maanantai 6. joulukuuta 2010

Gmail tehokäyttöön

Vuoden 2008 lokakuussa esittelin blogipostauksessani Googlen plusosoitteet, joista olen sittemmin jaksanut hehkuttaa. Plusosoitteet olivat myös keväällä Facebook-sivuni viikon vinkkinä (nro 2). Tämä mainio ominaisuus on kaikesta päätellen kuitenkin aika huonosti tiedossa, joten siitä kannattanee kirjoittaa hieman yksityiskohtaisempi postaus ja ihan kuvien kera.

Plusosoitteita voi käyttää lukemattomin eri tavoin. Yksi oma käyttökohteeni on viestien arkistointi lennossa, käytän Gmailia mm. varmuuskopiointiin eli välitän tietyt ensisijaiseen sähköpostiini tulevat viesti itselleni Gmailiin.

Plusosoite näyttää tältä: eulaalia.kenkkunen+odottaa_kommenttia@gmail.com. Voit kirjoittaa Gmail-osoitteeseen mitä tahansa +-merkin ja @-merkin väliin ja kyseinen merkkijono jätetään huomioimatta. Saapuvaa viestiä siis kohdellaan kuten mitä tahansa eulaalia.kenkkunen@gmail.com -osoitteeseen saapuvaa meiliä. Plusmerkin jälkeen kirjoitetulla litanialla on kuitenkin merkitystä, jos Gmailisi asetuksista löytyy vastaava suodatin.

Suodatin luodaan näin:

1. Valitse hakuruudun (Haku viesteistä, Verkkohaku) oikealta puolelta linkki Luo suodatin.

2. Saat eteesi näkymän, jossa voit määritellä hakuehtoja. Kirjoita Vastaanottaja-kenttään oma gmail-osoitteesi ja lisää siihen haluamasi +-alkuinen merkkijono, samalla periaatteella kuin yllä on esitetty.

3. Jos seuraavassa näkymässä merkitset kuvan mukaisen vaihtoehdon, +-merkinnällä varustettuihin viesteihin lisätään tähti erottamaan ne muista sähköpostiviesteistä (napsauta kuva suuremmaksi).

Testaa ja kun toteat +-osoitteen toimivaksi, siirrytään eteenpäin ja otetaan tunnisteet mukaan.


Tunnisteet

Voit luoda sähköposteille tunnisteita, jotka vastaavat suurin piirtein Outlookin värimerkintöjä ja ehkä tunnisteet voitaisiin rinnastaa myös kansioihin. Saapuneiden viestien yläpuolelta löytyy painike Tunnisteet. Se avaa valikon, jossa alimmaisena olevalla Hallitse tunnisteita -komennolla aukeavassa näkymässä voidaan luoda uusi tunniste – kirjoita uuden tunnisteen nimi Luo uusi selite -ruutuun ja napsauta Uusi-painiketta.

Uusi tunniste löytyy ikkunan vasemmasta reunasta oletustunnisteiden alapuolelta. Kun viet hiiren osoittimen tunnisteen päälle, sen vasemmalle puolelle tulee näkyviin värillinen painike, jota napsauttamalla aukeaa väripaletti ja voit valita tunnisteelle värin.

Tunnisteita voidaan käyttää suodatuksessa ja jos esimerkiksi haluat korvata edellä luodussa suodattimessa käytetyn tähden tunnisteella, napsauta Luo suodatin -linkkiä, valitse Näytä tämänhetkiset suodattimet, etsi muutettava suodatin ja napsauta muokkaa. Tunnisteiden luonnin toisessa näkymässä voit poistaa tähden ja vaihtaa sen tilalle tunnisteen.

Tunnisteiden ja +-osoitteidenhan ei tarvitse mitenkään liittyä toisiinsa ellet niin halua. Voit luoda suodattimia esimerkiksi lähettäjän nimen tms. perusteella arkistoimaan viestisi (eivät jää lukemattomina kuormittamaan Saapuneet-kansiota), ohjaamaan viestin suoraan roskakoriin, merkitsemään esimerkiksi Twitteristä tulleen suoraviestin tai Facebook-kaveripyynnön tietyllä värillä jne.


Labs ja tunnisteiden tunnisteet

Gmailin Labs -toimintoihin (napsauta vihreätä pullon kuvaa) tuli hiljattain saataville Tunnisteisiin sijoitettavat tunnisteet. Ne tarkoittavat sitä, että voit luoda tunnisteille alaluokkia. Jos esimerkiksi käytät tunnistetta Koulutukset ja haluat luoda sille alatunnisteen, voit luoda merkintöjä esimerkiksi näin: Koulutukset/Office ja Koulutukset/GoogleApps. Tämän jälkeen Koulutukset-tunnisteesi näyttää kuvan mukaiselta.


4 kommenttia:

Jenni Perälä kirjoitti...

Kiitos vinkeistä! Niistä on varmasti vielä hyötyä.

Outi kirjoitti...

Gmailissa ja Googlen työkaluissa muutenkin on hirveästi käteviä ominaisuuksia. Noissa Gmailin suodatuksissa on muuten yksi huvittava piirre: Sen jälkeen kun Facebookin ja Googlen välit viilenivät, Facebookin ilmoitukset alkoivat mennä suoraan roskapostiin ja minun piti erikseen korjata suodattimeen tiedoksi, että näitä viestejä ei muuten laiteta roskiin :)

Timo Kantola kirjoitti...

Hyvä yhteenveto.

Aika laiskasti tulee gmailia viriteltyä, vaikka sillä on näköjään mahdollisuuksia vaikka mihin. Se tärkeät mailit erotteleva systeemikin on minulla jäänyt vähälle ymmärrykselle. Pitänee ryhdistäytyä koska postia tulee jo kohtalaisen paljon ja ne "tärkeät" hautuvat muun massan peittoon jo aika syvälle.

Outi kirjoitti...

Kiitos kommentista Timo. Gmail on tosiaan monipuolinen työkalu. Tunnustan kumminkin heti, että tärkeät viestit -juttu on minultakin mennyt vähän ohi. Nuo tunniste/suodatus-viritykset toimivat toistaiseksi niin hyvin, ettei millekään lisätoiminnolle ole ollut oikein tarvetta. Pitänee kuitenkin perehtyä tärkeät viestit -toimintoon kunnolla jossakin vaiheessa, eihän sitä tiedä mitä siitäkin vielä paljastuu.