Mitä uutta tuo Excel 2010: Osa 2, Pivot-taulukoiden Slicer

Excelin pivot-taulukot ovat jo vanha tuttu juttu, joka on ollut käytettävissä useassa edellisessä versiossa. Excel 2010 -version pivot-taulukoiden uutena työkaluna ovat Slicer-suodattimet, jotka tekevät tietojen tutkimisesta suorastaan hauskaa. Slicer on Microsoft Excel -tuotetiimin blogissa määritelty visuaaliseksi ohjauselementiksi, jonka avulla tietoa voidaan suodattaa interaktiivisesti. Slicer on iso askel eteenpäin mm. käyttömukavuuden ja selkeyden kannalta.

Esimerkkikuvassa on pivot-taulukko, jonka tietoja katsellaan asiakas kerralla tai valitsemalla vain tietyn ehdon mukaiset asiakkaat, esimerkiksi sama toimiala tms. Kuvaan on poimittu useamman kuin yhden asiakkaan tiedot, jonka raporttikentän painike ilmoittaakin (Multiple Items), mutta sen tarkemmin ei kerrota valittujen kenttien lukumäärää ja mitä kyseiset kentät ovat. Tämä olisi käytävä erikseen katsomassa raporttikentän valikosta.

Pivot-taulukkotyökalujen Options-lisävälilehdellä oleva painike Insert Slicer avaa pivot-taulukon lähdetaulukon sarakeotsikot sisältävän ikkunan, josta valitaan tietojen suodattamiseen käytettävät kentät. Niitä voidaan valita useita, jolloin myös Slicer-luettelon sisältäviä elementtejä avataan vastaava määrä. Tämän jälkeen riittää kun Slicer-luettelosta (ks. alin kuva) valitaan suodatusehdot. Suodattamiseen käytetyt tiedot ovat koko ajan selkeästi näkyvillä ja on helppo pysyä perillä siitä, mitä on viimeksi tehnyt.

Slicer-toiminto on monipuolinen ja sen avulla voidaan tehdä tyylikkäitä ns. dashboard-tyyppisiä esityksiä. Microsoft Excel 2010 -kehittäjätiimin blogiartikkelissa oleva kuva antaa esimakua siitä, miltä uudet pivot-taulukot voisivat näyttää.

Avasin kokeeksi Slicer-elementtejä sisältävän työkirjan Excel Web App -sovellukseen ja suodatus näytti toimivan, joskin vielä hitaanpuoleisesti. Toiminto tulee olemaan käytettävissä myös Excel Services 2010:n kanssa.

Koulutuksissa olen huomannut, että ottaessani pivot-taulukot puheeksi, osa sakista haluaisi paeta paikalta lähintä ulosmenoreittiä käyttäen. Tietysti omaa esitystapaansa saa jatkuvasti vahtia ja hioa, mutta kun sitten lopulta useimmat ovat näkemistään esimerkeistä niin haltioissaan, rohkenen epäillä, että myös ennakkoasenteilla on vaikutusta. Pivot-taulukoita pidetään käsittääkseni hankalina käyttää, mutta ihan turhaan. Kieltämättä aikaisemmissa versioissa käyttömukavuudessa oli toivomisen varaa, mutta paljon parannusta on saatu aikaan. Pivot-taulukoiden kanssa pärjää hyvin muistamalla muutaman perusasian. Ja minähän tulen vaikka opettamaan ne perusasiat ja vähän enemmänkin ;)

Jos kiinnostuit tästä toiminnosta, ks. myös seuraavat artikkelit: Interacting with Slicers ja Dressing up your Slicers. Niissä on esimerkkejä erilaisista suodatuksista ja pivot-taulukoiden muokkaamisesta.