perjantai 7. marraskuuta 2008

Wordin perus- ja aliasiakirjat – ikävyyksien kerjäämistäkö?

Minulta kysyttiin äskettäin, että miksi en ole käsittele Word 2007 Selkeyttä asiakirjoihin -oppaassa perus- ja aliasiakirjatoimintoa, vaikka se on mukana esimerkiksi Tietokoneen käyttötaito 2 -kirjassa. Selitys tähän on se, että Tietokoneen käyttötaito 2 on kirjoitettu AB-korttikokeen vaatimukset silmällä pitäen (TIEKEn verkkosivulta AB-korttikokeen Tekstinkäsittelymoduulin vaatimuksista löytyy maininta perus- ja aliasiakirjoista). Olen kuitenkin törmännyt niin pahoihin käytännön ongelmiin nimenomaan perus- ja aliasiakirjatoiminnon kanssa, että rohkenin jättää sen pois Word 2007 Visual-oppaasta. Samasta syystä Kortit, kirjat & lehdet, tee julkaisuja Wordilla -oppaassa kyseinen toiminto on aktiivisesti unohdettu. Toivon, että seuraavassa AB-korttikokeen uudistuksessa myös TIEKE aktiivisesti unohtaa sen.

En ole yksin huonojen kokemusteni kanssa. Kirjoita googleen hakusanaksi "word master document problem" niin löytyy sivukaupalla kohtalotovereita. Suomeksi ei kannata yrittää, ongelmia ei näemmä kerta kaikkiaan ole. Ovatko suomalaiset liian vahingosta viisastuneita välttääkseen koko toimintoa, hallitaanko sen metkut meillä jo täydellisesti vai käytetäänkö Wordia meillä kuin muistilla varustettua sähkökirjoituskonetta, vaikea sanoa. Jonkin verran eläviä perus- ja aliasiakirjatoiminnon käyttäjiä on sentään tullut tavattua. Tyypillisesti on ollut kyse pitkän käsikirjamaisen dokumentin työstämisestä ja kirjoittajia on ollut useita. Usein myös sellainen työ, johon perus- ja aliasiakirjatoimintoa voitaisiin käyttää, on taitettu esimerkiksi InDesignilla ja raakatekstiä taittoon on kirjoitettu tavallisiin Word-asiakirjapohjiin. Itse asiassa jälkimmäinen tapa on oikein hyvä ratkaisu. Lopullisen "taiton" voisi tehdä Wordillakin, ellei taitto-ohjelman käyttöön ole erityisiä syitä. Ja esimerkiksi AB-ajokorttivaatimuksissa mainittu "asiakirjan kokoaminen useista tiedostoista" onnistuu ilman perus- ja aliasiakirjoja.

MVP Shauna Kelly listaa verkkosivullaan viisi varmaa tapaa hävittää keskeneräisen asiakirjansa tiedot ("Five ways to lose your work") ja yksi näistä on perus- ja aliasiakirjatoiminnon käyttäminen. Neljä muuta tapaa ovat asiakirjan tallennuksen kanssa tapahtuvia perusmunauksia. MVP John McGhie on todennut artikkelissaan How to recover a master document:

"If you are having a problem with a master document, the problem is the master document. "
Toisessa artikkelissaan Why master documents corrupt hän sanoo:

"A master document has only two possible states: Corrupt, or just about to be corrupt."
Kannattaa tutkia McGhien artikkeleita, koska niissä annetaan perinpohjainen selvitys perus- ja aliasiakirjan rakenteesta sekä neuvoja vaurioituneiden asiakirjojen palauttamiseksi. Perus- ja aliasiakirjatoiminto on konepellin alla vielä monimutkaisempi toiminto, kuin miltä se vaikuttaa käyttäjän näkökulmasta - monimutkaiseltahan se näyttää etenkin jos Wordin tulostumattomat merkit ovat päällä (mitä niiden on muuten oltava, mikäli aliasiakirjansa haluaa pitää edes jonkinlaisessa järjestyksessä).

Mikäli tämä ei vielä onnistunut säikäyttämään ja olet päättänyt uhmata perusasiakirjoja, kannattaa tutkia MVP Steve Hudsonin artikkelia Using Microsoft Word Master Documents. Artikkeli löytyy linkin avaaman sivun alaosasta pdf-tiedostona ja se sisältää paljon hyviä neuvoja. Tärkeää on pitää mielessä esimerkiksi se, että aliasiakirjoja ei pitäisi koskaan muokata avaamalla ne perusasiakirjasta käsin vaan aina levyltä Tiedosto/Avaa -komennolla. Lisäksi itse perusasiakirja on syytä pitää mahdollisimman yksinkertaisena ja aliasiakirjat kannattaa lisätä siihen vasta aivan työn loppuvaiheessa.

Perus- ja aliasiakirjatoiminto ilmestyi Word 6.0 -versioon ja se oli alusta lähtien melkoinen ongelmageneraattori. Teknisten kirjoittajien suosimilla keskustelufoorumeilla on alkanut näkyä suivaantuneita viestejä myös versiota 2007 koskien. Vaikka uusi XML-perustainen tiedostomuoto kestää virhetilanteita hyvin, perus- ja aliasiakirjatoimintoon siitä ei ole ollut apua. En hämmästyisi, vaikka toiminto jo seuraavasta Word-versiosta jäisi pois. Toisaalta Wordin kelvottomuus pitkien asiakirjojen käsittelyssä yleensä on jo eräänlainen urbaanilegenda. Kuten useimmista perus- ja aliasiakirjojen ongelmia käsittelevistä artikkeleistakin käy ilmi, huolellisuus ja johdonmukaisuus ovat valttia. Olen itse kirjoittanut lukuisia pitkiä ja runsaasti grafiikkaa sisältäviä opetusmateriaalikokonaisuuksia ja jokainen niistä on voitu tulostaa tai siirtää vanhasta ohjelmaversiosta uuteen muokattavaksi. Ongelmia ei ole käytännössä ollut ollenkaan. Tosin en olekaan käyttänyt perus- ja aliasiakirjatoimintoa aineistojen kirjoittamiseen.

2 kommenttia:

Taru kirjoitti...

Kävin juuri läpi kirjaasi (Word 2007) ja etsin siitä ohjetta perus- ja aliasiakirjoihin. No, nyt selvisi miksi en löytänyt. Enkä muuten löytänyt asiasta ohjetta Microsoftin sivuiltakaan.

Harmi, kun tuo perus & aliasiakirjat ovat kuitenkin vielä siinä Tieken AB kortin vaatimuksissa. Meinaan itselleni ne ovat aiheuttaneet vain harmaita hiuksia.

Taru

Outi kirjoitti...

Olen pahoillani, että tästä on aiheutunut harmia. Word 2007 -Visual-opasta tehtäessä AB-korttivaatimuksista ei tosiaankaan pidetty tarkasti kiinni, koska oli juuri tehty tutkintoon valmentava toinen oppikirja.

Mutta autan toki mielelläni: Perus- ja aliasiakirjojen käsittelyyn tarvittavat työkaluthan löytyvät Word 2007:n jäsennysnäkymästä, jossa on Perusasiakirja-ryhmä ja siinä Näytä tiedosto -painike. Se laajentaa em. ryhmän ja tuo perusasiakirjan käsittelemiseen tarvittavat työkalut näkyville.
Word 2007:n ohjeista tosiaan puuttuvat perusasiakirjoihin liittyvät kohdat, mutta jos menet Office Online -sivustolle ja katsot Word 2003:n ohjeita, http://office.microsoft.com/fi-fi/word/CH060829811035.aspx pääset eteenpäin. Itse toiminnon perusperiaatteet eivät ole edellisestä versiosta muuttuneet käytännössä lainkaan.

Ehdottomasti kannattaa välttää aliasiakirjojen muokkaamista perusasiakirjasta käsin eli aina aliasiakirja yksittäisenä tiedostona auki ja muokkaukset siihen. Perusasiakirja kannattaa kuvitella vaikka mapiksi, johon sitten niputtaa mahdollisimman valmiit aliasiakirjat.