perjantai 28. elokuuta 2009

Miksi en ole Facebookissa (ainakaan vielä)

Aina joskus sitä tapahtuu. Kutsu Facebookiin ilmestyy sähköpostiin tai Twitteristä tulee suoraviesti: "Let's be friends in Facebook, too". Omatunto parahtaa: Olenko ikävä ihminen kun en mene mukaan? Loukkaantuukohan se.

Sitä, että en tartu Facebook-kutsuihin, ei pidä kenenkään ottaa henkilökohtaisena. En käytä Facebookia. Tämä johtuu kummallista kyllä samasta syystä, jonka vuoksi ylipäätään pyörin verkossa: Minulle nettielämä merkitsee suurimmaksi osaksi työtä. Enin osa minulle tärkeästä tiedosta on verkossa ja verkkoresursseihin turvautuminen oli arkipäivää jo kauan ennen sosiaalista mediaa. Sosiaalisen median "ensimmäinen aalto" menikin minulta vähän ohi, koska olin ilmeisesti urautunut omiin toimintamalleihin ja ohitin uudet asiat pitkään pelkällä hymähdyksellä. Parempi tietysti myöhään kuin ei ollenkaan.

Olen liittänyt Facebookin lähinnä vapaamuotoiseen kaverustamiseen. Sen vuoksi olen ajatellut, että se myös vaatisi minulta intensiivisempää verkkoläsnäoloa kuin mihin olen halukas. Koska olen nyt jo niin paljon verkossa ja riippuvainen tietokoneesta työtä tehdessäni, haluan ihan elämän tasapainon vuoksi tehdä toisentyyppisiä asioita. Alan mm. heitellä tavaroita seinille ellen saa riittävästi liikuntaa. Koirani tarvitsevat lenkkinsä ja muuta aktivointia, tai ne alkavat keksiä sitä itse.

Tiedän, että Facebookilla voisi olla ammattikäyttöä. Esimerkiksi useimmat Twitterin kautta tulevat kutsut kuuluvat lähinnä tähän ryhmään. Tämä puoli minua ehkä kiinnostaisikin. Eilen esimerkiksi juttelin erään valokuvaajan kanssa, joka totesi, että Facebook olisi hyvä kanava saada omia töitään esille. Totta. Varmaankin saisin Facebookin taipumaan myös itselleni sopivaksi ja olisihan sen käyttö oman osaamisenkin kannalta hyvää kokemusta. Itse asiassa on pari ideaa, joihin Facebook voisi sopia. ..kun vielä löytäisi tavan venyttää vuorokautensa 36 tuntiseksi.

Facebookissa on tähän saakka huolestuttanut myös elämän eri osa-alueiden sekoittuminen. Siinä sitä olisivat harrastustuttavat, kaverit vuosien takaa ja ammattikontaktit pyrkimässä yhteiselle foorumille. En toisaalta usko siihen, että elämässä täytyisi vetää rajoja työhön ja yksityiselämään kuin viivottimella. Yrittäjältä se ei edes onnistuisi kovinkaan helposti. En kuitenkaan pidä tarpeellisena avata ihan koko elämääni kaikkien näkyville. Sanokaa vain vanhanaikaiseksi. Asioiden kiertonopeus on tätä nykyä sitä luokkaa, että tänään kalkkis voi olla jo ylihuomenna trendikäs! Minusta esimerkiksi työn kautta tutuiksi tulleille ihmisille kannattaa kertoa itsestään JOTAKIN, mutta jossakin kulkee raja, jonka jälkeen henkilökohtaisia asioita koskeva tieto muuttuu tarpeettomaksi ja alkaa tuoda kuvioihin vain epäolennaisuuksia. Enkä tällä tarkoita sitä, etteikö työn kautta tutuiksi tulleiden ihmisten kanssa voisi ystävystyä. Sitä ei kuitenkaan automaattisesti tapahdu aina eikä se ole edes välttämätöntä. Toista voi arvostaa ja pitää hyvänä tyyppinä muutenkin.

Kirjoitin tämän artikkelin ensimmäisen version jo aikaisemmin kesällä, mutta se jäi jostakin syystä silloin julkaisematta. Tuolloin otsikko kuului "Miksi en ole Facebookissa (enkä mene)". Mietin jo silloin, että tulikohan sanottua turhan tiukasti. Luettuani Tuhat sanaa -blogissa olevan artikkelin " Facebookin yksityisyysasetukset tiukalle - aloita tästä" otsikko muuttuikin, sillä ko. postaus hälvensi monta huolenaihetta ja selvitti epäselväksi jääneitä asioita. Ilmeisesti eri elämänalueet olisi mahdollista pitää tyylikkäästi erillään Facebookissakin. Eihän sitä tiedä vaikka hyvä syy vielä "pakottaisi" menemään mukaan.

(Tämä on muuten ensimmäinen blogiartikkeli, jonka kirjoitin Microsoft Office Word 2010 Technical Preview -versiolla ja lähetin suoraan ohjelmasta bloggeriin.)

maanantai 24. elokuuta 2009

Älä anna meilin pyörittää

Kesälukemisten hyötyosaston kuuluvien teosten esittely jatkuu Anja Alasillan kirjalla Meili meitä pyörittää. Heti ensi näkemältä ihastutti näppärä sivukoko ja kannen pirteä väritys. Kirja on jo ulkoisesti kuin ärhäkkä huutomerkki, joka vaatii tekemään jotakin työelämän sähköpostisaasteelle JA HETI. Sisältö on taattua Alasiltaa: helppolukuiseksi naamioitua vakavaa asiaa, joka pureutuu työelämän arjessa keskeisen työvälineen käyttötapoihin.

Sähköposti on metka keksintö. Se on muuttanut viestin lähettäjän ja vastaanottajan välistä suhdetta ikään kuin kääntämällä viestin lähettämisestä ja vastaanottamisesta aiheutuvan vaivannäön päälaelleen. Wanhassa maailmassa piti tehdä tietoisesti työtä saadakseen viestinsä muille. Oli kirjoitettava ja tulostettava asiakirja tai muuten koottava lähetettävä aineisto ja raapustettava mahdollisesti saate mukaan. Sen jälkeen piti etsiä sopivan kokoinen kirjekuori, kirjoittaa osoite ja huolehtia kirje lähtevän postin laatikkoon. Yksityishenkilö joutui vielä kuljettamaan kirjeen lähimpään postilaatikkoon tai postimerkkien loputtua postiin saakka. Mutta tänään viestin lähettäjän ei tarvitse välttämättä edes itse kirjoittaa vaan hän voi edelleenlähettää toiselta saamansa viestin ja kasvattaa siinä sivussa jakelulistan monikertaiseksi. Kun viesti kerran on kirjoitettu, ei sanottavasti jäsenissä paina vaikka sen lähettäisi yhden vastaanottajan sijasta sadalle. Todellista edistystä kun voi sisällyttää jakeluun kaikki nekin, joiden ARVELEE joskus SAATTAVAN tarvita viestin tietoa ja kaikkia liitteitä! Suurin taakka viestinvaihdosta on salakavalasti päätynyt vastaanottajan kannettavaksi. Hän pohtikoon mitkä sähköpostilaatikkoon ilmaantuvista viesteistä a) ylipäätään liittyvät hänen työhönsä ja b) miten seuloa kymmenien viestien joukosta tärkeät. Sähköposti on esitysgrafiikkaohjelman ohella toinen työväline, jonka käytön tekninen helppous on tehnyt välineellä tuotetusta materiaalista riesan. Molempien käyttöä koskevien hyvien käytäntöjen puutteesta kun on päässyt tulemaan normi. Näin Lasse Ylinen kirjaa varten kirjoittamassaan Outlook-vinkkiosuudessa:

"Evoluutio ei tunnu koskevan arjen it-askareita. Sitä tuppaa koneen äärellä toistamaan kerran opittuja maneereja – fiksuja ja sitten vähemmän fiksuja."

Meili meitä pyörittää rakentuu 12 erilliselle teesille, joiden pohjalta organisaatio voi lähteä pohtimaan omia viestintäkäytäntöjään vaikkapa pulmallisimmaksi koetusta asiasta aloittaen. Ei liene sattuma, että ensimmäisen teesin kohdalla jo huomautetaan: "Lähetä meiliä vain kun uskot sen vievän sanomasi perille." Tänä päivänä on olemassa paljon vaihtoehtoisia viestintäkanavia, jotka sopivat myös yrityskäyttöön ja toisinaan on tietysti niinkin, että viestin lähettämättä jättäminen voisi olla paras asia sekä lähettäjän että vastaanottajan kannalta.

Uutiset huonon taloustilanteen aiheuttamista irtisanomisista ja lomautuksista ovat jokapäiväisiä. Täysien sähköpostilaatikoiden kanssa taistelusta on myös puhuttu paljon viime aikoina. Ei voi olla miettimättä, paljonko ajansäästöä pelkästään paremmat sähköpostikäytännöt toisivat. Jos tälle asialle olisi olemassa yksiselitteinen mittari, tilanne olisi varmasti parempi. Sähköpostisaasteen aiheuttama tehottomuus piiloutuu kuitenkin muihin kustannuksiin. Eikä sähköpostiviestinnässä vallitseva villinlännenmeininki merkitse pelkästään hukkaan menevää työaikaa vaan kyse voi olla myös tietoturvasta.

Kirja sisältää vinkkejä Outlook-sähköpostiohjelman käyttäjälle. Pidän oikein hyvänä ideana laittaa samoihin kansiin neuvoja sekä hyvän sisällön luomisesta että sisällön teknisestä käsittelystä. Toimivaan sähköpostiviestintään kuuluu yhtä lailla sisällön tuottamisen taito kuin välineen hallintakin (käytetäänhän IT:n rinnalla myös lyhennettä ICT, jossa C tarkoittaa viestintää…). Tuskin missään organisaatiossa toimitaan niin, että ensin yksi ihminen kirjoittaa viestin ja päättää mm. jakelulistan sisällön, sitten tulee se "täppä paikoilleen" -ihminen ja hoitaa lähettämiseen liittyvät asiat. Esimerkiksi omissa Outlook-koulutuksissani olen ottanut esille jonkin verran myös sähköpostiin liittyviä työkäytäntöjä. Kirja oli tämänkin vuoksi mukavaa luettavaa: Sain vahvistusta sille, että olen puhunut tärkeästä asiasta ja lisäksi sain uusia ideoita tulevia koulutuspäiviä varten.

Kannattaa lukea myös Jussi Luukkosen kirjoittama blogiartikkeli kirjasta. Sen jälkeen kannattaa ehdottomasti lukea itse kirja ja suhtautua vakavasti jokaiseen kokemaansa omantunnonpistokseen, sillä itsestäänhän pitää aloittaa niin sähköpostiviestinnän kuin maailmankin parantaminen.

torstai 20. elokuuta 2009

Varo: Liika tietäminen voi vaarantaa ihmissuhteesi

Alkukesästä löysin Ville Venäläisen mainion blogin "Opi olemaan" ja sieltä postauksen, jossa hän kertoi kirjasta Solving Tough Problems – An Open Way of Talking and Listening and Creating New Realities. Kirja alkoi artikkelin perusteella kovasti kiinnostaa ja sehän piti sitten lukea.

Teoksen kirjoittanut Adam Kahane on ollut mukana ratkomassa suuria ja vaikeita ongelmia mm. Etelä-Afrikassa, Guatemalassa, Argentiinassa, Baskimaassa, Pohjois-Irlannissa jne. Suosittelen kirjaa johtajille, päälliköille, työntekijöille, yhdistysten toimihenkilöille ja oikeastaan kenelle tahansa, joka haluaa oppia...no, oppia olemaan. Jos kirjan sisältöä yrittää kuvata mahdollisimman lyhyesti, se kertoo vuorovaikutuksesta, vuorovaikutuksen esteistä ja pyrkimyksistä niiden ylittämiseksi. Kahanen ratkottavina olleet ongelmat ovat olleet erityisen vaikeita: kansanmurhia, aseellisia konflikteja yms. Silti teos sopii luettavaksi kenelle tahansa, jota arkisissa ja pienemmissäkin ympyröissä mietityttää miksi ihmisten keskinäinen ymmärrys on välillä niin mahdottoman vaikea asia.

Kahane viittaa useassakin kirjan kohdassa Otto Scharmerin neljään erilaiseen tapaan kuunnella ja puhua. Nämä antoivat minulle paljon ajattelemisen ja itsetutkiskelun aihetta:

Taso 1 –Valikoiva kuunteleminen tai ei-kuunteleminen (downloading), mikä tarkoittaa sitä, että istumme tukevasti omassa poterossamme ja hyväksymme toisen sanomasta vain sen, mikä sopii omiin näkökantoihin. Itse jauhamme tietysti sitä samaa mitä aina ennenkin. Tämä vuorovaikutuksen laji on tyypillistä kun ihminen on vihainen, erityisen itsekeskeinen tai omasta asiantuntijuudestaan häikäistynyt. Kahane mainitsee tässä kuuntelemisen lajissa kunnostautuneiksi myös diktaattorit ja kaikenlaiset fundamentalistit (eipä ihme, että minulle tulee mieleen myös joillakin nettifoorumeilla kukoistava juupas–eipäs -vänkäys käyttöjärjestelmistä).

Taso 2 – Objektiivinen keskustelu. Objektiivisuus sinänsä on useimmiten hyvä asia, mutta äärimmäisen objektiivisuuden vaatimusten vallitessa on hyvin vaikea luoda uutta, koska keskustelijat päätyvät helposti toistelemaan vanhoja ajatuksia ja realiteetteja. Tällä tasolla liikutaan myös hyvin korrektissa ja kohteliaassa ajatustenvaihdossa. Kun olemme kohteliaita, sanomme sen mitä me oletamme muiden haluavan meiltä kuulla. Ilman kohteliaisuutta mistään ei tulisi mitään, mutta liika on liikaa. Kahane esimerkiksi toteaa kohteliaisuuden olevan eräs tapa vaieta!

Taso 3 – Reflektiivinen dialogi, jonka kuluessa olemme tietoisia omista ajatuksistamme ja sanomiemme asioiden vaikutuksesta muihin keskustelijoihin. Olemme myös valmiita kuuntelemaan toista ihmistä myötätuntoisesti, toisin sanoen pyrimme ymmärtämään miksi tuo toinen toimii, kuten toimii.

Taso 4 – Uutta luova keskustelu (generative dialogue) on oman pienen minän rajat ja pelot ylittävää vuorovaikutusta. Keskustelun osanottajat kokevat voivansa saada aikaan jotakin merkittävää yhdessä ja he tiedostavat paikkansa osana suurempaa kokonaisuutta. Ihmiset eivät ole mukana pelkästään valmistellakseen seuraavaa puheenvuoroaan, jolla kumota edellisen puhujan väittämät vaan he suhtautuvat kuulemaansa avoimesti altistuen myös sille pelottavalle asialle, että vuorovaikutus saattaa johtaa muutoksiin.

Blogikirjoituksessaan Haaste 1 – Tietäminen Ville Venäläinen kertoo olleen erityisen pysäyttävää lukea miten kuuntelemisen vaikeus johtuu liiasta tietämisestä (Kahane: " The root of not listening is knowing.") Tietäminen tässä tarkoittaa jyrkkiä käsityksiä, määritelmiä ja uskomuksia siitä, millaisia toiset ovat tai mitä he eivät ole. Kun pohtii erilaisia kokemuksiaan ristiriitatilanteista ihmisyhteisöissä, juuri tämä "tietäminen" tuntuu todellakin olevan yksi konfliktien perusainesosa: Kovin helposti tehdään päätelmiä ihmisistä hajanaisten ja pintapuolisten seikkojen, sattumien, olettamusten ja toisten muodostamien mielipiteiden pohjalta. Pian päätelmät ja mielipiteet ovat vankkaa tietoa siitä, miksi joku toimii kuten toimii ja miten hän tulee jatkossakin toimimaan. Tällaisen "tietämisen" pohjalta sitten tehdään tulkintoja tietämisen kohteen olevan ihmisen tarkoitusperistä ja arvomaailmasta. Ei puhettakaan siitä, että vaivauduttaisiin tutustumaan tähän, josta niin paljon ja varmasti tiedetään.

Tietämisen täyteisen helpon elämän hinta on kuitenkin oma kasvaminen. Tietäminen toki yksinkertaistaa asioita kun voi kaiken kiireen keskellä paahtaa vain eteenpäin omia mielipiteitään huudellen."Tietäväinen" kukoistaa Scharmerin tasojen 1 ja 2 keskusteluissa, tai parempi sanoa "tietäväinen meissä", sillä eihän meistä kukaan ole tästä ominaisuudesta vapaa. Meillä on kuitenkin vapaus pyrkiä tulemaan tietoisemmiksi omasta "varmasta tiedostamme". Villen sanoin:

"On lähes surkuhupaisaa huomata, miten vaikeaa oikea avoin kuuntelu on. Onneksi sitä voi kuitenkin oppia. Pitää oppia tunnistamaan milloin raamittaa toisen ihmisen jonkun stereotypian mukaan tai oman tunnetilansa valossa."
Onko ihmiskunta ottanut seuraavan suuren kehitysaskeleensa kun koulujen opetusohjelmiin ryhdytään sisällyttämään omina oppiaineinaan vuorovaikutustaitoja tai omasta ajattelusta tietoiseksi tulemisen taitoja?

maanantai 17. elokuuta 2009

Lomaltapaluun päivänä

Onnistuin pitämään lähes täyden kuukauden kesäloman. Ihan riittävältä tuo tuntuu, nimittäin jo 3 viikon jälkeen mieli alkoi kuin varkain kiertää työasioiden ympärillä ja se on aina ollut minulle merkki siitä, että joutenolo on tehnyt tehtävänsä. Viime viikolla vastailin jonkinlaisen pehmeän laskun hengessä tärkeimpiin työsähköposteihin. En kokenut itseäni stressaantuneeksi loman alussa enkä sen lopussa. Ryhdyin laiskottelemaan kun työn alla ollut kirja tuli valmiiksi ja lopetin laiskottelun kun se alkoi tuntua työltä – tämä mahdollisuus on oman itsensä työnantajana toimimisen kiistaton etu. (Vastaavasti Outlookin varmuuskopiointiohjelman temppuilu aamupäivällä sai minut toivomaan, että olisin jossakin isossa firmassa kuukausipalkkaisena työntekijänä, jolloin joku muu huolehtisi varmuuskopiointien tapaisista rutiineista ja etenkin niihin liittyvistä ongelmista, jotka ovat yleensä työläitä selvittää ja joiden syy sitten lopulta paljastuu joksikin raivostuttavan banaaliksi pikkujutuksi.)

Myös blogi on ollut tauolla kuukauden päivät. Twitter-tiliä päivitin parina sadepäivänä. Kumpaakaan ei ollut suoranaisesti ikävä, vaikka on ollut mukava taas palata niiden pariin. On hyvin rikastuttavaa tehdä välillä asioita, joissa sosiaalisen median työkaluja ei pysty millään tavalla hyödyntämään – kertokaa heti, jos joku on onnistunut kitkemään kivipuutarhasta ruohot Twitterin avulla! Olen kyllä tiedostanut sen, että sosiaalisen median pariin on kovin helppo "unohtaa" itsensä ja nyt syksyllä yritän pitää kiinni aikaisempaa tiukemmasta ajankäyttöstrategiasta. Vaikka tämä kaikki on mielenkiintoista, kivaa ja hyödyllistä, on myös muita asioita, jotka ovat mielenkiintoisia, kivoja ja hyödyllisiä.

Loman ajoitus taisi mennä ihan nappiin mm. siinä mielessä, että Vaikuta visuaalisesti! Laadi selkeä esitys on sillä välin taitettu ja olen saanut sen käsiini läpilukua varten. Tämän jälkeen siirryn Microsoft Office 2010 Technical Preview -version pariin. Olen tehnyt sopimuksen Excel-, PowerPoint- ja Word-pikaoppaiden kirjoittamisesta ja jotta kirjat valmistuisivat ajallaan, niitä pitää ryhtyä sitten kirjoittamaankin. Aivan varmasti täällä blogissakin tulee näkymään eri ohjelmien muuttuneita tai uusia ominaisuuksia esitteleviä artikkeleita, mutta yritän välttää hypetyksen ja perustaa kirjoittamani ihan todellisia asioita tekemällä saatuihin käyttökokemuksiin.

Office 2010 -käyttökokemusten kertymistä odotellessa ajattelin palauttaa itseni taas säännöllisen blogikirjoittamisen rytmiin kiinnostavia kirjoja esittelemällä. Kesäloman aikana tuli taas luettua paljon ja dekkareiden ohella kirjavalikoimani sisälsi teoksia, joista haluaisin kovin mielelläni kertoa muillekin.