maanantai 14. toukokuuta 2012

Evernoten muistikirjat


Evernote-sarjassani perehdytään seuraavaksi arkistointiin, joka perustuu muistikirjoihin (notebook) ja tunnisteisiin (tag). Muistikirjat vastaavat lähinnä tietokoneen kansioita ja tunnisteet ovat leikkeisiin ja muistiinpanoihin liitettäviä avainsanoja. Tässä artikkelissa käsittelen muistikirjoja ja tunnisteet ovat vuorossa huomenna.

Uudella Evernote-tilillä on valmiina yksi muistikirja, joka on oletusmuistikirjasi. Voit vaihtaa sen nimen komennolla Rename (Nimeä uudelleen). Paljon käytetään sähköpostiohjelmista tuttua tapaa, jolloin oletusmuistikirjan nimenä on Saapuneet tai Inbox, mutta jokainen  tyylinsä mukaan. Uusia muistikirjoja saat muistikirjojen luettelon yläreunasta löytyvällä New Notebook-komennolla (Uusi muistikirja).

HUOM! Ainakin PC:lle asennettava Evernote-sovellus on suomenkielinen, mutta selainversion komennot ovat edelleen englanninkieliset. Selainversiossa muistikirjan määritysten valikko aukeaa kirjan nimen oikealla puolella olevalla nuolella, paikallisessa versiossa käytetään pikavalikkoa.

Yksinkertaisuus ja käyttäjän omat tarpeet

En usko kaavamaisten ulkoa annettujen ajan- tai tehtävienhallintasysteemien orjalliseen noudattamiseen. Toimivimmat käytännöt ovat sellaisia, jotka on muokattu sopimaan ihmisen omaan tilanteeseen tai työtehtävään. Olisi tietysti helppoa kun saisi suoraan kopioitavan tee-näin -ohjeen, mutta jos maltat hetken pähkäillä muistikirjarakennetta omien moninaisten projektiesi pohjalta, saat varmasti toimivamman työkalun kuin valmista mallia kopioimalla. Joitakin perusperiaatteita:
  • Usein neuvotaan tekemään muistikirjat kaikille käynnissä oleville työprojekteille. Mahdollisesti jonkun työhön sopii myös muistikirjojen jaottelu aiheittain, esimerkiksi opettajalle eri oppiaineet. 
  • Toisinaan suositellaan omaa muistikirjaa aktiivisessa käsittelyssä oleville asioille. Idea on hyvä, mutta toimiiko se, riippuu itsekuristasi. Jos sinulla on jokin erillinen Käsittelyssä- tai Tee heti -muistikirja, siirrä valmiiksi tulleet asiat säännöllisesti muihin muistikirjoihin tai tuhoa ne. Tästä muistikirjasta ei saa tulla arkistoa (ks. jäljempänä) tai virtuaalista “eteisen romukaappia”. 
  • Jos käytät muistikirjaa sekä työ- että yksityisasioiden hoitamiseen, erottele ne toisistaan luomalla vähintään yksi muistikirja molemmille osa-alueille. 
  • Jos olet yhdistysaktiivi, tee yhdistyksen asioille oma muistikirjansa, jonka pidät erillään työasioista ja omasta yksityiselämästäsi. Tämä erityisesti silloin, jos olet hallitustyössä mukana. 
  • Jos olet opiskelija, luonteva jaotteluperuste voisi olla pääaine ja sivuaineet. 
  • Uudet ideat ja visiot, jotka eivät suoraan liity omaan työhön nyt, mutta toivot niiden liittyvän työhösi jonakin päivänä, ansaitsevat ehdottomasti oman muistikirjansa. Idea, jota ei ole laitettu talteen on useimmiten menetetty.
  • Luo yksi muistikirja “vanhoille” asioille, joita kuitenkin uskot tarvitsevasi myöhemmin. Anna tämän nimeksi vaikkapa Arkisto tai Varasto
Ensimmäinen mieleen tuleva jaottelu ei välttämättä ole käytännöllisin. Esimerkiksi minulla oli pitkään muistikirjat Kirjoitustyöt ja Koulutus, mutta koska enimmäkseen samat aiheet pyörivät molemmissa, päädyin lopulta yhteen ainoaan Työt-muistikirjaan ja hoidan loput tunnistein. Suuremmille projekteille luon tarvittaessa väliaikaisen muistikirjan, jonka sisällön siirrän projektin päätyttyä Työt-muistikirjaan, arkistoin tai tuhoan.

Vaikka muistikirjoja on helppo luoda, kokonaisuudesta ei pidä tehdä liian monimutkaista. Muista myös tunnisteet, joista on apua leikkeitä ja muistiinpanoja etsittäessä. Tiedät muistikirjojen aihejaottelun olevan onnistunut kun et joudu leikettä tallentaessasi pitkään miettimään sen kohdesijaintia!

Oletusmuistikirja

Muistiinpanot viedään oletusmuistikirjaan, ellet toisin määrittele. Mm. verkkoleikkurissa (Web Clipper) ja Ziten Evernote-tallennusikkunassa voidaan valita kohdemuistikirja, mutta jos esimerkiksi turvaudut sähköpostiosoitteeseen linkkiä tallentaessasi, se viedään oletusmuistikirjaan. Voit määritellä oletustallennuskohteeksi minkä tahansa muistikirjan sen Properties/Ominaisuudet-ikkunasta – tämä ominaisuus on hyödyllinen kun tekee intensiivisesti töitä tietyn projektin parissa.

Pinot

Muistikirjoista voi luoda myös pinoja (stack), mikä käytännössä tarkoittaa muistikirjojen ryhmittelyä. Pinon luot valitsemalla muistikirjan, jonka haluaisit kuuluvan pinoon ja valitsemalla Add To Stack/New stack (Lisää pinoon/Uusi pino). Selainversiossa voit antaa pinolle nimen heti, paikallisessa PC-sovelluksessa luodaan oletuspino, jonka nimi pitää erikseen vaihtaa. Pinon poistaminen ei poista siihen liitettyjä yksittäisiä muistikirjoja tai muistiinpanoja. Itse pidän pinoja tarpeettomana rakennelmana. Pinoon lisätty muistikirja näkyy mm. iOS-mobiiliversiossa tavallisen muistikirjan tapaan. Koska selailen muistikirjoja paljon iPadilla, minulle on aivan sama onko jokin muistikirja erillinen vai onko se pinossa.

Voit myös jakaa

Entä tiesitkö, että muistikirjan voi myös jakaa? Maksuttoman version muistikirjoja voi lähettää kaverille tai yhteistyökumppanille luettavaksi. Premium-tiliä tarvitaan silloin kun kaveri tarvitsee oikeudet lisätä, poistaa ja muokata muistiinpanoja.

LISÄYS 12.10.2012, suomenkielinen käyttöliitymä selainversioon
Selainversion käyttöliittymän voi valita useasta eri kielestä. Tämän pääset tekemään asetusten kohdasta Personal Settings. Luettelosta löytyy myös Suomi.

Ei kommentteja: