perjantai 21. marraskuuta 2008

Outlookin väriluokista apua sähköpostikaaokseen

Sähköpostin pitäisi olla apuväline eikä orjuuttaja. Kuitenkin moni tuskailee sähköpostiensa kanssa ja kokee niiden läpikäymisen vievän liikaa työaikaa. Jotakin olisi siis tehtävä.

Microsoft Office -pakettiin sisältyvän Outlookin käyttäjille on tarjolla paljonkin tehokkaita ja helppokäyttöisiä työkaluja, joiden avulla postit pysyvät järjestyksessä ja tärkeiksi koettuihin viesteihin muistetaan jopa vastata. Tietämys tällaisten apuvälineiden olemassaolosta on kuitenkin hämmästyttävän vähäistä. Tai ehkä olisi oikeampi sanoa, että niistä on kyllä aavistus, mutta ei oikein ehditä paneutumaan niiden toimintaan (koska sähköpostiviestien perkaaminen vie kaiken liikenevän ajan?).

Tässä postauksessa aion kertoa Outlook 2007 -version väriluokkasysteemistä, jolla on hyvä aloittaa taipaleensa Outlookin tehokäyttäjänä. Ns. väriliput ovat tuttuja jo versiosta 2003 ja niitä ovat uuteen versioon siirtyneet kovasti kaipailleet. Outlook 2007:ssäkin on lippuja, mutta ne on varattu eri tarkoitukseen kuin väriluokat. Käytännössä kuitenkin Outlook 2007:n väriluokat ja liput (seurantamerkinnät) ovat likimain sama asia kuin Outlook 2003:n liput, mutta jaettuna kahdeksi toiminnoksi.

Ja näin yksinkertaista se on!

Kun saat viestin, jonka haluat luokitella, valitse Outlookin vakiotyökaluriviltä Luokittele-painike (kuvakkeessa neljä pientä värillistä ruutua). Painike näkyy sekä perusnäkymässä että yksittäisen viestin ollessa avattuna. Painike avaa valikon, josta voit määritellä luokan valitulle viestille. Valitsemalla saman luokan uudelleen, poistat merkinnän. Jossakin vaiheessa haluat vaihtaa luokkien nimiä tai luoda uusia luokkia. Valitse tällöin Kaikki luokat ja saat auki valintaikkunan luokkien luontia ja uudelleen nimeämistä varten.

Luokkamerkintöjä voit liittää sähköpostiviesteihin, tehtäviin, yhteystietoihin, kalenterimerkintöihin ja kokouspyyntöihin. Useita luokkamerkintöjä on mahdollista käyttää samanaikaisesti, mikäli viesti, tehtävä tms. ei yksiselitteisesti kuulu tiettyyn ryhmään. Käytännössä kuitenkin kannattaa pyrkiä määrittelemään luokat siten, että yksi luokka riittää yhtä viestiä kohti. Samaten kannattaa pyrkiä kehittämään itselleen jonkinlainen luokitteluperusteiden systeemi. Jos luokittelet kaiken, toiminto vain muuttaa viestikaaoksen värikkäämmäksi eikä auta seulomaan asioita tärkeiksi ja vähemmän tärkeiksi.

Saapuneita sähköpostiviestejä voidaan lajitella luokkamerkintöihin perustuen: Hakukansioiden alakansiona olevan Luokiteltu posti -kansion kuvakkeen napsautus järjestää merkityt viestit värin mukaan ryhmitellen. Näet nopeasti, minkälaisiin työtehtäviin liittyviä viestejä on odottamassa. Väriluokkamerkintöjä voidaan käyttää myös sähköpostien käsittelyehdoissa. Voit esimerkiksi määritellä tietyn vastaanottajan viestit tipahtamaan aina vakioluokkaan.

Entä lippumerkinnät?

Seuranta-painikkeen avaaman valikon liput on tarkoitettu helpottamaan viestien seurantaa jollakin aikahaitarilla. Jos esimerkiksi teet töitä yrityksessä, jossa kaikki käyttävät Outlookia, viestiin on mahdollista liittää seurantamerkintä muistuttamaan kaveria siitä, että odotat hänen vastaustaan tiettyyn määräaikaan mennessä. Ja vaikka tekisit töitä eri organisaatioissa ja eri sähköpostiohjelmaa käyttävien ihmisten kanssa, seurantavalikon Muistutus-toiminnosta on apua omassa sähköpostikirjeenvaihdossa. Voit esimerkiksi liittää muistutuksen viestiin, johon haluat vastata tai jonka muuten haluat käsitellä tiettyyn ajankohtaan mennessä. Muutat siis saamasi viestin tehtäväksi.

Mielikuvitus on rajana sillä, miten käytät väriluokkia Outlook-kohteiden järjestelemiseen. Väriluokat ovat näppärä apuväline jo sellaisenaan, mutta tehoja tavoittelevan kannattaa yhdistää niiden käyttö hakuihin, viestin käsittelysääntöihin yms. Outlook-toimintoihin.

Ei kommentteja: