tiistai 23. helmikuuta 2010

Mitä uutta tuo Excel 2010: Osa 1, Sparklines

Excel 2010 -version uusia ominaisuuksia esittelevän artikkelin olen jakanut kahteen osaan. Esittelen ensin näppärän uuden grafiikkatoiminnon nimeltä Sparklines (saapa nähdä miten tämä tullaan kääntämään). Sparklines tarkoittaa yhteen soluun mahtuvaa miniatyyrikokoista graafista kuvaajaa. Vaikka itse kuvaaja mahtuu yhteen soluun, se näyttää tietojen muutokset tai eroavaisuudet laajemmalta solualueelta, riviltä tai sarakkeesta.

Insert-välilehden (Lisää) Sparklines-ryhmästä valitaan aluksi kuvaajatyyppi 3 erilaisen joukosta ja tämän jälkeen määritellään alue, josta kuvaajat piirretään ja johon ne sijoitetaan. Jos lähtötietojen valinta käsittää esimerkiksi useita rivejä, huolehdi siitä, että jokaista riviä kohti on oma erillinen solu kuvaajan piirtämistä varten. On myös mahdollista sijoittaa kuvaaja samaan soluun luvun kanssa, esimerkiksi rivin tai sarakkeen yhteenlasketun loppusumman kanssa, mutta lopputulos on sotkuisen näköinen.

Kun Sparkline-kuvaajat on piirretty, niiden ulkoasua voidaan muokata monipuolisesti. Yllättävän monipuolisesti suorastaan. Excel 2007 -versiosta tuttuun tyyliin käyttöön annetaan Sparkline Tools -lisävälilehti.

Sparkline-kaavioita piirretään yleensä usealta riviltä tai useasta sarakkeesta ja tästä syystä on ymmärrettävää, että Excel käsittelee yhdellä kertaa piirrettyjä kaavioita ryhmänä. Muokkaustoiminnot siis vaikuttavat kaikkiin pikkukaavioihin kerralla.Tosin lisätyökalurivillä on Ungroup-komento, jolla yksittäinen solu voidaan irrottaa muusta ryhmästä erikseen muokattavaksi.

Sparklines on helppokäyttöinen, mutta huolimattoman työvälineeksi siitä ei ole! Oletuksissa piileksii ansa sille, joka ei välitä tarkistaa mitä tulikaan taulukkoonsa piirtäneeksi. Kuvassa on tulostaulukko, josta piirretään Sparklines-kuviot taulukon alapuolelle. Kun luvut poikkeavat toisistaan tuolla tavalla kuin poikkeavat, niitä kuvaavat pylväät eivät mitenkään voi olla samanlaiset kuin alemmassa kuvassa. Toiminto skaalaa pylväät solun yläpuolella samassa sarakkeessa olevien tietojen mukaisesti eikä huomioi koko aluetta, vaikka kuvio alunperin on piirretty näin ajatellen.

Oletusasetuksien mukaisesti käytössä on valinta Automatic for Each Sparkline, mutta tämä pitää muuttaa Axis-painikkeen aukipudottamasta valikosta, mikäli alue halutaan huomioida kokonaisuutena. Tietokoneohjelmat eivät siis edelleenkään ajattele, vaan oma datansa ja siitä piirretyn kuvion viesti on käyttäjän itsensä tiedettävä.


2 kommenttia:

Marja kirjoitti...

Hei tämäpä oli kiva postaus. Vedän työväenopistossa viidettä vuotta Excelin peruskurssia ja nykyisen ryhmämme kanssa jännitämme millainen uusi versio tulee olemaan. Tätä postausta ja kuvia esittelen tiistain opetuksessa tosi mielelläni!

Outi kirjoitti...

Tervehdys Marja! Kiitos kun poikkesit kommentoimassa.Olethan huomannut täällä muut Office 2010 -aiheiset artikkelit, syyskuun 2009 ensimmmäisenä postauksena minulla on yleisluonteinen artikkeli Officesta, jossa esittelen mm. Backstage-näkymää. Sitäkin kannattaa vilkaista. Mukavia opetustunteja!