmän, toista sama, mutta toisin päin.

Microsoft Office 2010 -päivityksen on sanottu sisältäneen kevyitä muutoksia Wordin ja Excelin osalta, mutta pieniä parannuksiakaan ei pidä väheksyä. Esimerkiksi juuri tämä mahdollisuus vertailla eri välilehtien aineistoa tekee ehdollisesta muotoilusta entistä tehokkaamman analysoinnin apuvälineen. Excelissä on joitakin tämän tyyppisiä parannuksia, jotka eivät ole kovinkaan näkyviä, mutta parantavat vanhojen toimintojen käytettävyyttä.

Excel 2007 -version ehdollisesta muotoilusta olen kirjoittanut aikaisemmin postauksessa:

Excelin ehdollinen muotoilu, sovellusesimerkki.

Aikaisemmat Excel 2010 -postaukset:

Mitä uutta tuo Excel 2010: Osa 1, sparklines

Mitä uutta tuo Excel 2010: Osa 2, Pivot-taulukoiden Slicer

Siitä, että tästä ehdollisen muotoilun uudesta ominaisuudesta tiedän, kiitokset ansaitsee Susan Harkins, joka kirjoitti aiheesta TechRepublic - artikkelissa How to use Excel 2010's new conditional formatting with references.

Ei kommentteja: