sunnuntai 28. helmikuuta 2010

Miksi tviittaan kahdella kielellä (ja miksi näen sokean taluttamassa sokeaa)

Twitterissä näkee toisinaan pohdintaa kielestä: suomeksi vai englanniksi. Kun tätä viimeksi joku kyseli, vastasin, että riippuu seuraajista ja aiheesta.

(Kuva: designmirkku)

Kun itse menin Twitteriin vuoden 2008 loppupuolella, Twitter oli erittäin englanninkielinen. Aika pian löytyi ihmisiä, joilta on tullut hyviä ideoita, joiden blogeissa on tullut käytyä kommentoimassa ja joista joidenkin kanssa keskustellaan silloin tällöin DM-viestein ja vähän pidemmänkin keskustelun sallivien välineiden avulla, mm. sähköpostitse (katu-uskottavuuteni taisi justiinsa mennä!). Näiden tuttavuuksien kanssa yhteinen kieli on englanti. Sittemmin Twitteriin on ilmaantunut enemmän suomalaisia ja onpa saatu aikaan mm. #taskujkl eli ensimmäinen IRL-tapaaminen muiden täkäläisten tviittaajien kanssa, joka olikin mahtava juttu. Suomettumisen riemussa en silti väheksy ensimmäisiä "ystäviäni", sillä heiltä saan edelleenkin paljon ammatillista apua.

Petja Jäppinen kirjoitti blogiartikkelissaan Twitterismiä, sosiaalisen median hölynpölinää siitä, miten Twitterissä on enimmäkseen viihdesisältöä. Tätä hän perusteli FRIENDTREPRENEUR-YSTÄVÄYRITTÄJYYS -fanisivun keskustelussa ja sanoi, että asiakysymykseen vastauksia saa parhaiten Qaikusta ja Facebookista, Twitteristä ei lainkaan. Oma kokemukseni Twitteristä on toisenlainen. Taannoin kyselin suosituksia kynähiiristä/piirtopöydistä. Jätin viestin aamulla suomeksi: Ei pihaustakaan. Laitoin saman kysymyksen myöhemmin englanniksi ja vastauksia tuli oudommilta ja tutummilta.

Twitterin hyödyllisyys toimi siis kohdallani jälleen kerran - tapaus kun ei ole ainoa laatuaan. Lisäksi se osoittaa, että kaksi tviittauskieltä sopii ainakin minulle. Suomi-Twitter tuntuu pulisevan enimmäkseen sosiaalisesta mediasta, mutta me "yrityskentän konttorirotat" joudumme hoitamaan myös tylsiä asioita ja kyselemään niihin vinkkejä toisilta tylsimyksiltä. Jos ryhtyisin tviittaamaan pelkästään suomeksi, hylkäisin koko joukon hyödyllisiä kontakteja ja mukavia ihmisiä. Toisaalta ei olisi mitään mieltä tviitata englanniksi kommenttiaan suomenkieliseen artikkeliin eli aihekin ratkaisee.

Olen muuten varma siitä, että jos ottaisin tilin Qaikusta ja ryhtyisin kyselemään suosituksia satunnaisia laitehankintojani varten, saisin huhuilla aika pitkään ennen kuin hengenheimolaiseni sieltä löytäisin. Joka paikassa on sisäpiirinsä. Uusi tulokas on vieras ja ihmisellä on taipumus pyöriä omissa ennakkoluuloissaan, mitä ei hänen käyttämiensä työvälineiden edistyksellisyys muuksi muuta.

Ja sitten otsikon sulkuihin kirjoitettuun teemaan. Nimittäin tietynlainen ulkojäsenyys ei aina ole haitta, koska ulkopuolelta voi nähdä tarkasti. Luin Alasillan Anjan mainiosta blogista artikkelia Sähköposti on realiteetti ja mieleeni alkoi piirtyä kuva kuilusta, jonka molemmilla puolilla kulkee ihmisiä pareittain. Toisella puolella on liike-elämä tämän hetkisine käytäntöineen, ennakkoluuloineen ja pelkoineen; toisella puolen sosiaalisesta mediasta innostuneiden sisäpiiri. Pareittain kuljetaan, koska kuilun kummallakin puolella sokea taluttaa toista sokeaa. Kuilun toiselle puolelle huudellaan herjoja: "Nyt äkkiä someen tai piru teidät perii." "Ja meillä kun ei työaikana feisbookissa huvitella." Halu yhdessä etsiä parhaita käytäntöjä ja keskustella tuntuu toisinaan olemattomalta.

Em. hra Jäppisen sivulta löysin myös kirjoituksen Muutosvastarinta ja sosiaalinen media. Lainaan vähän (lihavointi omani):

"Ihmisille on annettava sellainen muutosvaihtoehto, joka mahdollistaa heille muutosprosessissa oman identiteetin säilyttämisen, tukee heidän turvallisuuden tunnettaan ja tyydyttää heidän tarpeitaan välittömästi. Ihmisille on esimerkiksi annettava symboleita, merkkejä, tarinoita, jotka auttavat muutoksen hallinnassa, sitomalla uuden vanhaan ja näin tuomalla uusi heidän omaan tarinaansa, identiteettiinsä. Ja heille on annettava verkossa onnistumisen ja yhteenkuuluvaisuuden tunne, niin että he voivat yhteisöllistyä luonnollisella tavalla. Ja katsottava mitä elementtejä vanhasta voidaan tuoda uuteen ja jättää meille merkiksi jatkuvuudesta, myös meidän omasta jatkuvuudesta."

Muistakaa tämä aina kun löydätte uuden asian ja tulee tunne, että maailma pitäisi kiireesti saattaa omassa päässänne olevaa kuvaa vastaavaksi!

perjantai 26. helmikuuta 2010

Mitä uutta tuo Excel 2010: Osa 2, Pivot-taulukoiden Slicer

Excelin pivot-taulukot ovat jo vanha tuttu juttu, joka on ollut käytettävissä useassa edellisessä versiossa. Excel 2010 -version pivot-taulukoiden uutena työkaluna ovat Slicer-suodattimet, jotka tekevät tietojen tutkimisesta suorastaan hauskaa. Slicer on Microsoft Excel -tuotetiimin blogissa määritelty visuaaliseksi ohjauselementiksi, jonka avulla tietoa voidaan suodattaa interaktiivisesti. Slicer on iso askel eteenpäin mm. käyttömukavuuden ja selkeyden kannalta.

Esimerkkikuvassa on pivot-taulukko, jonka tietoja katsellaan asiakas kerralla tai valitsemalla vain tietyn ehdon mukaiset asiakkaat, esimerkiksi sama toimiala tms. Kuvaan on poimittu useamman kuin yhden asiakkaan tiedot, jonka raporttikentän painike ilmoittaakin (Multiple Items), mutta sen tarkemmin ei kerrota valittujen kenttien lukumäärää ja mitä kyseiset kentät ovat. Tämä olisi käytävä erikseen katsomassa raporttikentän valikosta.

Pivot-taulukkotyökalujen Options-lisävälilehdellä oleva painike Insert Slicer avaa pivot-taulukon lähdetaulukon sarakeotsikot sisältävän ikkunan, josta valitaan tietojen suodattamiseen käytettävät kentät. Niitä voidaan valita useita, jolloin myös Slicer-luettelon sisältäviä elementtejä avataan vastaava määrä. Tämän jälkeen riittää kun Slicer-luettelosta (ks. alin kuva) valitaan suodatusehdot. Suodattamiseen käytetyt tiedot ovat koko ajan selkeästi näkyvillä ja on helppo pysyä perillä siitä, mitä on viimeksi tehnyt.

Slicer-toiminto on monipuolinen ja sen avulla voidaan tehdä tyylikkäitä ns. dashboard-tyyppisiä esityksiä. Microsoft Excel 2010 -kehittäjätiimin blogiartikkelissa oleva kuva antaa esimakua siitä, miltä uudet pivot-taulukot voisivat näyttää.

Avasin kokeeksi Slicer-elementtejä sisältävän työkirjan Excel Web App -sovellukseen ja suodatus näytti toimivan, joskin vielä hitaanpuoleisesti. Toiminto tulee olemaan käytettävissä myös Excel Services 2010:n kanssa.

Koulutuksissa olen huomannut, että ottaessani pivot-taulukot puheeksi, osa sakista haluaisi paeta paikalta lähintä ulosmenoreittiä käyttäen. Tietysti omaa esitystapaansa saa jatkuvasti vahtia ja hioa, mutta kun sitten lopulta useimmat ovat näkemistään esimerkeistä niin haltioissaan, rohkenen epäillä, että myös ennakkoasenteilla on vaikutusta. Pivot-taulukoita pidetään käsittääkseni hankalina käyttää, mutta ihan turhaan. Kieltämättä aikaisemmissa versioissa käyttömukavuudessa oli toivomisen varaa, mutta paljon parannusta on saatu aikaan. Pivot-taulukoiden kanssa pärjää hyvin muistamalla muutaman perusasian. Ja minähän tulen vaikka opettamaan ne perusasiat ja vähän enemmänkin ;)

Jos kiinnostuit tästä toiminnosta, ks. myös seuraavat artikkelit: Interacting with Slicers ja Dressing up your Slicers. Niissä on esimerkkejä erilaisista suodatuksista ja pivot-taulukoiden muokkaamisesta.

tiistai 23. helmikuuta 2010

Mitä uutta tuo Excel 2010: Osa 1, Sparklines

Excel 2010 -version uusia ominaisuuksia esittelevän artikkelin olen jakanut kahteen osaan. Esittelen ensin näppärän uuden grafiikkatoiminnon nimeltä Sparklines (saapa nähdä miten tämä tullaan kääntämään). Sparklines tarkoittaa yhteen soluun mahtuvaa miniatyyrikokoista graafista kuvaajaa. Vaikka itse kuvaaja mahtuu yhteen soluun, se näyttää tietojen muutokset tai eroavaisuudet laajemmalta solualueelta, riviltä tai sarakkeesta.

Insert-välilehden (Lisää) Sparklines-ryhmästä valitaan aluksi kuvaajatyyppi 3 erilaisen joukosta ja tämän jälkeen määritellään alue, josta kuvaajat piirretään ja johon ne sijoitetaan. Jos lähtötietojen valinta käsittää esimerkiksi useita rivejä, huolehdi siitä, että jokaista riviä kohti on oma erillinen solu kuvaajan piirtämistä varten. On myös mahdollista sijoittaa kuvaaja samaan soluun luvun kanssa, esimerkiksi rivin tai sarakkeen yhteenlasketun loppusumman kanssa, mutta lopputulos on sotkuisen näköinen.

Kun Sparkline-kuvaajat on piirretty, niiden ulkoasua voidaan muokata monipuolisesti. Yllättävän monipuolisesti suorastaan. Excel 2007 -versiosta tuttuun tyyliin käyttöön annetaan Sparkline Tools -lisävälilehti.

Sparkline-kaavioita piirretään yleensä usealta riviltä tai useasta sarakkeesta ja tästä syystä on ymmärrettävää, että Excel käsittelee yhdellä kertaa piirrettyjä kaavioita ryhmänä. Muokkaustoiminnot siis vaikuttavat kaikkiin pikkukaavioihin kerralla.Tosin lisätyökalurivillä on Ungroup-komento, jolla yksittäinen solu voidaan irrottaa muusta ryhmästä erikseen muokattavaksi.

Sparklines on helppokäyttöinen, mutta huolimattoman työvälineeksi siitä ei ole! Oletuksissa piileksii ansa sille, joka ei välitä tarkistaa mitä tulikaan taulukkoonsa piirtäneeksi. Kuvassa on tulostaulukko, josta piirretään Sparklines-kuviot taulukon alapuolelle. Kun luvut poikkeavat toisistaan tuolla tavalla kuin poikkeavat, niitä kuvaavat pylväät eivät mitenkään voi olla samanlaiset kuin alemmassa kuvassa. Toiminto skaalaa pylväät solun yläpuolella samassa sarakkeessa olevien tietojen mukaisesti eikä huomioi koko aluetta, vaikka kuvio alunperin on piirretty näin ajatellen.

Oletusasetuksien mukaisesti käytössä on valinta Automatic for Each Sparkline, mutta tämä pitää muuttaa Axis-painikkeen aukipudottamasta valikosta, mikäli alue halutaan huomioida kokonaisuutena. Tietokoneohjelmat eivät siis edelleenkään ajattele, vaan oma datansa ja siitä piirretyn kuvion viesti on käyttäjän itsensä tiedettävä.


torstai 18. helmikuuta 2010

Näinkin voi käydä, eräs oppimiskokemus

Puhelin soi. Kohtelias ja miellyttävä ääni esittelee itsensä ja kysyy olisiko minulla hetki aikaa.

Minä : "Mmmm, tuota noin, nyt on sellainen tilanne, että minä en kyllä ole ostamassa mitään."
Kohtelias ja miellyttävä ääni: "No ei se nyt haittaa, entäs jos minä ostaisin?"

Tuossa tilanteessa ymmärsin tarkalleen mitä tarkoittaa "meni konseptit sekaisin". Soittaja oli onneksi huumorintajuinen ja minäkin pääsin tilanteen tasalle. Enkä onnistunut säikäyttämään vaan pääsen ensi viikolla katsomaan millaiset kasvot tuolla kohteliaalla äänellä on. Mutta olkoon tämä kaikille opiksi: Vaikka kaksi edellistä puhelua olisi tullut puhelinmyyjältä, älä oleta, että kolmaskin on. Ei sittenkään, vaikka soittaja käyttäisi sanontaa "onko hetki aikaa."

Tämä episodi paljastaa koko joukon ennakkoasenteita. Niin mahdottoman parjauksen kohteena kuin puhelinmyynti on, suurimmalla osalla myyjistä on erittäin miellyttävä ääni ja ystävällinen lähestymistapa. Niinpä kohteliaan ja miellyttävän soittajan luokittelee automaattisesti puhelinmyyjäksi. Mutta miksi siitä myynnistäkin on tullut sellainen peikko, koska sillähän tässä eletään. Eivätkö muissa asioissa soittelevat sitten ole koskaan ystävällisiä, onko keskinäinen juttelumme äreää murisemista? Onko tämä kaikki jotakin perisuomalaista, josta ei pääse eroon? Paljonko minussa on muuta samanlaista raivostuttavaa ja ristiriitaista änkiottoutta?

Niinhän sitä sanotaan, että kun oppija on valmis, opettaja on lähellä. Minun opettajani muistutti oppimistehtävistä soittamalla. Varo vain! Et mistään voi tietää minkä nurkan takaa sinun opettajasi ilmestyy.

maanantai 15. helmikuuta 2010

Niin vaikea otsikointi

Selityksiä mahtuu maailmaan ja tässä yksi minun näköiseni: Olen livennyt 2-3 artikkelin/viikko bloggausvauhdista, koska nyt on niin mainiot hiihtokelit. Eikä tämä ole oikeastaan edes selitys vaan näin se on. Kun kerrankin pääsee ja kun hiihtämisestä näin paljon pitää, lienee sallittua prioriosoida. Kyse on kuitenkin työhyvinvoinnistani ja laskutettavat työt ovat aikataulussaan, joten kukaan ei kärsi hiihtoinnostukseni vuoksi.

Lukemaan olen sentään ehtinyt. Käsissäni on kulunut mm. Gene Zelaznyn teos Say it with charts. The Executive's Guide to Visual Communication, joka on painettu ensimmäisen kerran jo vuonna 1985 ja josta on sen jälkeen otettu uusintapainoksia säännöllisin väliajoin. Kirjaa ovat esitysgrafiikan ja muun tiedon visualisoinnin suuret nimet suositelleet niin usein omissa kirjoituksissaan, että pakkohan se oli hankkia itselleen.

Kirjassa muistutetaan mm. graafisen kuvaajan otsikoinnin merkityksestä. Otsikointiin neuvotaan kiinnittämään huomiota monessa muussakin yhteydessä ja silti otsikot jäävät helposti kaiken muun jalkoihin. Itse ainakin tunnustan syyllistyväni usein siihen, että kirjoitan otsikoksi "jotakin", koska senhän voi sitten lopuksi tarkistaa. Käytännössä työn kuin työn viimeistelyvaiheessa on aina niin kiire, että otsikointi käydään läpi vauhdilla jos lainkaan. Otsikot saavat liian harvoin osakseen sitä huomiota mikä niiden pitäisi saada, jotta ne toimisivat parhaalla mahdollisella tavalla.

Zelaznyn mukaan graafisen kuvaajan piirtäminen on kolmivaiheinen prosessi. Ensimmäiseksi määritellään kuvion sisältämä viesti, joka on nimenomaan otsikoinnin kannalta tärkeä tieto. On tiedettävä mitä halutaan kertoa sillä kuviolla, joka käsillä olevista numeroista piirretään. Alla oleva kuva lienee tyypillinen graafinen kuvaaja:

Kuviossa ei itsessään ole mitään vikaa, se on vain ympäripyöreä. Sen nähdessään tekee mieli kysyä: "Entäs sitten?" Mahdollisesti kuvion esittäjällä on jokin pointti, jota hän haluaa painottaa esitystilanteessa. Ehkä kuvion mukaisesta kehityksestä seuraa jotakin tai kuvion kertomaa käytetään perusteluna jollekin. Kuvan katsojalle on luvallista kertoa, mikä keskeinen viesti on. Graafisen kuvaajan otsikko voisi parhaimmillaan toimia kuten hyvä lehtiotsikko ja tiivistää jo ennalta kuvion sanoman. Mahdollisia otsikointitapoja tällekin kuviolle on paljon, asiayhteydestä riippuen. Esimerkiksi Uusien sopimusten määrä on vaihdellut; Kesäkuussa solmittiin eniten uusia sopimuksia; Huonoimmat kuukaudet olivat maaliskuu ja toukokuu; Lupaava alku tuotti pettymyksen, vasta kesäkuussa piristyi jne.

Toiseksi työvaiheeksi Zelazny nimeää vertailun tunnistamisen, jota seuraa kolmas, kaaviotyypin valinta. Käytännössä työvaiheet limittyvät, sillä viestiä määriteltäessä yleensä vertailutapakin käy ilmi ja mahdollisesti johtaa itsestään selvästi tietyn kaaviotyypin käyttöön. Useimmiten koko prosessi myös tapahtuu intuitiivisesti, mutta pieni lisä tietoisuutta ei haittaisi. Automaattivaihde tuottaa kuvaajia, jotka ovat ehkä oikein, mutta eivät välttämättä niin havainnollisia ja puhuttelevia kuin ne voisivat olla.

Suosittelen Zelaznyn kirjaa jokaiselle, joka haluaa kehittää havainnollistamistaitojaan. Toinen vakiosuositeltavani on Vesa Kuuselan teos Tilastografiikan perusteet (Edita), jonka painos on valitettavasti loppu eikä uutta ollut suunnitteilla ainakaan silloin kun sitä vuosi takaperin kyselin. Onneksi on kirjastoja!

tiistai 9. helmikuuta 2010

Pieniä mind mappeja

Olen ollut kovin tohkeissani ensimmäisestä ostamastani iPhone-sovelluksesta. Puhelin on ollut minulla nyt puoli vuotta ja tähän mennessä ilmaisista ohjelmista on löytynyt monta käyttökelpoista työvälinettä. Mindjet for iPhone oli kuitenkin vaikea vastustettava etenkin kun hintakaan ei ollut paha (5,99 euroa). Kyseessä on siis tunnetun Mindjet MindManager-ohjelman "pikkusisko", joka on tehty varta vasten iPhonelle ja iPod Touchille. Ja MindManageristahan on olemassa myös Mac-versio.

Koulutusrepertuaarissani MindManager on ollut pitkään, vaikkakin se on marginaalinen tuote verrattuna MS Office -tuoteperheen ohjelmiin. Minusta itsestäni on kuitenkin tullut vannoutunut MindManager-käyttäjä ja uusi ohjelmaversio tulee aina hankittua, joten kurssimateriaalikin pysyy ajan tasalla. Tämän tyyppiset sovellukset ja muutenkin kaikki sellainen, joka edistää tiedon muuttamista kuvalliseen muotoon on minusta erityisen kiinnostavaa. Näen kasvavaa tarvetta hyville työvälineille, jotka auttavat esittämään tietoa visuaalisessa muodossa. Kuvio on tehokas tiivistäjä ja siksi infoähkyisenä aikana korvaamaton.

Mindjet for iPhone on tietenkin riisuttu versio pääohjelmasta, mutta silti se on osoittautunut yllättävän monipuoliseksi. Vaikka kirjoitin postauksen otsikkoon"pieniä mind mappejä", ohjelmalla voidaan piirtää hyvinkin laajoja karttoja. Sovelluksen tiedoissa luvataan, että piirtoalue voi olla 100 x näytön suuruinen. Itse yleensä jatkan laajempien karttojen muokkausta PC:n MindManagerilla, joten ei ole tullut testatuksi miten suurimpien karttojen piirtäminen sujuisi. Piirtäminen on kuitenkin paljon helpompaa kuin aluksi kuvittelin.

iPhonella tehdyt kartat voidaan siirtää PC:ssä olevaan MindManageriin monella tavalla. Tiedoston voi lähettää itselleen sähköpostina (viesti kulkee tällöin Mindjetin palvelimen kautta ) tai käyttämällä erityistä Transfer-toimintoa. Tällöin sekä PC:n että iPhonen on molempien oltava yhteydessä samaan langattomaan verkkoon. Toiminto antaa joka kerralla vaihtuvan IP-osoitteen, jota käyttämällä pääsee katselemaan iPhonensa mindmap-tiedostoja selaimesta ja ne voi myös ladata tietokoneelleen. Myös omalla tietokoneella olevan mindmapin voi siirtää iPhoneen. Jos mindmappeja on siirrettävänä paljon ja usein, suositellaan kolmatta siirtotapaa eli Bonjour for Windows -sovellusta.

Sitähän se arki on, että työhön ja projekteihin liittyviä ajatuksia tulee ja menee aikaa tai paikkaa kyselemättä. Lisäksi jokaiselle meistä tulee tuon tuostakin tilanteita, joissa joutuu odottelemaan jotakin muuta tapahtuvaksi. Jos työvälineet alkavat lopultakin toimia keskenään näin hyvin ja muutenkin vastata käyttäjän todellisiin tarpeisiin, ei tarvitse ylimääräisten viivästysten yllättäessä tuskailla ja voivotella, miten tekemättömät työt odottaisivat omassa työhuoneessa. Odotusaika on kuin pieni lahja, jonka voi käyttää vaikka seuraavan viikon työlistan kirjoittamiseen, koulutuspäivän sisällön suunnitteluun tai täysin uuden idean paloitteluun. Työn tekeminen ei minusta saa aina vaatia vääntäytymistä erilliseen työpisteeseen istumaan, jossa kuitenkin tulee vietettyä aikaa aivan riittävästi.

Ihmetteletkö miksi teen viikon tehtävälistaa mindmappina kun Outlook on olemassa? No, mindmappihan on asioiden esitysformaattina kerrassaan mainio ja MindManagerista saa aikatiedot näppärästi Outlookiin.

Mindjet yrityksenä löytyy sekä Twitteristä että Facebookista.

torstai 4. helmikuuta 2010

Evernote-vinkki: Tee muistiinpanoja Twitterillä

Evernote (www.evernote.com) on monipuolinen muistikirjasovellus, joka toimii Windows- ja Mac-ympäristössä. Lisäksi Evernote toimii useilla älypuhelimilla, mm. iPhonella. Siitä on saatavilla ilmaisversio sekä enemmän tallennustilaa tarjoava Premium-versio.

Twitterin kautta löytyy paljon hyödyllisiä linkkejä, joiden hallinnassa jokin muistikirjasovellus on käytännössä välttämätön apuväline. Se, että tviitit voi lähettää suoraan Twitteristä Evernote-muistiinpanoiksi on jo melkein liian hyvää ollakseen totta. Näin se tapahtuu:

1. Ryhdy Twitterissä käyttäjän @myEN seuraajaksi. Tämä ryhtyy heti seuramaan sinua takaisin ja lähettää DM-viestin, jossa on linkki.

2. Seuraa linkkiä, jolloin pääset yhdistämään Twitter- ja Evernote-tilisi.

Kun asetukset ovat kunnossa, voit lähettää Evernoteen joko julkisen tviitin tai käyttää tarkoitukseen DM-tilaa.

Kun lisäät mihin tahansa julkiseen tviittiin tai RT-viestiin tunnuksen @myEN, se lähetetään Evernote-tilillesi muistiinpanoksi.

DM-tilassa kirjoita viestin saajaksi myEN.

Voit hyödyntää myös Twitpic-kuvanjakopalvelua. Kun @myEn-tunnuksella varustetussa viestissä on linkki Twitpic-sivulle, kuva lisätään Evernoteen vietyyn muistiinpanoon.