maanantai 12. maaliskuuta 2012

Word vs. OneNote


Moni sanoo, ettei tarvitse erillistä muistikirjaohjelmaa, koska käyttää mm. kokousmuistiinpanojen tekemiseen Wordia. Onnistuuhan tietysti muistiinpanojen tekeminen niinkin. On kuitenkin monta hyvää syytä, jotka puoltavat OneNoten käyttöä muistiinpanojen tekemiseen kokouksissa sekä niihin valmistauduttaessa ja missä tahansa kokousten ulkopuolella. Yksikään hyvistä syistä ei myöskään tee Wordia tarpeettomaksi tai hankaloita sen käyttöä tekstin työstämiseen myöhemmässä vaiheessa.

Kuva: iStockphoto
Word on tekstinkäsittelyohjelma, joka sopii mainiosti pitkien tekstikokonaisuuksien kirjoittamiseen, jäsentelyyn ja muuhun muokkaamiseen. Wordissa ei kuitenkaan ole toimintoja, jotka tukisivat joustavaa muistiinpanojen tekemistä sekä muistiinpanoihin liittyvän monipuolisen sisällön lisäämistä nopeasti ja vielä kaiken tämän sujuvaa hakua. Jo pelkästään se, että jokainen uusi Word-asiakirja on tallennettava ja nimettävä sekä vielä muistettava tallentaa säännöllisin väliajoin sisällön muuttuessa, tekee siitä paljon OneNotea kömpelömmän muistiinpanovälineen.

Kun valmistaudut kokoukseen, voit kirjata OneNoteen asioita, jotka haluat ottaa esille. Voit myös liittää muistiinpanoihin kokonaisia asiakirjoja tai linkkejä niihin. Kun täydennät etukäteen tekemiäsi kysymyksiä, saat samalla tekstiä kokousmuistioon tai pöytäkirjaan mikäli kirjoittamisnakki osuu kohdallesi – OneNotestahan on helppo viedä yksittäisiä tekstikappaleita tai vaikka kokonainen sivu Wordiin jatkokäsiteltäväksi.

OneNote-ohjelman käyttöä puoltavat lisäksi seuraavat ominaisuudet:

  • Sivujen ja muistikirjojen välillä liikkuminen on nopeaa, koska ei tarvitse availla, tallentaa tai sulkea tiedostoja. Kaikki sisältö on heti saatavilla sen jälkeen kun OneNote on avattu.
  • Muistiinpanoja voi järjestellä vapaasti yksittäisen muistikirjan sisällä ja myös muistikirjojen välillä.
  • Tekstin korostamiseksi ja merkitsemiseksi on erilaisia työkaluja. Muistiinpanoihin voidaan liittää tunnisteita, joita taas voi hyödyntää hakutoiminnossa.
  • Edellisessä kohdassa mainittu OneNoten hakutoiminto on tehokas. Haun voi määrittää kattamaan sopivaksi katsomansa kokoisen alueen.
  • Yhteydet muihin ohjelmiin helpottavat työntekoa. Edellä mainitun Word-yhteiskäytön lisäksi voit mm. siirtää Outlook-viestin OneNoteen tai määritellä Outlook-tehtäviä OneNotesta käsin. 
  • OneNote-muistikirja voidaan myös jakaa. Epävirallisemmissa yhteyksissä kokousmuistiinpanot saa työkavereille suoraan OneNotesta mahdolllisine linkkeineen, piirroksineen ja kuvineen.

Ja muista myös, että OneNote-muistiinpanoja voi tehdä myös muistikirjan ollessa suljettuna (pikamuistiinpanot). Hyväkään idea ei ole minkään arvoinen jos sen unohtaa!

Vielä mobiilikäyttäjille muistutukseksi, että OneNote on tällä hetkellä saatavilla Windows-puhelimille sekä iPhonelle/iPadille ja Androidille.

(Tulossa on vielä pari muuta OneNotea käsittelevää ohjeartikkelia, joten jos olet harkinnut tämän työkalun käyttöönottoa tai kaipaat lisävinkkejä niin pysy kuulolla.)

7 kommenttia:

Pekka kirjoitti...

Evernote on mielestäni selvästi parempi ohjelma muistiinpanoihin.
Perustoiminnot ovat OneNotea kätevämmät. Äänen nauhoittaminen ja liittäminen muistiinpanoon on Evernotessa helppoa. Se laajentaa käytettävyyttä kummasti. Myös kuvan ottaminen sujuu yksikertaisesti. Synkronointi eri laitteiden välillä toimii hyvin samoin muistiinpanojen jakaminen on helppoa.
Mutta jos joku löytää paremman muistiinpano-ohjelman niin kokeilen mielelläni. OneNote ei ole sellainen ohjelma.

TaH kirjoitti...

Olen käyttänyt OneNotea ja Evernotea jonkin verran. Evernoteen törmäsin sen vuoksi, koska Androidille ei ollut siitä versiota viime syksynä. Nyt näkyy olevan.

Onkohan missään vertailua näiden tuotteiden välillä?

Tapsa

Outi kirjoitti...

Kiitoksia kommenteista ja käyttökokemusten jakamisesta. Tuotevertailua en muista ihan hiljattain nähneeni, mutta uskoisin, että joku sellaisenkin olisi tehnyt. Täytyypä etsiskellä, minuakin kiinnostaisi kattava ominaisuusvertailu. Ellei sellaista löydy, pitää ehkä tehdä itse :)

Mikael K kirjoitti...

Itse kokeilin aikanaan OneNotea ja koin sen alussa hieman raskaaksi. Ominaisuuksia tuntui riittävän liiaksikin. Myös haluamani mobiiliclientit vielä puuttuivat tuolloin, joten päädyin EverNoteen ja olen ollut siihen erittäin tyytyväinen.

Täytyy kuitenkin tehdä uusi testikierros lähiaikoina, josko tilanne olisi kääntynyt.

Jyrki kirjoitti...

Jos OneNote olisi käännetty mac-käyttäjille, olisi se käytössä päivittäin...

Anonyymi kirjoitti...

Mac käyttäjille on olemassa äärimmäisen hyvä ilmainen softa samaan käyttötarkoitukseen: Growly notes :)

Outi kirjoitti...

Kiitos kommenteista ja ohjelmavinkeistä. Tapsa kaipaili tuotevertailua, yksi on tässä: http://rcpmag.com/articles/2012/03/01/onenote-vs-evernote.aspx?m=2