torstai 27. marraskuuta 2008

Rytmin vaihtoa

Työteho ei ole parhaimmillaan, väsyttää. Vein yöllä tyttäreni Jyväskylän Lyseon Lukion pihaan, jonka viereisellä kadulla tilausbussi odotti valmiina lähtemään Helsinki-Vantaan lentokentälle. Parikymmentä lyseolaista ja muutama opettaja lähti Burkina Fasoon Lyseon Rytmin vaihtoa -kulttuuriprojektiin liittyvälle kymmenpäiväiselle matkalle (osasitko muuten sijoittaa Burkina Fason oikein kartalle linkistä tarkistamatta?).

Lyseolla on vuodesta 2003 ollut kumppanuuskoulu Wend Manegda Burkina Fason pääkaupungissa Ouagadougoussa. Rytmin vaihtoa -projektin kasvatukselliset tavoitteet liittyvät kansainvälisyyskasvatuksen lisäksi oman kansallisen identiteetin tutkimiseen, taide- ja mediakasvatukseen, ympäristökasvatukseen sekä yrittäjyyskasvatukseen. Lyseolaiset ovat kerran aikaisemmin käyneet Burkina Fasossa ja toissa vuonna Burkina Fasosta oli ryhmä täällä Jyväskylässä.

Projektia on ollut mukava seurata. Nuoret ovat keränneet rahaa talkoovoimin eivätkä pelkästään itselleen ja omaa matkaansa varten vaan myös kumppanuuskoulun opetustarvikkeita varten. Rahaa on ansaittu monin eri tavoin (mm. viime joulunaikaan täällä nähtiin afrotiernapojat tai -tytöt!, on pidetty lauantaijuhlaa lapsille, hoidettu narikoita Huoneteatterilla ja jäähallissa, tehty siivoustyötä, metsänistutusta yms.). Tässä on varmasti opittu monenlaisia asioita mm. yhdessä työskentelystä ja ryhmässä toimimisesta. Omana kouluaikana ryhmätyöt tahtoivat olla sitä, että itse valittiin kaverit, joiden kanssa raapaistiin lyhyt työ. Kasvattavampaa olisi ollut joutua tekemään pitkäjänteisesti töitä erilaisten ihmisten kanssa ja tutkia sitä, miten tullaan toimeen ja saadaan jotakin aikaan yhteisen tavoitteen vuoksi, vaikka ei välttämättä kaikessa niin samanhenkisiä oltaisikaan. Juuri tällaista pitää koulussa olla: Kasvatetaan yleissivistystä ja rohkaistaan avartamaan maailmankuvaa samalla kun opetellaan jo työelämässä pärjäämisen kannalta tärkeitä taitoja. Näillä fiksuilla nuorilla ihmisillä on ollut onni saada mahtavia tyyppejä opettajikseen.

Myönnän, että olen hieman huolissani. En ole mikään Äidin Arkkityyppi -äiti, mutta sisäisen kanaemoni löydän kyllä. Tyttö ei ensimmäistä kertaa elämässään astu Afrikan maaperälle ja hän on tottunut matkoihin, joilla ei suinkaan viruta ökyhotellin uima-altailla. Mutta rokotusohjelma oli kyllä mittava verrattuna siihen, millä aikaisemmin on pärjätty ja jo siitä voi päätellä, että aikaisempaa rankempiin oloihin ollaan menossa. Joka tapauksessa näyttää siltä, että lento on päässyt ajallaan lähtemään Helsingistä. Kyllä ne siellä pärjäävät!

Lisäys iltapäivällä noin kello 13

Sisäinen kanaemoni kaakatti siinä määrin, että ryhdyin etsimään vastaavanlaista ranskalaista palvelua kuin on esimerkiksi Finavialla. Löysin FlightStats-palvelun, jolla voi tarkastella Euroopan lentokenttien ruuhkia ja etsiä tietoa lähtevistä ja tulevista lennoista. Palveluun liittyen löysin Flight Monitor -gadgetin, jonka asensin iGoogle-sivulleni. Tiedoissa mm. luvattiin, että vempaimen voisi asentaa myös Windows Vistaan. Värkki näytti toimivan hyvin, kuten nämä tällaiset yleensäkin. Tyttäreltä tuli tekstiviesti, jossa hän ilmoitti "ihan kohta" olevansa lähdössä Pariisista ja pian sen jälkeen Flight Monitori välkytti punaista = lento nousi ilmaan 4 minuuttia aikataulusta jäljessä. Sehän on sama kuin ajallaan! Työkalussa näkyvät lennon tiedot toimivat linkkeinä, joiden kautta pääsee katsomaan yksityiskohtaisempaa tietoa FlightStatsista. Kun kone on ilmassa, monitoriin voi vaihtaa laskeutumiskohteen tiedot.

Flight Monitoria en jaksanut selata Googlen vimpainlistasta vaan kirjoitin Etsi gadgeteja -ruutuun tekijän nimen Marco Kroonwijk. Löytyi niinkin. Tätä nyt sitten tihrustelen ahkeraan tänään illalla ja taas 7. joulukuuta.

keskiviikko 26. marraskuuta 2008

Outlook – pikaosat tai automaattiset tekstit viesteissä

Tiesitkö, että myös Outlook 2007 -ohjelmassa voidaan käyttää Word 2007:stä tuttuja pikaosia usein toistuvien tekstikohtien lisäämiseen? Jos nyt huomaat olevasi tekemisissä aivan oudon asian kanssa, lue ihmeessä eteenpäin.

Kai pikaosat tai vanhemmissa versioissa automaattiset tekstit ovat sentään jo Wordista tuttu toiminto? Tarvittaessa käy ottamassa vauhtia Microsoft Office Online -artikkelista, jossa kerrotaan mitä automaattinen teksti tarkoittaa. Artikkeli kuvaa toimintoa Wordissa, mutta aivan vastaavalla tavalla voit välttää samojen asioiden toistuvaa kirjoittamista Outlookissa. Jos esimerkiksi teet töitä projektissa, johon liittyvässä kielenkäytössä esiintyy toistuvasti pitkiä ja virhealttiita sanayhdistelmiä, pikaosia käyttämällä helpotat työtäsi ja estät kiireessä tehdyt (ja joskus tahattoman koomiset!) kirjoitusvirheet.

Kun seuraavan kerran kirjoitat merkkijono- tai sanaliittohirviön, valitse se ja napsauta Uusi viesti -ikkunan Lisää-välilehteä. Valitse Pikaosat/Tallenna valinta pikaosavalikoimaan tai paina Alt+F3 ja syötä tarvittavat tiedot, joista tärkein on yksiselitteinen ja helposti muistettava pikaosan nimi. Valintaikkunan muut tiedot voidaan yleensä jättää oletusten mukaisiksi.

Kun tarvitset pikaosaksi tallentamaasi merkkijonoa tai sanayhdistelmää, kirjoita pikaosan nimi ja paina F3. Tämä toimii kuten automaattinen teksti Wordissa. Mikäli pikaosan nimi tunnistetaan yksiselitteisesti nimen alussa olevien merkkien perusteella, se on mahdollista lisätä asiakirjaan F3-näppäimellä jo muutaman ensimmäisen merkin kirjoittamisen jälkeen, viimeistään kuitenkin aina sen jälkeen kun pikaosan koko nimi on kirjoitettu. Pikaosaksi tallennettua merkkijonoa voidaan käyttää myös tehtäviä, kokouspyyntöjä yms. kirjoitettaessa.

Kun haluat muokata pikaosavalikoimasi sisältöä esimerkiksi poistamalla tarpeettomaksi käyneitä pikaosia, avaa ikkuna uuden viestin kirjoittamista varten ja avaa pikaosavalikoima. Avaa sen jälkeen pikavalikko avoimen pikaosavalikoiman päällä ja valitse Järjestä ja poista.

Jos käytät Outlook-versiota 2003, käytössäsi on automaattinen teksti, joka toimii edellä kuvatulla tavalla mikäli Outlookin asetuksissa on määritelty Word sähköpostieditoriksi. (Työkalut/Asetukset/Sähköpostiviestin muoto ja valintamerkki kohtaan Muokkaa sähköpostiviestejä Microsoft Office Word 2003:lla). Automaattinen teksti luodaan samalla periaatteella kuin uudemmassa versiossa, joko Lisää/Automaattinen teksti tai kätevällä Alt+F3 -näppäinyhdistelmällä. Outlook 2003:n automaattiset tekstit ovat saman tien käytössä myös Wordissa ja toisin päin.

Entä tiesitkö, että Microsoft Office 2007 -paketissa Word on aina sähköpostieditorina (ns. WordMail)? Vaikka jättäisit asennusvaiheessa Wordin pois, siitä asennetaan joka tapauksessa viestien kirjoittamiseen tarvittavat komponentit.

Aiheeseen liittyvä artikkeli tässä blogissa:

Automaattinen teksti Word 2007:ssä

perjantai 21. marraskuuta 2008

Outlookin väriluokista apua sähköpostikaaokseen

Sähköpostin pitäisi olla apuväline eikä orjuuttaja. Kuitenkin moni tuskailee sähköpostiensa kanssa ja kokee niiden läpikäymisen vievän liikaa työaikaa. Jotakin olisi siis tehtävä.

Microsoft Office -pakettiin sisältyvän Outlookin käyttäjille on tarjolla paljonkin tehokkaita ja helppokäyttöisiä työkaluja, joiden avulla postit pysyvät järjestyksessä ja tärkeiksi koettuihin viesteihin muistetaan jopa vastata. Tietämys tällaisten apuvälineiden olemassaolosta on kuitenkin hämmästyttävän vähäistä. Tai ehkä olisi oikeampi sanoa, että niistä on kyllä aavistus, mutta ei oikein ehditä paneutumaan niiden toimintaan (koska sähköpostiviestien perkaaminen vie kaiken liikenevän ajan?).

Tässä postauksessa aion kertoa Outlook 2007 -version väriluokkasysteemistä, jolla on hyvä aloittaa taipaleensa Outlookin tehokäyttäjänä. Ns. väriliput ovat tuttuja jo versiosta 2003 ja niitä ovat uuteen versioon siirtyneet kovasti kaipailleet. Outlook 2007:ssäkin on lippuja, mutta ne on varattu eri tarkoitukseen kuin väriluokat. Käytännössä kuitenkin Outlook 2007:n väriluokat ja liput (seurantamerkinnät) ovat likimain sama asia kuin Outlook 2003:n liput, mutta jaettuna kahdeksi toiminnoksi.

Ja näin yksinkertaista se on!

Kun saat viestin, jonka haluat luokitella, valitse Outlookin vakiotyökaluriviltä Luokittele-painike (kuvakkeessa neljä pientä värillistä ruutua). Painike näkyy sekä perusnäkymässä että yksittäisen viestin ollessa avattuna. Painike avaa valikon, josta voit määritellä luokan valitulle viestille. Valitsemalla saman luokan uudelleen, poistat merkinnän. Jossakin vaiheessa haluat vaihtaa luokkien nimiä tai luoda uusia luokkia. Valitse tällöin Kaikki luokat ja saat auki valintaikkunan luokkien luontia ja uudelleen nimeämistä varten.

Luokkamerkintöjä voit liittää sähköpostiviesteihin, tehtäviin, yhteystietoihin, kalenterimerkintöihin ja kokouspyyntöihin. Useita luokkamerkintöjä on mahdollista käyttää samanaikaisesti, mikäli viesti, tehtävä tms. ei yksiselitteisesti kuulu tiettyyn ryhmään. Käytännössä kuitenkin kannattaa pyrkiä määrittelemään luokat siten, että yksi luokka riittää yhtä viestiä kohti. Samaten kannattaa pyrkiä kehittämään itselleen jonkinlainen luokitteluperusteiden systeemi. Jos luokittelet kaiken, toiminto vain muuttaa viestikaaoksen värikkäämmäksi eikä auta seulomaan asioita tärkeiksi ja vähemmän tärkeiksi.

Saapuneita sähköpostiviestejä voidaan lajitella luokkamerkintöihin perustuen: Hakukansioiden alakansiona olevan Luokiteltu posti -kansion kuvakkeen napsautus järjestää merkityt viestit värin mukaan ryhmitellen. Näet nopeasti, minkälaisiin työtehtäviin liittyviä viestejä on odottamassa. Väriluokkamerkintöjä voidaan käyttää myös sähköpostien käsittelyehdoissa. Voit esimerkiksi määritellä tietyn vastaanottajan viestit tipahtamaan aina vakioluokkaan.

Entä lippumerkinnät?

Seuranta-painikkeen avaaman valikon liput on tarkoitettu helpottamaan viestien seurantaa jollakin aikahaitarilla. Jos esimerkiksi teet töitä yrityksessä, jossa kaikki käyttävät Outlookia, viestiin on mahdollista liittää seurantamerkintä muistuttamaan kaveria siitä, että odotat hänen vastaustaan tiettyyn määräaikaan mennessä. Ja vaikka tekisit töitä eri organisaatioissa ja eri sähköpostiohjelmaa käyttävien ihmisten kanssa, seurantavalikon Muistutus-toiminnosta on apua omassa sähköpostikirjeenvaihdossa. Voit esimerkiksi liittää muistutuksen viestiin, johon haluat vastata tai jonka muuten haluat käsitellä tiettyyn ajankohtaan mennessä. Muutat siis saamasi viestin tehtäväksi.

Mielikuvitus on rajana sillä, miten käytät väriluokkia Outlook-kohteiden järjestelemiseen. Väriluokat ovat näppärä apuväline jo sellaisenaan, mutta tehoja tavoittelevan kannattaa yhdistää niiden käyttö hakuihin, viestin käsittelysääntöihin yms. Outlook-toimintoihin.

torstai 20. marraskuuta 2008

Verkkojalanjäljet piiloon

Jos verkosta löytyvät ilmaiset työkalut houkuttavat, mutta verkkojalanjäljet huolestuttavat, apua ja lisätietoa on tarjolla It-viikon artikkelissa Näin poistat tietosi Googlelta.

Google-työkaluihin liittyviä artikkeleita myös tässä blogissa:
Googlella on ehtonsa
Googlen muistikirja – apua kahden tietokoneen loukussa elävälle

Itse käytän edelleen Googlen muistikirjaa. Erinäisten kokeilujen jälkeen olen aina palannut siihen, koska se on yksinkertainen, nopea ja joustava. Ei turhia läpinäkyviä kolmiulotteisia painikkeita tai muuta hörsötystä. Vain mahdollisuus luoda aiheenmukaisia tekstiotsikoita ja lisätä linkkejä, sekä helppokäyttöiset työkalut aineiston luokittelua ja kommentointia varten. Vähänkään monimutkaisempi apuväline veisi liiaksi huomiota itseensä varsinaiselta työltä.

tiistai 18. marraskuuta 2008

Yrittäjän elämä: yritystä ja erehdystä

Excelistä hieman yleisempiin asioihin: Törmäsin Lifehacker-blogin kautta YouTube-videoon, jolla amerikkalainen tanssija ja koreografi Twyla Tharp puhuu luovuudesta sekä yrittämisestä ja erehtymisestä. Pidän erityisesti kohdasta, joka käsittelee epäonnistumista ja oppimista: Epäonnistuminen tarkoittaa sitä, että kokeilit jotakin, joka ei sattunut onnistumaan. Olet kuitenkin saanut tilaisuuden oppia jotakin mikäli ryhdyt vakavissasi miettimään, mikä tekemisessäsi ei mennyt kohdalleen. Menestyminen ehkä onkin sitä, että teit vanhan asian vanhalla tavalla ja se sattui edelleen toimimaan, mikä tietysti on mukavaa sekin...




Mitä asiakkaille onkaan tullut kerrottua?

Vanhan asian tekeminen vanhalla tavalla tuo mieleen taannoiset pohdiskelut tietotekniikkakoulutuksen kovasta kilpailusta. Mahdollisesti tilanne on nähtävä niin, että tässä on yritetty tehdä vanhoja asioita vanhalla tavalla aivan liian kauan. Toinen vaihtoehto on, että kovalla hintakilpailulla on onnistuttu kertomaan asiakaskunnalle, että tämä työ ei ole minkään arvoista. Jos on aina vain varaa laskea hintaa, ei varmastikaan ole mitään eroa sillä, tekeekö homman opetustyön hallitseva kokenut kouluttaja vaiko harjoittelija pilapalkalla tai ilmaiseksi. Pölli tästä -blogista löytyy 19 artikkelia aiheotsikolla Hinnoittelu. Lukemisen ja ajattelemisen arvoista joka sana.

"Halpa asiantuntija on huono asiantuntija. Ensinnäkin tuhoat itse omat katteesi. Lisäksi alennushintasi todennäköisesti lisää laatutietoisen ostajan riskin tunnetta. Se puolestaan estää häntä ostamasta."
Verkostoitumiseen laatua määrän sijaan

Ihmiskunta.org -blogista löytyi artikkeli yrittämisestä: Mukavaa olla yrittäjä. Meitä ei muka laiteta. Artikkelin loppupuolella tulee esille eräs tärkeä asia nimittäin yrittäjän verkosto ja sen laatu.

"Ja niin mukayrittäjästä kasvaa yrittäjä, ja hän alkaa erittäin suurella varovaisuudella jakaa aikaansa, ideoitaan ja näkemyksiään vain harvoille ja valituille, ja samalla tekee niskahartiavoimin töitä saadakseen oikeita asiakkaita mukatilaajien sijasta."
Aikana, jolloin verkostoituminen on yrittäjän elinehto, kannattaakin säilyttää terve kriittisyys. Laatu saattaa olla ihan vanhanaikaisesti määrää tärkeämpää. Yksi verkoston laadun mittari on minusta se, miltä siinä tapahtuva vuorovaikutus tuntuu. Jos verkostossa hehkuu innostus, uteliaisuus, halu kokeilla uutta satunnaisia epäonnistumisia pelkäämättä, olet ihan oikeassa paikassa. Työn tekeminen yhdessä on positiivista nostetta kaikille osapuolille. Mutta jos verkosto tihkuu ankeaa tulevaisuuden pelkoa, pelkästään sinuun kohdistuvia vaatimuksia, rutinaa ja marinaa, kannattaa varoa. Olet henkisen kuppauksen kohteena ja uutta luovaan toimintaan vaadittava energiatasosi on vakavasti uhattuna. Katso, kenen kanssa teet töitä, sillä seura muuttaa vähitellen kaltaisekseen.

Verkostoitumisen laatuun ja kriittisyyteen liittyen lukemisen arvoinen on myös Tuhat sanaa -blogin artikkeli sosiaalisen webin ammatillisesta käytöstä.

perjantai 14. marraskuuta 2008

Viikon 46 loppukevennys

Mitäs minä olen kursseillakin sanonut: Excelillä voi tehdä melkein mitä vaan.

Nyt kuulkaa tytöt ja pojat nutturaa, ponihäntää tai kravattia löysemmälle ja viikonlopun viettoon Hilavitkutin-blogissa esitellyn AC/DC:n musavideon avittamana.

Suoraan alkuperäiseen: http://www.acdcrocks.com/excel/ .

Excel 2007: Apua kaaviotyypin valintaan

Graafisten kuvaajien eli Excelin kielellä kaavioiden piirtäminen on mekaanisesti aivan yhtä helppoa, kuin PowerPoint-esitysten laatiminen. Työvälineen helppokäyttöisyys ei kuitenkaan tarkoita sitä, että kaavion piirtäjän ei tarvitsisi itse ajatella. Kysehän on kuitenkin vain työvälineestä eikä sitä pidä päästää tekemään päätöksiä.

Excel tarjoaa numerotiedon kuvalliseen esittämiseen useita valmiita vaihtoehtoja, jotka eivät ole lainkaan vaihtokelpoisia keskenään. Pelkästään asteikkoon tai otsikkoon liittyvillä valinnoilla voi olla voimakas vaikutus. Jos valintoja tehdessään ei ehdi ajatella tai ei ymmärrä niiden tuottaman lopputuloksen merkitystä, viestin vastaanottajalle annetaan pahimmillaan täysin vääränlaisia mielikuvia. Kuvallisessa muodossa esitetty viesti on tehokas, koska se jää helposti mieleen ja muistetaan paljon paremmin kuin vastaava tieto tekstinä tai taulukkona. Graafisia kuvaajia piirtävän tulisi siis tiedostaa mitä on sanomassa.

Excel 2007 -version kaavionpiirtotoimintoa on vanhasta merkittävästi parannettu, mutta edelleen sen avulla on mahdollista tuottaa visuaalista krääsää – kaaviotyökalut eivät ohjaa ajattelua yhtään sen enempää kuin ennenkään. Ongelma on kuitenkin tiedostettu myös Microsoftin taholta. Näin Scott Ruble Excel ja Excel Services -blogissa:

"When Office 2007 was released, one of the strong pieces of feedback was Excel needs to do a better job guiding users in the proper selection of charts to effectively communicate their data. Though it wasn't our intent, some of the new formatting options such as glow and legacy 3D charts can be used inappropriately, which obscure the meaning of a chart. Some people felt that these features contributed to creating more 'chart junk'."
Office Labs eli jonkinlainen Microsoftin propellihattuosasto on ryhtynyt kehittämään Chart Advisor -nimistä Excel-lisäosaa, josta toivotaan apua kaaviotyypin valintaan. Sen toimintaperiaate on lyhyesti seuraavanlainen: Chart Advisor tutkii taulukossa olevaa tietoa (enintään 8000 solua!) ja etsii ennalta määriteltyjen sääntöjen perusteella taulukossa olevaan tietoon parhaiten sopivia kaaviotyyppejä, joista käyttäjä voi valita haluamansa. Tavoitteena on, että lisäosa päättelisi sopivimman kaaviotyypin (pylväs, viiva, piste yms.), osaisi lisätä sopivat muotoilut (värit, tehosteet) ja tarvittavia rakenneosia (selitteet, trendiviivat, virhepalkit yms.) sekä pystyisi tekemään taulukon tiedoista myös yhteenvetoja ja koonteja.

Lisäosa vaikuttaa kiinnostavalta. En tosin kaipaa tietokoneeseeni mitään henkilökohtaista besserwisseriä, koska käyttäjän puolesta tapahtuvaa "ajattelua" on ohjelmissa jo nähty riittävästi, kiitos vain. Mutta ehkä työkalu tekee tehtävänsä jo muistuttamalla siitä, että tietyt vaihtoehdot sopivat tiettyihin tilanteisiin muita paremmin. En näe mitään syytä hylätä Vesa Kuuselan mainiota kirjaa Tilastografiikan perusteet (Edita 2000), joka on paras tietämäni opas kertomaan, miten numeroita muutetaan kuvaksi tietoa vääristämättä. Odotan kuitenkin uteliaana myös seuraavaa Excel-versiota, näemmeköhän ChartAdvisorin työkalunauhan vakiovarusteena?

tiistai 11. marraskuuta 2008

Montako huonoa saumaa hitsasit tänään?

Viimeksi eilen keskustelin tutun kouluttajan kanssa siitä, miten kilpailtu ala tietotekniikkakoulutus on. No tästähän syystä minäkin huseeraan myös muun kuin pelkän tietotekniikkakoulutukseen parissa ja olen suunnattoman onnellinen siitä, että pystyn niin tekemään. Toisaalta olisi kai hyvä keskittyä kunnolla johonkin tiettyyn juttuun, mutta voiko niin palkkatyössäkään täysillä tehdä? Ja ainakin omasta mielestäni tämän hetkiset kiinnostuksen kohteeni kantavat toinen toisiaan oikein hyvin. Vanha sanontakin varoittelee laittamasta kaikkia munia samaan koriin.

Mutta kuinka sattuikaan. Aamun aluksi löysin It-viikon etusivulta jutun, jossa FC Sovelton toimitusjohtaja Sanna Varpukari-Anttila toteaa it-sähläilyn syövän tuhottomasti työaikaa.

"Sen sijaan työntekijät ja myös esimiehet näyttävät hyväksyneen sen, että heikommallakin it-osaamisella juuri ja juuri pärjää, toimitusjohtaja miettii. Päivittäinen tuskailu tietotekniikan kanssa vain niellään."
Eilisen keskustelun valossa ajattelin ensin kyynisesti, että alan kova kilpailu näemmä saa isommatkin huolestumaan. Isommilla on näitä vaikutuskanavia vain hieman toisella tavalla käytettävissään kuin meillä pienillä, joiden nillitys kovasta kilpailusta menee yksinkertaisesti kovan kilpailutilanteen kirvoittaman nillityksen piikkiin. Isompi voi naamioida nillityksensä tutkimustietoon perustuvaksi artikkeliksi, joka on samalla yritykselle ilmaista mainosta...Mutta tiedostan olevani nyt huonolla tuulella ja syyllistyväni ilkeilyyn. Siksi hengitän 3 syvää hyvää hengitystä ja myönnän Sanna Varpukari-Anttilan puhuvan asiaa. Loppujen lopuksi olemme yhteisellä asialla:

"Ongelmiin törmätään tyypillisesti esimerkiksi sähköpostin kalenteritoimintojen kanssa. Sähköiset työkalut antavat paljon uusia mahdollisuuksia ajanhallintaan, mutta ne jäävät hyödyntämättä."
Ihan totta. Mm. Outlook tai jokin vastaava sovellus olisi uskomattoman tehokas työväline esimerkiksi pienyrittäjälle, mutta arvelen juuri tässä porukassa osaamisen olevan kaikkein kehnointa. Isoissa yrityksissä sentään tarjotaan aiheeseen liittyvää koulutusta. Pienyrittäjälle koulutuksen hankkiminen on isomman kynnyksen takana ja siksi osaamattomuus vain hiljaisesti hyväksytään. Se onkin helppoa, koska osaamattomuuden aiheuttamille menetyksille ei ole yksiselitteistä tunnuslukua.

(Lisäksi sähköpostin ympärille rakentuva viestimisen kulttuuri kaipaisi parannusta ihan sellaisenaan. Sain äskettäin erääseen tiedusteluuni vastauksen, johon oli sisällytetty koko viestiketju, jolla yksinkertaista kysymystäni oli vastaanottajan päässä kierrätetty viikko:

"Hei,
NN sanoi että hoidat nämä? Voisitko hoitaa tän, vastailla tälle ym.?Terkuin,
MM".

Joopa, useimpia asiakkaita varmaankin hirveästi hivelee todeta olevansa "tämä".)


Tehdassalissa hitsauspilliin tai sorviin ei tartuta ellei työvälineen käyttöön ole asianmukaista osaamista! Seth Godin kirjoitti jokin aika sitten blogissaan kasvavasta tietotyön tuottavuuskuilusta ja listasi joukon asioita, jotka tietotyötä tekevän on syytä hallita. Vähintään. Lopuksi hän kysyy:

"Can you imagine someone who works in a factory that processes metal not knowing how to use a blowtorch? How can you imagine yourself as a highly-paid knowledge worker and not know how to do these things... "
Ja näin Varpukari-Anttila:

"Suurin osa tietotyöläisistä tekee jotain muuta työtä, jossa tietotekniikka on vain väline. Mutta iso osa päivästä voi kuitenkin kulua sen työvälineen äärellä."

perjantai 7. marraskuuta 2008

Wordin perus- ja aliasiakirjat – ikävyyksien kerjäämistäkö?

Minulta kysyttiin äskettäin, että miksi en ole käsittele Word 2007 Selkeyttä asiakirjoihin -oppaassa perus- ja aliasiakirjatoimintoa, vaikka se on mukana esimerkiksi Tietokoneen käyttötaito 2 -kirjassa. Selitys tähän on se, että Tietokoneen käyttötaito 2 on kirjoitettu AB-korttikokeen vaatimukset silmällä pitäen (TIEKEn verkkosivulta AB-korttikokeen Tekstinkäsittelymoduulin vaatimuksista löytyy maininta perus- ja aliasiakirjoista). Olen kuitenkin törmännyt niin pahoihin käytännön ongelmiin nimenomaan perus- ja aliasiakirjatoiminnon kanssa, että rohkenin jättää sen pois Word 2007 Visual-oppaasta. Samasta syystä Kortit, kirjat & lehdet, tee julkaisuja Wordilla -oppaassa kyseinen toiminto on aktiivisesti unohdettu. Toivon, että seuraavassa AB-korttikokeen uudistuksessa myös TIEKE aktiivisesti unohtaa sen.

En ole yksin huonojen kokemusteni kanssa. Kirjoita googleen hakusanaksi "word master document problem" niin löytyy sivukaupalla kohtalotovereita. Suomeksi ei kannata yrittää, ongelmia ei näemmä kerta kaikkiaan ole. Ovatko suomalaiset liian vahingosta viisastuneita välttääkseen koko toimintoa, hallitaanko sen metkut meillä jo täydellisesti vai käytetäänkö Wordia meillä kuin muistilla varustettua sähkökirjoituskonetta, vaikea sanoa. Jonkin verran eläviä perus- ja aliasiakirjatoiminnon käyttäjiä on sentään tullut tavattua. Tyypillisesti on ollut kyse pitkän käsikirjamaisen dokumentin työstämisestä ja kirjoittajia on ollut useita. Usein myös sellainen työ, johon perus- ja aliasiakirjatoimintoa voitaisiin käyttää, on taitettu esimerkiksi InDesignilla ja raakatekstiä taittoon on kirjoitettu tavallisiin Word-asiakirjapohjiin. Itse asiassa jälkimmäinen tapa on oikein hyvä ratkaisu. Lopullisen "taiton" voisi tehdä Wordillakin, ellei taitto-ohjelman käyttöön ole erityisiä syitä. Ja esimerkiksi AB-ajokorttivaatimuksissa mainittu "asiakirjan kokoaminen useista tiedostoista" onnistuu ilman perus- ja aliasiakirjoja.

MVP Shauna Kelly listaa verkkosivullaan viisi varmaa tapaa hävittää keskeneräisen asiakirjansa tiedot ("Five ways to lose your work") ja yksi näistä on perus- ja aliasiakirjatoiminnon käyttäminen. Neljä muuta tapaa ovat asiakirjan tallennuksen kanssa tapahtuvia perusmunauksia. MVP John McGhie on todennut artikkelissaan How to recover a master document:

"If you are having a problem with a master document, the problem is the master document. "
Toisessa artikkelissaan Why master documents corrupt hän sanoo:

"A master document has only two possible states: Corrupt, or just about to be corrupt."
Kannattaa tutkia McGhien artikkeleita, koska niissä annetaan perinpohjainen selvitys perus- ja aliasiakirjan rakenteesta sekä neuvoja vaurioituneiden asiakirjojen palauttamiseksi. Perus- ja aliasiakirjatoiminto on konepellin alla vielä monimutkaisempi toiminto, kuin miltä se vaikuttaa käyttäjän näkökulmasta - monimutkaiseltahan se näyttää etenkin jos Wordin tulostumattomat merkit ovat päällä (mitä niiden on muuten oltava, mikäli aliasiakirjansa haluaa pitää edes jonkinlaisessa järjestyksessä).

Mikäli tämä ei vielä onnistunut säikäyttämään ja olet päättänyt uhmata perusasiakirjoja, kannattaa tutkia MVP Steve Hudsonin artikkelia Using Microsoft Word Master Documents. Artikkeli löytyy linkin avaaman sivun alaosasta pdf-tiedostona ja se sisältää paljon hyviä neuvoja. Tärkeää on pitää mielessä esimerkiksi se, että aliasiakirjoja ei pitäisi koskaan muokata avaamalla ne perusasiakirjasta käsin vaan aina levyltä Tiedosto/Avaa -komennolla. Lisäksi itse perusasiakirja on syytä pitää mahdollisimman yksinkertaisena ja aliasiakirjat kannattaa lisätä siihen vasta aivan työn loppuvaiheessa.

Perus- ja aliasiakirjatoiminto ilmestyi Word 6.0 -versioon ja se oli alusta lähtien melkoinen ongelmageneraattori. Teknisten kirjoittajien suosimilla keskustelufoorumeilla on alkanut näkyä suivaantuneita viestejä myös versiota 2007 koskien. Vaikka uusi XML-perustainen tiedostomuoto kestää virhetilanteita hyvin, perus- ja aliasiakirjatoimintoon siitä ei ole ollut apua. En hämmästyisi, vaikka toiminto jo seuraavasta Word-versiosta jäisi pois. Toisaalta Wordin kelvottomuus pitkien asiakirjojen käsittelyssä yleensä on jo eräänlainen urbaanilegenda. Kuten useimmista perus- ja aliasiakirjojen ongelmia käsittelevistä artikkeleistakin käy ilmi, huolellisuus ja johdonmukaisuus ovat valttia. Olen itse kirjoittanut lukuisia pitkiä ja runsaasti grafiikkaa sisältäviä opetusmateriaalikokonaisuuksia ja jokainen niistä on voitu tulostaa tai siirtää vanhasta ohjelmaversiosta uuteen muokattavaksi. Ongelmia ei ole käytännössä ollut ollenkaan. Tosin en olekaan käyttänyt perus- ja aliasiakirjatoimintoa aineistojen kirjoittamiseen.