keskiviikko 26. marraskuuta 2008

Outlook – pikaosat tai automaattiset tekstit viesteissä

Tiesitkö, että myös Outlook 2007 -ohjelmassa voidaan käyttää Word 2007:stä tuttuja pikaosia usein toistuvien tekstikohtien lisäämiseen? Jos nyt huomaat olevasi tekemisissä aivan oudon asian kanssa, lue ihmeessä eteenpäin.

Kai pikaosat tai vanhemmissa versioissa automaattiset tekstit ovat sentään jo Wordista tuttu toiminto? Tarvittaessa käy ottamassa vauhtia Microsoft Office Online -artikkelista, jossa kerrotaan mitä automaattinen teksti tarkoittaa. Artikkeli kuvaa toimintoa Wordissa, mutta aivan vastaavalla tavalla voit välttää samojen asioiden toistuvaa kirjoittamista Outlookissa. Jos esimerkiksi teet töitä projektissa, johon liittyvässä kielenkäytössä esiintyy toistuvasti pitkiä ja virhealttiita sanayhdistelmiä, pikaosia käyttämällä helpotat työtäsi ja estät kiireessä tehdyt (ja joskus tahattoman koomiset!) kirjoitusvirheet.

Kun seuraavan kerran kirjoitat merkkijono- tai sanaliittohirviön, valitse se ja napsauta Uusi viesti -ikkunan Lisää-välilehteä. Valitse Pikaosat/Tallenna valinta pikaosavalikoimaan tai paina Alt+F3 ja syötä tarvittavat tiedot, joista tärkein on yksiselitteinen ja helposti muistettava pikaosan nimi. Valintaikkunan muut tiedot voidaan yleensä jättää oletusten mukaisiksi.

Kun tarvitset pikaosaksi tallentamaasi merkkijonoa tai sanayhdistelmää, kirjoita pikaosan nimi ja paina F3. Tämä toimii kuten automaattinen teksti Wordissa. Mikäli pikaosan nimi tunnistetaan yksiselitteisesti nimen alussa olevien merkkien perusteella, se on mahdollista lisätä asiakirjaan F3-näppäimellä jo muutaman ensimmäisen merkin kirjoittamisen jälkeen, viimeistään kuitenkin aina sen jälkeen kun pikaosan koko nimi on kirjoitettu. Pikaosaksi tallennettua merkkijonoa voidaan käyttää myös tehtäviä, kokouspyyntöjä yms. kirjoitettaessa.

Kun haluat muokata pikaosavalikoimasi sisältöä esimerkiksi poistamalla tarpeettomaksi käyneitä pikaosia, avaa ikkuna uuden viestin kirjoittamista varten ja avaa pikaosavalikoima. Avaa sen jälkeen pikavalikko avoimen pikaosavalikoiman päällä ja valitse Järjestä ja poista.

Jos käytät Outlook-versiota 2003, käytössäsi on automaattinen teksti, joka toimii edellä kuvatulla tavalla mikäli Outlookin asetuksissa on määritelty Word sähköpostieditoriksi. (Työkalut/Asetukset/Sähköpostiviestin muoto ja valintamerkki kohtaan Muokkaa sähköpostiviestejä Microsoft Office Word 2003:lla). Automaattinen teksti luodaan samalla periaatteella kuin uudemmassa versiossa, joko Lisää/Automaattinen teksti tai kätevällä Alt+F3 -näppäinyhdistelmällä. Outlook 2003:n automaattiset tekstit ovat saman tien käytössä myös Wordissa ja toisin päin.

Entä tiesitkö, että Microsoft Office 2007 -paketissa Word on aina sähköpostieditorina (ns. WordMail)? Vaikka jättäisit asennusvaiheessa Wordin pois, siitä asennetaan joka tapauksessa viestien kirjoittamiseen tarvittavat komponentit.

Aiheeseen liittyvä artikkeli tässä blogissa:

Automaattinen teksti Word 2007:ssä

Ei kommentteja: