perjantai 12. joulukuuta 2008

Outlook: Allekirjoitusten kopiointi

Tiesitkö, että Outlookiin määritellyt allekirjoitukset tallentuvat tiedostoiksi, jotka voidaan varmuuskopioida siinä missä muutkin tärkeät tiedostot. Tästä on apua esimerkiksi kahden koneen loukussa elävälle, koska allekirjoituksensa saa kätevästi siirrettyä koneesta toiseen.

Allekirjoitustiedostot tallentuvat html- ja rtf-tiedostoiksi (tai tekstitiedostoiksi). Lisäksi Outlook 2007:n muotoilumäärityksiin liittyviä tiedostoja varten luodaan kansiot, jotka ovat samannimiset kuin varsinaiset allekirjoitustiedostot. Kun teet varmuuskopioita, kopioi talteen kaikki tiedostot ja kansiot, jotka löydät allekirjoitusten kansiosta.

Allekirjoitustiedostojen kansion saat auki sekä Outlook 2003:sta että 2007:stä valitsemalla ensin Työkalut/Asetukset ja siirtymällä Sähköpostin muoto -välilehdelle. Napsauta Allekirjoitukset-painiketta painamalla samalla Ctrl-näppäintä, jolloin allekirjoitusten tallennuskansio aukeaa. Valitse tiedostot sekä kansiot ja kopioi ne esimerkiksi leikepöydän kautta muistitikulle.

Outlook 2007 -versiosta voidaan siirtää allekirjoitus Outlook 2003 -versioon kopioimalla talteen allekirjoitusten
kansiossa oleva html- ja RTF-tiedosto (tai mahdollisesti löytyvä tekstitiedosto) ja siirtämällä ne Outlook 2003:n allekirjoitusten tallennuskansioon. Toiseen suuntaan allekirjoitusten siirtäminen ei onnistu yhtä mutkattomasti. Outlook 2007 ei nimittäin tunnista vanhemman version tiedostoja ilman samannimistä kansiota, jonka sisältö taas johtaa jäljet MS Office 2007:n uuteen XML-pohjaiseen tiedostomuotoon:

Helpointa on avata vanhemman version allekirjoitustiedosto tekstieditoriin tai tekstinkäsittelyohjelmaan, avata allekirjoituksen luonti- tai muokkausikkuna Outlook 2007:ssä ja siirtää haluamansa tiedot leikepöydän kautta.

Olethan jo selvillä siitä, miten Outlookin viestit, tehtävät ja yhteystiedot varmuuskopioidaan? Ja olethan tehnyt tämän operaation säännöllisesti? Lisätietoja aiheesta löydät Microsoftin Ohje ja tuki -sivuston artikkelista.

Ei kommentteja: