perjantai 9. tammikuuta 2009

Outlook 2007 -vinkki: Pienoiskalenteri

Seuraava toiminto kuuluu niihin, joita ilmankin pärjää, mutta toki kuvallisessa muodossa lähetetty tieto on parhaimmillaan tasaisen harmaata merkkijonoa selkeämpää! Vinkki löytyi Outlookin tiimiblogista ja siinä neuvotaan halutun aikavälin näyttäminen havainnollisena pienoiskalenterina. Kalenterin voi lähettää sähköpostin mukana esimerkiksi yhteistyökumppanille, joka voi katsoa kalenterin alapuolelta tarkemmat merkinnät sovitellakseen tapaamista tms. näiden mukaan. Edellytyksenä tietenkin on, että yhteistyökumppanin sähköpostiohjelma on Outlook tai osaa muuten lukea viestin tietoja (html). Mm. Lotus Notesiin tai GMailiin lähetettynä kalenteri menee perille täysin luettavassa muodossa.*)

Outlookin kalenterinäkymän siirtymisruudussa on luettelo saatavilla olevista kalentereista. Jos teet töitä koneella, johon Outlook on asennettu yksittäisasennuksena, näkyvissä on vain oma kalenterisi ja mahdollisesti arkistoitu kalenteri. Jos käytössä ovat jaetut kalenterit, kuten jokaisessa tehokkaasti toimivassa organisaatiossa on, näkyvissä on muitakin kalentereita. Tällaisessa tapauksessa et tietenkään lähetä pienoiskalenteria työkaverillesi seuraavaksi esitetyllä tavalla vaan hyödynnät yhteisiä kalentereita sekä kokous- ja tapaamispyyntöjä! (Tasapuolisuuden nimissä: tämän postauksen toinen vinkki koskee vain Exchange-ympäristöä.)

Kalenteri saadaan sähköpostiin näin:

Avaa pikavalikko oman kalenterisi päällä ja valitse Lähetä sähköpostitse. Tee seuraavassa valintaikkunassa näytettävää aikaväliä ja näytettäviä tietoja koskevat määritykset. Esimerkiksi Päivämääräväli-kohdan luettelon Määritä päivät antaa valita juuri halutun aikavälin. Kun hyväksyt tekemäsi valinnat, avataan pienoiskalenterin sisältävä viesti-ikkuna. Voit kirjoittaa loput viestiin tulevista tiedoista. Arvelen, että esimerkiksi viikon vapaiden aikojen lähettäminen kaverille sujuu näin paljon nopeammin kuin kirjoittelemalla kellonajat ja päivät viestiin. Ota kuitenkin huomioon, että tässä vastapuoli näkee kaikki vapaat aikasi, mitä et ehkä kaikissa tapauksissa halua. Varattuja aikoja koskevat yksityiskohdat ovat kuitenkin oletuksena piilotettuja ja ne on erikseen määriteltävä näkyviin Tiedot-ruudun oikeasta laidasta avautuvasta valikosta.

Huom! Outlook 2003 -version kalenteria ei saa kopioitua tässä kuvatulla tavalla. Uudemmalla versiolla lähetetty pienoiskalenteri on kuitenkin luettavissa.

Kalenteri Out of office -viestiin:

Outlook-blogissa on neuvottu myös pienoiskalenterin lisääminen Out of office -viestiin. Tällainen loma- tai poissaoloviesti voidaan määritellä, mikäli käytössä on kehittyneempiä ryhmätyötoimintoja tukeva Exchange-palvelinohjelmisto. Pienoiskalenteri voidaan kopioida sähköpostiviestin rungosta, koska tieto on periaatteessa Wordin taulukkotietoa (muistithan, että Outlook 2007:n sähköpostieditori käyttää Wordin komponentteja!) ja sen voi liittää leikepöydältä poissaoloviestiinsä. Kopioimista varten vie hiiri pienoiskalenterin päälle, kunnes näet taulukon valintakuvakkeen, ja napsauta.

Poissaoloa sinänsä ei näytä saavan pienoiskalenteriin merkityksi eri värillä, mutta kun määrittelet näytettäväksi päivämääräväliksi lomasi ajankohdan, päivät korostetaan muista päivistä poikkeavasti. Katso myös alkuperäinen artikkeli, jossa on tarkemmat kuvat eri työvaiheista.

*) Tiedoksi: Kun Googlen kalenterimerkinnästä lähetetään kutsu Outlook-sähköpostiohjelmaa käyttävälle henkilölle, tämä voi kutsun hyväksyttyään siirtää sen yhdellä klikkauksella omaan kalenteriinsa merkinnäksi. Toimii myös toisinpäin. Muutenkin Outlookin sekä Gmailin ja Google-kalenterin yhteistyö näyttää esimerkiksi tapaamispyyntöjen osalta toimivan erittäin hyvin.


Ei kommentteja: