Sähköpostikaaoksen hallinta kun käytössä on Gmail

Aikaisemmin kirjoitin viestien arkistoinnista ja tehtäviksi merkitsemisestä Outlook-ohjelmassa. Mutta miten toteuttaa vastaavat asiat silloin kun työtä tehdään Google-ympäristössä?

Gmailissa ei ole mahdollista luoda kansioita sähköpostien arkistointiin. Google-ympäristössä kansioita vastaavat tunnisteet, joiden avulla sähköpostilaatikkoon voidaan hakea näkyviin vain tunnistetta vastaavat viestit - käytännössä siis sama kuin jos avaisit kansion. Tunnisteita pääset luomaan ja muokkaamaan asetusten näkymässä, jonne siirrytään Gmail-ikkunan oikeassa yläreunassa olevaa mutterikuvaketta napsauttamalla. Huomaa, että voit luoda tunnisteille myös alaluokkia. Jos käytössä on esimerkiksi tunniste Kirjoitusprojektit, sille voi luoda alaluokat Kirjat, Lehtiartikkelit ja Blogipostaukset tai mitä nyt ikinä tarvitsetkin. Toiminto oli aikaisemmin ns. Labs-ominaisuus eli koekäytössä, mutta uusiutuneessa Gmailissa se on vakio-ominaisuus.

Viestit voidaan merkitä tunnisteilla manuaalisesti silloin kun niitä käsitellään, mutta merkintä voidaan hoitaa myös automaattisesti luomalla suodatussääntöjä. Vastaava toimintohan on Outlookissa.

Gmailissa on käytössä myös ns. tärkeiden viestien merkintä, joka perustuu omaan käyttäytymiseesi. Ne viestit, joita useimmin avaat ja joihin vastailet, tulkitaan tärkeiksi ja näiltä lähettäjiltä tulleita viestejä ryhdytään näyttämään automaattisesti tärkeiden viestien joukossa. Voit lisäksi itse opettaa Gmailille, keneltä tulleet viestit ovat tärkeitä napsauttamalla viestin edessä olevaa kuvaketta. Tämän toiminnon käyttöä voit säädellä asetusten kohdasta Postilaatikko. Valintamerkki kohdassa Näytä merkit ottaa toiminnon käyttöön, Ei merkkejä poistaa sen käytöstä.

Entä sitten muistuttaminen viesteihin vastaamisesta? Tunnisteiden käyttö on eräs tapa luokitella viestejä eikä mikään estä ottamasta käyttöön erillistä Muista ehdottomasti vastata -tunnistetta. Samalle viestille voi nimittäin määritellä useita tunnistemerkintöjä. Jos kuitenkin haluat, että merkintätapa poikkeaa toisesta muutenkin kuin vain värinsä puolesta, voit hyödyntää Gmailin tähtiä, jotka löydät asetusten kohdasta Yleiset. Tähtiä voi siirtää riviltä toiselle hiirellä vetämällä. Tähti, joka on ylärivissä ensimmäisenä, on oletustähti, jonka saa käyttöön viestin vasemmalla puolella olevaa tyhjää tähteä napsauttamalla. Seuraavat napsautukset ottavat käyttöön merkintätapoja järjestyksessä vasemmalta oikealle.

Valitse sopiva kuvake viesteille, joihin on ehdottomasti muistettava vastata. Jos otat muita tähtimerkintöjä käyttöön, laadi niille selkeä systeemi ja pysy siinä. Kovin montaa erilaista merkintää ei kannata ottaa käyttöön, koska niiden tarkoitusta ei käytännössä kuitenkaan muista. Mikään ei tee sähköpostilaatikosta sekavampaa kuin sattumanvaraiset merkinnät.