maanantai 21. toukokuuta 2012

Kohti ninjatasoa – Evernote ja hakuoperaattorit

Evernoten hakutoiminnon tehokkuuden voit todeta kirjoittamalla sanan, jonka tiedät esiintyvän minkä tahansa muistiinpanon tekstissä tai tunnisteena. Koska haku kaivaa esille kaiken, niin miksi ihmeessä nähdä tunnisteiden lisäämisen vaiva? Hulluhan se on, joka paljon työtä tekee.

On totta, että jotkut Evernote-käyttäjät pitävät tärkeimpänä taitona hakutoimintojen hallintaa ja heille tunnisteet ovat jotakin vastaavaa kuin pussikeitto kulinaristille. Scifi-kirjailija ja Evernotesta bloggaava Jamie Todd Rubin taas on sitä mieltä, että hyvin organisoitu tunnistevalikoima ja hakutoiminnot yhdessä tekevät tehokäyttäjän. Itsekin kallistun jälkimmäiselle kannalle. Tunniste on tietynlainen laatutakuu. Hakusanahan voi esiintyä tekstissä sattumalta, mutta tallennushetkellä muistiinpanoon liitetty tunniste kertoo, että tallentaja on todennut linkin tai artikkelin liittyvän tiettyyn aihepiiriin.

Suosittelen lämpimästi muutaman hakuoperaattorin opettelua, koska niiden avulla voi tehokkaasti rajata hakuja mistä suuria muistiinpanomääriä käsiteltäessä ei ole ollenkaan haittaa. (Operaattori on yksi niistä sanoista, jollaisen mainittuaan saa toisinaan seurata miten samassa tilassa olevat ihmiset alkavat pälyillä lähintä ulospääsytietä. Jos kuulut tähän joukkoon ja haluaisit nyt poistua tältä sivulta kun täällä on vaikeita sanoja niin istu vain kankullasi ja lue eteenpäin. Joskus nimittäin oppii hyödyllisiä asioita, kun uskaltaa ohittaa asioita ja itseään koskevat uskomukset!)

Operaattori tarkoittaa Evernotessa tiettyyn tarkoitukseen varattua sanaa, joka kertoo millä tavalla sen jäljessä tulevaa merkkijonoa on luettava. Kun esimerkiksi kirjoitan hakukenttään tietotyö, Evernote hakee kaikki muistiinpanot, joissa tämä sana esiintyy. Jos otan käyttöön tunnistetta tarkoittavan operaattorin tag ja kirjoitan tag: tietotyö, saan hakutuloksena pelkästään ne muistiinpanot, joissa tietotyö on tunnisteena.


Operaattoreiden käyttö on helppoa: Ensin operaattori, sen jälkeen kaksoispiste ja lopuksi hakukriteeri. Älä lisää kaksoispisteen jälkeen välilyöntiä. Silloin kun haluat sulkea jotakin pois hausta, käytä miinusmerkkiä (-). Jos esimerkiksi kirjoitan tag:esitysgrafiikka, saan tulokseksi muistiinpanot, joiden tunnisteena on esitysgrafiikka. Jos en halua nähdä esitysgrafiikan tekemiseen liittyviä muistiinpanoja, joissa puhutaan kaavioista, kirjoittaisin tag:esitysgrafiikka -tag:kaavio. Operaattoreita voi myös yhdistellä melko vapaasti.

Hyödyllisiä tageja

any Oletuksena Evernote-haku on JA-haku. Tämä tarkoittaa sitä, että jos kirjoitat hakuruutuun esimerkiksi tietotyö kollaboraatio sharepoint, saat tulokseksi muistiinpanot, joissa kaikki em. sanat esiintyvät. Any muuttaa haun tyypin JA-hausta TAI-hauksi. Kun kirjoitat hakulausekkeeksi any:tietotyö kollaboraatio sharepoint, riittää kun etsittävässä muistiinpanossa esiintyy mikä tahansa noista kolmesta sanasta. Huomaa myös, että any-operaattorin on sijaittava hakulausekkeessa ensimmäisenä, paitsi jos käytät operaattoria notebook, josta seuraavaksi...

notebook Operaattori vastaa muistikirjan valintaa ennen hakua eli se rajaa haun tiettyyn muistikirjaan, esimerkiksi notebook:koirat tag:koulutus etsisi vain Koirat-muistikirjasta tunnisteella koulutus merkittyjä muistiinpanoja. Operaattori notebook on siitä erikoinen, että se saa esiintyä hakulausekkeessa vain kerran ja sen pitää sijaita ensimmäisenä eli samassa hakulausekkeessa oleva any-operaattori kirjoitettaisiin vasta tämän jälkeen. Jos käytät useita notebook-operaattoreita, virheilmoitusta ei anneta, mutta haku huomioi ainoastaan oikeanpuolimmaisen muistikirjaviittauksen.

intitle Tämän operaattorin avulla löydät muistiinpanot, joiden otsikossa käytetty hakukriteeri esiintyy. Esimerkiksi intitle:presentation hakisi muistiinpanot, joiden otsikossa esiintyy sana presentation.

created Operaattori viittaa muistiinpanon luontipäivään. Pidän tätä hankalana käyttää, koska päivämäärä on syötettävä tietyllä tavalla: created:20120501. Syy miksi tämä operaattori kuitenkin kannattaa opetella on tämä: created:day-1. Esimerkin mukaisella hakulausekkeella saat näkyviin tänään tai eilen tallentamasi leikkeet. Entäpä created:month - tietenkin tämän kuun aikana tallentamasi leikkeet. Kokeile myös created:month-1, jolloin näet myös edellisen kuukauden aikana tekemäsi tallennukset jne. Kun teet pari testihakua käyttämällä hakukriteereinä week ja year, käsität varmasti mistä on kyse.

todo Jos teet Evernotella tehtävälistoja eli muistiinpanoja, joihin lisäät pieniä rasti-ruutuun -laatikoita, operaattorin avulla voit etsiä näitä listoja. Operaattori yksinään jokerimerkin kanssa todo:* tuo näkyviin muistiinpanot, jotka sisältävät tehtävälistan.

resource Tämän operaattorin avulla voit rajata haun muistiinpanoihin, jotka sisältävät tietynlaista muotoa olevaa tietoa. Arvaa mitä saat tulokseksi kirjoittamalla resource:image/png? Aivan oikein, muistiinpanot, joiden sisältönä on png-grafiikkaa. Vastaavasti resource:audio/mp3 antaisi tulokseksi kaikki muistiinpanot, joihin on tallennettu ääntä mp3-formaatissa.

Tämä oli kevyt pintaraapaisu operaattoreihin, mutta näillä pääset alkuun ja opit ymmärtämään miten niitä käytetään. Lisää tietoa operaattoreista saat sekä Windows- että Mac-käyttäjille tehdyistä oppaista, jotka löydät Evernoten tukisivulta.

Ei kommentteja: