keskiviikko 10. joulukuuta 2008

Sähköposteille kuria ja järjestystä (ja lopetetaan kiireestä höpöttäminen)

Posti toi viime viikolla PC-Waren lehdykän, jossa oleva mainos kysyy: "Tiesitkö, että kiire on vanhanaikaista?" Olen ihan samaa mieltä. Kiireen taakse pitäisi alkaa jo katsoa tarkemmin eikä tyytyä kritiikittä toistamaan kiirepuhetta. Kiire on ihmisen aikaansaannos ja on täysin omassa vallassamme tehdäänkö sille jotakin vai ei!

Itse asiassa kiire on läpinäkyvä valhe, jolla ei enää huijaa ketään. Kun jätät asian tekemättä ja syytät kiirettä, kaikki kyllä tietävät, että tekemättä jäänyt ei ollut sinulle tarpeeksi tärkeä. Jokainen ehtii tehdä tärkeänä pitämänsä asiat!

Sähköposti eräine käyttötottumuksineen on kieltämättä yksi työpäivän aikavarkaista ja pahentaa kiireen vaikutelmaa. Sähköposti pakottaa juuttumaan koneen eteen selaamaan viestejä, joista olisi noin alkajaisiksi voitu välttää 25 %, mikäli lähettäjä olisi käyttänyt harkintaa jakelulistaa laatiessaan. Itsekin voi tehdä paljon. Esimerkiksi sähköpostiohjelman asetuksilla voi pyrkiä järjestelemään sähköpostikaaosta edes jollakin tavoin käsiteltäväksi.

Kuulin äskettäin, että Outlookin sääntöjen määrittelyvaihetta pidetään sekavana, joten ehkä on paikallaan antaa aiheesta hieman lisävalaistusta. Sääntöjen luontitoimintoon on hyvä totutella, koska sääntöjen avulla voit pitää ruodussa esimerkiksi usealta eri sähköpostitililtä tulevat postit tai lajitella vaikkapa eri projekteihin liittyvät viestit omiin kansioihinsa valmiiksi väriluokkamerkinnällä varustettuna. Vaihtoehtojahan riittää, kekseliään sääntönikkarin käsissä Outlook on tehokas työkalu.

Sekä Outlook 2003 että 2007 -versioissa pääset alkuun valitsemalla Työkalut/Säännöt ja ilmoitukset ja Uusi sääntö. Toiminto on muutenkin hyvin samanlainen molemmissa versioissa.

Lähettäjän liittäminen tiettyyn luokkaan:

Aloita ns. tyhjästä säännöstä valitsemalla Tarkista viestit niiden saapuessa ja napsauta Seuraava -painiketta.

Valitse ikkunan yläosasta ehdoksi lähettäjä: henkilö tai jakeluluettelo ja napsauta valintaikkunan alaosaan ilmestyvää henkilö tai jakeluluettelo -linkkiä, valitse yhteystieto luettelosta ja lisää Lähettäjä-painikkeella nimi. (Osoitteen voi myös kirjoittaa suoraan Lähettäjä-kenttään, ellei sitä ole lisännyt yhteystietoihin).

Valitse Seuraava-painike ja lisää toiseksi ehdoksi taas ikkunan yläosasta määritä se luokkaan Luokka, napsauta valintaikkunan alaosaan ilmestyvää Luokka-linkkiä ja valitse haluamasi väriluokka. Periaate on siis se, että valitset aina ehdon ikkunan yläosasta ja siirryt tarkentamaan sitä valintaikkunan alaosaan.

Lopeta valitsemalla Valmis. Huomaa, että tässä kohden olisit voinut jatkaa eteenpäin ja määritellä säännölle vielä poikkeuksia. Sääntöjen määrittelytoiminto on varsin joustava. Tosin monimutkaisia sääntöjä tehdessään ei kannata hosua, sillä saatat päätyä tilanteeseen, jossa ensimmäinen sääntö tekee muiden sääntöjen toteuttamisen mahdottomaksi (tämäkin on koettu!).

Säännön voi luoda myös saapuneesta viestistä: Valitse kakkospainikkeella viesti, josta haluat luoda säännön ja valitse pikavalikosta Luo sääntö. Valitse tilanteeseen sopivat vaihtoehdot. Lisäasetukset-painikkeella pääset valintaikkunaan, jossa sääntö luodaan ohjatusti, kuten edellä tehtiin.

Sähköpostin käyttötottumuksissa olisi tosiaan paljonkin ruodittavaa, mutta niistä joskus toiste. Tuhat sanaa -blogin artikkeliin "12 tapaa väärinkäyttää sähköpostia" on tiivistetty tyypillisimmät sähköpostiärsytykset.

Ei kommentteja: