Työvälineitä linkkien ja muistiinpanojen hallintaan

Minun on pitänyt jo parin viikon ajan kirjoittaa muutamasta työvälineestä, joita voisi hyödyntää samaan tapaan kuin Googlen muistikirjaa. Aikaa on kuitenkin mennyt taulukkolaskennan pikaoppaan painoon lähtemiseen, A-ajokorttitutkinnon uusien vaatimusten ihmettelyyn, opettamiseen ja vähän harrastuksiinkin: Koirayhdistyksen yleiskokous piti valmistella ja pitää. Jos muuten haluaa kokea teoriatiedon 100 % paikkaansapitävyyden käytännössä, kannattaa liittyä johonkin yhdistykseen ja hoitaa itsensä sen hallitus- ja toimikuntatyöhön. Ennustan, että noin vuoden sisällä Wiion viestinnän lait kirkastuvat tosielämässä. Teoriat, etenkin ihmisen käyttäytymiseen liittyvät tulevat ja menevät, mutta viestinnän lait ovat pitäneet pintansa kauan. Ei edes viestinnän sähköistyminen ole tuonut olennaisia muutoksia perusjuttuun, tietyt asiat ovat jopa korostuneet.

Firefoxin lisäosia

Mutta varsinaiseen asiaan, eli näihin työvälineihin, joiden avulla voisi pelastaa itsensä vaikkapa kahden tietokoneen loukusta. Aloitetaan linkkien hallinnasta. Read It Later on Firefox-selaimen lisäosa, joka asennuksen jälkeen näkyy kuvakkeina selaimen työkalurivillä ja sen vieressä sekä selaimen tilarivillä. (Firefoxin lisäosien asennus ja poistohan on äärimmäisen helppo toteuttaa. Ellet ole kokeillut, ks. mitä löytyy kun valitset Työkalut/Lisäosat.) Aina kiinnostavan sivun löydettyään voi napsauttaa osoiterivin laidassa olevaa "pukkimerkkikuvaketta". Ajatus on, että sivun osoitteen voi tallentaa eräänlaiseen "vilkaisen vähän myöhemmin" -listaan ja jos sivun havaitsee säilyttämisen arvoiseksi, sen voi lisätä kirjanmerkkivalikoimansa kansioon tai johonkin sosiaaliseen kirjanmerkkipalveluun.

Read It Later on äkkiä katsoen vain yksi kirjanmerkkikansio muiden joukossa, jolle on oma kuvakkeensa selaimen työkalurivillä. Read It Later näkyy Kirjanmerkit-valikossa omana alivalikkonaan ja sen sisältöä voidaan muokata Järjestele kirjanmerkkejä -toiminnolla. Tehokäyttö alkaa Read It Later -kuvakkeen valikon komennolla Access Anywhere. Saat käyttäjätunnuksen ja salasanan, joilla kirjanmerkit ovat käytettävissä mistä koneelta tahansa, myös iPhonen välityksellä. Lisäksi artikkeleita voi ladata luettavaksi Offline-tilassa.

FireFoxin lisäosien joukosta löysin Foxmarks Bookmarks Syncronizer -apuohjelman, joka lupaa pitää kahden tai useamman laitteen loukussa elävän kirjanmerkit ojennuksessa. Tätä lisäosaa en ole itse kokeillut, vielä. Se vaikuttaa kuitenkin niin mielenkiintoiselta, että on selvästikin koekäytön arvoinen.

Muistikirjasovellus Evernote

Jos siirrytään kirjanmerkkipuolelta kohti hieman monipuolisempia sovelluksia, tulee mieleen mainio Evernote jota sitäkin kokeilin muutaman viikon. (Lähin vastine maksullisella puolella on Microsoftin Onenote*, jota niin ikään pääsee käyttämään ilmaiseksi 60 päivän ajan.) Evernote tallentaa tekstiä, kuvia, linkkejä ja se toimii Windowsissa, Macissa ja Windows-mobiililaitteissa. Ohjelman verkkosivulta huomasin, että iPhonellekin on nyt oma versionsa.

Evernote toimii muistikirjaidean pohjalta eli siihen on mahdollisuus lisätä tallennettua aineistoa koskevia muistiinpanoja ja käytettävissä on monipuoliset hakutoiminnot. Muistikirjatiedostoja voi säilyttää omalla tietokoneellaan, muistitikulla tai webissä. Verrattuna Googlen muistikirjaan Evernote on paljon monipuolisempi. Evernote lupaa lukea tekstiä kuvatiedostoista, esimerkiksi oman käsinkirjoittamalla ylläpidetyn muistikirjan skannatuista sivuista. Tässä kohden laittaisin jäitä hattuun etenkin jos käsiala sattuu olemaan huono. Ainakin minun muistiinpanojeni tulkinnat muistuttivat paikka paikoin klingonin kieltä.

Evernote on ilmainen muutaman kymmenen megan oletustallennustilalla. Lisätilaa saa maksamalla. Ja sovellus on edelleen betavaiheessa.

Itse olen vielä Googlen muistikirjan käyttäjä. Se ohitti ensinnäkin Read It Laterin, koska mahdollisuus lisätä omia kommentteja ja ryhmitellä linkkejä oli minulle tärkeää. Evernoten tarjoama grafiikan taltiointiominaisuus ei ollut tällä hetkellä ensisijainen asia. Vanhalla XP-läppärilläni (vanhuudesta ja hitaudesta huolimatta ainakin toistaiseksi vakavasti otettava työväline) Evernote aikaili sen verran eri toiminnoissaan, että muistikirja kevyempänä apuvälineenä voitti. Mutta sitten seuraavalla läppärillä…

*) Jos minulta kysyttäisiin, niin Microsoft edistäisi asiaansa laittamalla nyt heti paikalla OneNoten ilmaisjakeluun esimerkiksi omien sovellustensa laillisen lisenssin hankkineille. Suomenkielinen versio maksaa reilut 100 euroa. Miksi ostaisin, kun saatavilla on Evernote tai Googlen muistikirja? Ja vastaavia ratkaisuja löytyisi varmasti enemmänkin kun ehtisin etsimään ja testailemaan. Yrityskäytössä OneNote toki voisi puolustaa paikkansa ryhmätyöominaisuuksiensa vuoksi ja aineiston yhteensopivuus muiden Office-paketin sovellusten kanssa saattaisi olla tärkeä tekijä yhden ihmisen yrityksessäkin. Toisaalta yhteensopivuus ei ole omassa käytössäni osoittautunut kynnyskysymykseksi, koska kyse on kuitenkin "vain" muistikirjasta. Leikepöytä on tähän saakka riittänyt!

Sopisiko blogi yritystoimintaasi?

Julkaisen tämän artikkelin samaan aikaan sekä Keski-Suomen Yrittäjänaiset ry:n koekäyttöön otetussa naisyrittäjäblogissa sekä omassa Tuolin ja näppäimistön välistä -blogissani. Tarkoitukseni on rohkaista keskisuomalaisia naisyrittäjiä pohtimaan mm. blogikirjoittamisen mahdollisuuksia oman liiketoimintansa tukena ja kokeilemaan myös kirjoittamista. Mikäli blogi on aivan uusi ja outo käsite, kannattaa ensin tutustua aihetta valaisevaan Wikipedian artikkeliin. Siellä sanotaan mm. näin:

"Blogit taipuvat myös yritysten työkaluiksi. Blogia voi kirjoittaa julkisesti asiakkaille ja sidosryhmille tai julkaista vain yrityksen työntekijöiden luettavaksi intranetissä."

Blogeihin liittyy paljon ennakkoluuloja ja jos sellaisia on, toivottavasti onnistun muuttamaan ne uteliaisuudeksi!

Oman blogini aloitin kevättalvella 2008 aiemmin v. 2007 aloittamani testiblogin pohjalta ja olen kirjoittanut n. 5–12 artikkelin kuukausivauhdilla. Kävijöitä ja vakilukijoita on pikkuhiljaa ilmaantunut. Tätä ennen kirjoitin blogia nimimerkillä ja eri paikassa v. 2005/2006, mutta Tuolin ja näppäimistön välistä -blogissa olen näkyvissä omalla nimelläni. Kyseessä on kaiketi jonkinlainen yrittäjäblogi, koska artikkelit liittyvät suoraan tai epäsuorasti erilaisiin töihini. Lukija saattaa löytää toimistosovellusten käyttövinkkejä, mutta myös laajemmin tietotyön tekemiseen, työssä jaksamiseen, itsensä johtamiseen yms. liittyviä artikkeleita. Ilahduttavaa on, että jotkut artikkelit ovat houkutelleet myös kommentoimaan. Yksi olennainen piirre blogeissahan on vuorovaikutteisuus, joten asialliset kommentit ovat bloggaajalle mieluisia! Toinen blogien tunnusmerkki muuten ovat linkit. Kaikkea ei tarvitse vääntää rautalangasta vaan lisätietoa voi antaa lukijalle linkkien välityksellä, kuten tässäkin postauksessa tehdään.

Ehkä olet kiinnostunut, mutta mietit mistä kummasta oikein kirjoittaisi? Sopiva aihe riippuu kirjoittajasta ja tietenkin lukijoista. Yrittäjä voisi kertoa omasta toiminnastaan ja yrityksestään, palveluidensa ja tuotteidensa taustoista, siitä millaiset ajatukset hänen toimintaansa ohjaavat – mahdollisuuksia on loputtomiin. Ja kumma juttu, mitä enemmän kirjoittaa, sitä enemmän aiheita löytyy. Alku voi tuntua vaikealta, mutta ei pidä antaa periksi. Itseänikin vaivasi blogin alkuaikoina omakohtaisen tekstin kirjoittamisen rimakauhu, jonka jäljitän turhan sitkeässä vallitseviin täydellisyysvaatimuksiin ja epäonnistumisten pelkoon. Mutta mitään ei ihminen opi ellei hän uskalla ottaa epäonnistumisen ja kompastelemisen riskiä! On parempi elää ja toimia omana itsenään kuin pysyä piilossa odottelemassa päivää, jolloin olisi lopultakin täydellinen.

Blogiartikkeli on suhteellisen spontaani ja vapaa kirjoitus, jota ei hiota tuntikausia. Toki tietty perustaso kannattaa asettaa itselleen. Suosittelen esimerkiksi, että kirjoittamisen ja julkaisun välissä pitää pienen tauon, jonka jälkeen isoimmat ajatus- ja kirjoitusvirheet tulee huomanneeksi. Ei kannata puuttua kaikkiin asioihin tai kirjoittaa vihaisena, kuten ei myöskään kommentoida tunnekuohun vallassa toisten blogeja! Mutta sentään mielipiteitä saa olla ja oman äänensä saa tuoda kuuluviin. Yhdistäisin blogikirjoittamiseen tietynlaisen rentouden ja välittömyyden. Blogissa voi näyttää itsestään hieman toisenlaisen puolen kuin on mahdollista pelkästään käyntikorttien ja esitteiden kautta.

Blogithan ovat osa laajempaa ilmiötä, jota kutsutaan nimellä Web 2.0. Tähän liittyvät mm. verkon yhteisöpalvelut, kuten Facebook, Linkedin, Jaiku, Twitter, Digg, Delicious, StumbleUpon jne. Itselläni on käytössä Linkedin, jota voisi kutsua kai sähköiseksi CV:ksi, mutta onhan se toki paljon enemmän. Delicious-kirjanmerkkipalvelun olen kokenut hyödylliseksi koulutus- ja opetustyössä. Yrittäjä voi luoda verkostoaan itselleen ja omaan toimintaansa parhaiten sopivissa yhteisöpalveluissa ja bloggaamalla. Kannattaa lukea esimerkiksi Marko Pyhäjärven artikkeli Matkailuyrityksen kansainvälinen markkinointi internetissä, jossa on jo hyvin pitkälle menevä internetmarkkinointisuunnitelma. Huomaa kuitenkin, että edetä voi pienin askelin. Toinen mukava esimerkki löytyy Tuhat sanaa -blogin artikkelista, jossa kerrotaan suomalaissyntyisen Katja Presnalin toiminnasta. Artikkelista löytyy myös linkki podcastiin, jossa Katja kertoo omasta lastenvaateverkkokaupastaan ja sen markkinoinnista.

En ole mikään bloggaamisen tai web 2.0:n asiantuntija. Toisaalta yksi tietämisen muoto on tietää, kuka tai ketkä tietävät tarpeellisia asioita. Parasta oppia aloitteleva bloggaaja saakin toisilta bloggaajilta. Tästä syystä olen linkittänyt tähän loppuun artikkeleita ja sellaisten blogien osoitteita, jotka itse olen kokenut hyödyllisiksi.

Samalla haluan kiittää kaikkia näitä hyviä tyyppejä, jotka ovat jaksaneet kirjoittaa hyödyllisiä ja ajatuksia herättäviä artikkeleitaan!

Suositeltavaa luettavaa:

Netti-bisnes.Info: Blogiin kirjoittamisen muoto-opas.

Bloggaajana ja blogien lukijana sinun on hyvä tietää, mikä on RSS ja mitä hyötyä siitä on.

Eero Holmilan Blogiopas.

Marko Pyhäjärven blogista kannattaa lukea kaikki artikkelit, aloittelevalle bloggaajalle erityisesti: Blogaaminen liiketoiminnassa, miksi yrityksen kannattaa blogata. Markon blogissa on myös paljon asiaa mainosrahoitteisesta blogista haaveilevalle ja yleensäkin asiaa pidemmälle viedystä internetliiketoiminnasta.

Jyri Väätäinen: Kuinka pitkiä artikkeleita kannattaa kirjoittaa tai Blogimotivaation ylläpitäminen. Myös Jyrin kokemuksia blogin mainosrahoitteisuudesta kannattaa lukea, esimerkiksi: Onko Google käyttänyt tätä blogia hyväkseen.

Mari Koo: Miten blogiin kirjoitetaan (artikkeli sisältää paljon linkkejä muihin samantapaisiin artikkeleihin).

Anja Alasillan verkkosivun blogi sekä testausmielessä kirjoitettu Firman blogi.

Kriittinen artikkeli, joka kannattaa lukea, mikäli olet vakavissasi blogin suhteen: Blogit ovat kuolemassa.

Digitodayn artikkeli: Yritysblogit avaavat läheisemmän suhteen yritykseen.

Englanninkielinen verkkolehti, jonka avulla saat kuvan siitä, miten internet ja sosiaalinen media vaikuttavat yritysten toimintaan: Social Computing Magazine, ks. erityisesti Dion Hinchcliffen blogi.

Pari esimerkkiä yritysblogeista: Vapo, Oy Raisoft Ltd.

Painettua kirjallisuutta, joista saa yleiskuvan Web 2.0 -ilmiöstä:

Kari Hintikka. Web 2.0 – johdatus internetin uusiin liiketoimintamahdollisuuksiin. 2007. TIEKE, Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n julkaisusarja.

Leenamaija Otala & Kaija Pöysti. Wikimaniasta käytäntöön: mitä sosiaalinen media todella tarkoittaa yrityksille. 2008. WSOYpro. (Kirjan arvostelu Digitoday-verkkopalvelussa.)

Mitäs me pässit

(Badamtam's Rock Enough eli Iitu)

Ihmisiä viedään monessa asiassa kuin pässiä narussa. Yhdeksi liekamuodoksi ovat muodostuneet kännykät ja etenkin kamerakännykät. Siis en todellakaan tiedä, mitä ajattelisin valokuvakilpailusta, johon voi osallistua ainoastaan lähettämällä kuvansa multimediaviestinä. En näe missään kohtaa, jossa olisi osoite sähköpostiviestinä lähetettävää kuvaa varten tai painiketta kuvan siirtämiseksi suoraan kilpailukuvien galleriaan. Kiintolevyni pullistelee kuvista, jotka on otettu kahdesta maailman kauneimmasta koirasta, mutta kameralla. Pitäisikö kuva siis siirtää ensin puhelimeen, jotta saisin lähettää sen 95 sentin hinnalla muiden katsottavaksi. Tai mennä tuonne takapihalle husimaan kännykkänsä kanssa vaikka taloudessa on huomattavasti laadukkaampia kameroita. Hoi! Meillä on esimerkiksi Flickr, jonne kuvansa saa lähettää ilmaiseksi!

Kilpailun järjestäjät ovat tehneet diilin, josta kaikki hyötyvät, tottakai. Sinällään tällaisessa ei ole mitään pahaa. Kilpailija saa koiranruokapussin tai makupalapussin ja palkinnot toimittava eläintarvikeliike pääsee ehkä täydentämään suoramarkkinointirekisteriään ja jää ehkä positiivisella tavalla ihmisten mieliin. Eihän tämä kilpailu ole ensimmäinen eikä viimeinen laatuaan ja hyvä on, elämme 2000-luvulla ja kauppa se on joka kannattaa. Varsinkin kun ihmiset suostuvat osallistumaan mainostamisen kuluihin.

Lisäys 26.10.
Juttelin ystävän kanssa vielä perjantaina tästä Keski-Suomen kaunein koira -valokuvakilpailusta ja hän sanoi suhtautuvansa siihen ihan kuin postikortin lähettämiseen ja kuulemma kilpailusivulta on kiva bongailla tuttujen koiria. Myönnän, että hän on ihan oikeassa. Hyviä näkökohtia.

Jäinkin miettimään, että miksi minulle sellainen vedätyksen maku edelleenkin jää tästä kilpailusta. Unohdetaan esimerkiksi kysymykset aineistoa koskevista oikeuksista ja osallistumisen sitominen tiettyyn välineeseen - maksoihan se postikorttikin ennenvanhaan ja itsekin lähetin lapsena Aku Ankan kilpailuvastauksia kirjeessä ja postikortilla, eihän siinä mitään. Silti olen edelleen hieman epäileväinen. Ehkäpä se on toteutuksen vanhanaikaisuus, joka antaa mielikuvan, että on nähty vähin mahdollinen vaiva houkuttelemaan ihmiset käyttämään kännykkäpalveluja ja edistämään lemmikkieläintarvikeliikkeen näkyvyyttä. Miksi ei saman tien lähtisi pikkuisen isommalla liikkeelle ja laittaisi kunnollista vuorovaikutteisuutta peliin, joka tänä päivänä ei liene ylivoimaisen vaikeaa tai kallista toteuttaa?

Ketä sitäpaitsi kuuluuu raatiin, joka valitsee lähetetyistä kuvista 10 kuvaa Keskisuomalaisen lukijoiden äänestettäväksi? Olen utelias? Millä meriiteillä raadin jäsenet on valittu? Miksi raadin jäsenten nimet eivät ole näkyvissä? Eikö sitä vielä ole koottu? Entä mihin koko raatia tarvitaan? Miksi lehden lukijat eivät olisi voineet äänestää jollakin viiden tähden systeemillä mielestään kauneimmat koirat loppukilpailuun saakka ja halutessaan kirjoittaa vaikka lyhyen perustelun valinnalleen?

Korostan vielä, että en tietenkään näe mitään väärää esimerkiksi siinä, että kilpailussa näkyvä lemmikkieläintarvikeliike on liikkeellä markkinointimielessä puhumattakaan muista tahoista, joille tämän järjestäminen tuo jotakin lisäarvoa. Näinhän on toimittava, jos jotakin yritystoimintaa aikoo vakavissaan harrastaa. Huolimaton ja selvästi vähällä vaivalla hutaistu toteutus kuitenkin jättää mielikuvan...no, huolimattomuudesta. Tämän kilpailun ympärille kun olisi voinut saada aikaan todella mukavan koiranystävien verkkoyhteisön, vieläpä näin Jyväskylän kansainvälisen koiranäyttelyn kynnyksellä.

Luettavana: Nancy Duarten slide:ology

Käsiini tipahti viime viikolla slide:ology-niminen kirja, jonka kirjoittaja Nancy Duarte on Duarte Design -nimisen yrityksen toimitusjohtaja. Yritys taas on tullut tunnetuksi mm. Al Goren ilmastonmuutoskampanjaan liittyvän esitysmateriaalin toteuttajana.

Slide:ology jatkaa linjalla, jonka aloitti Cliff Atkinson teoksellaan Beyond Bullet Points (2005). Tai ainakin tämä oli ensimmäisiä kirjoja, joissa minä huomasin kiinnitettävän huomiota vallitsevaan diaesityskulttuuriin. Tai ehkä tästä kaikesta pitäisikin antaa krediittiä herra Edward Tuftelle, joka aloitti laajamittaisen keskustelun Wired-lehden artikkelilla PowerPoint is Evil ja teoksellaan The Cognitive Style of PowerPoint.

Slide:ology on laaja teos, joka kattaa diaesityksen tekoprosessin suunnitteluvaiheesta alkaen. Duarte osoittaa sen, mistä diaesityksissä on kyse – tai pitäisi olla: Diaesitystä laadittaessa hiot oikeastaan omia ajatuksiasi ja haet tehokkainta mahdollista tapaa välittää ne muille:

"Creating Ideas, Not Slides".

Diaesityksestä on tullut eräänlainen liike-elämän viestinnän de facto -standardi. Se pitää tehdä, jotta olisi vakavasti otettava, tulisi hyväksytyksi lauman jäsenenä. Valitettava tilanne on se, että lukuisista päivittäin esitettävistä diaesityksistä vain pieni prosentti on tehty yleisöä ajatellen. Vielä valitettavampaa on, että asiain tila on hiljaisesti hyväksytty. Duarte arvelee teoksensa johdannossa tämän johtuvan mm. siitä, että kouluaikana ihmiset totutetaan pääasiassa kehittämään sanallista ilmaisuaan, joten visuaalinen viestintä ei tunnu luontevalta. Paradoksaalista tilanteessa on kuitenkin se, että visuaalisuudesta ja kuvallisuudesta on vaivihkaa tullut olennainen osa kulttuuria. Hyvin laadittu ja esitetty visuaalisia elementtejä hyödyntävä esitys on äärimmäisen tehokas ja sen vaikutukselle verbaaleinkaan ei ole immuuni. Meillä on jopa helppokäyttöinen väline tehokkaan viestinvälityksen tueksi, mutta olemme sen kanssa täysin eksyksissä. Käytämme välinettä kirjoittaaksemme luettelomuotoisia muistiinpanoja lukemastamme ja odotamme muiden ihmisten välittömästi ymmärtävän niiden keskeisen sanoman.

Kirjassa käydään läpi tapausesimerkkejä eli Duarte Designin asiakasyritysten esitysten valikoituja osia ennen/jälkeen -tyyliin. Lukijalle on tarjolla runsaasti teoriatietoa väreistä, väripaletin kokoamisesta, fonteista, kuvien käytöstä ja sommittelusta. Mukana on laaja kokoelma erityyppisiä kuvioita luokiteltuna niiden välittämien merkitysten mukaan. Ensivilkaisulla se hengästyttää, mutta esimerkkien tutkiminen osoittautuu kuitenkin hyödylliseksi. Kuinkahan usein itsekin tulee valinneeksi piirroksen pohjaksi kuviomallin, joka todellisuudessa havainnollistaa käsillä olevaa asiaa vain "sinne päin". Tulee mieleen syyttää kiirettä, mutta ehkä pitäisi jo vähitellen ryhtyä näkemään ns. kiireen läpi. Miksi on niin kova hoppu tuottaa aina vain määrällisesti enemmän, jos se on tarpeetonta ja kyllästyttävää. Entäpä jos jättäisi 2 kolmesta diaesityksestä tekemättä ja olisi sen yhden kanssa huolellisempi?

"Data slides are not really about the data. They are about the meaning of a the data".

Diaesityksissä ovat kieltämättä sitkeässä pienellä fonttikoolla präntätyt laajat taulukot tai lukemattomia pylväitä, viivoja ja viipaleita sisältävät kaaviot, joista tärkein ei kerta kaikkiaan käy ilmi. Diaesityksessä tulisi pyrkiä tiivistämään eikä näyttää kaikkea sitä, josta tiivistys on tehty. Esitystä katseleva ei ehdi käytettävissään olevana aikana saamaan irti olennaista, ellei sitä osoiteta selkeästi. Laajemmasta taustasta kiinnostuneille voi aina antaa erikseen tilastot ja taulukot esimerkiksi Excel-tiedostona tai siitä tehtynä pdf-tiedostona.

Numerotiedon esittämisen Duarte kiteyttää viiteen pääkohtaan:

• Puhu totta.

• Mene suoraan asiaan.

• Valitse tarkoitukseen sopiva kuvaaja.

• Korosta olennainen

• Suosi yksinkertaista.

Parasta kirjassa on, että siinä ei tarjota yksinkertaisia tee-näin-mutta-älä-missään-nimessä-noin -ohjeita, vaan lukija saa monipuolisia työkaluja sovellettavaksi erilaisiin tilanteisiin. Usein kuulee esimerkiksi sanottavan, että animaatioita ei saa käyttää. No minkä ihmeen takia ei saa? On luultavasti olemassa huonoja ja ärsyttäviä animaatioita, mutta myös taitavasti korostavia ja miellyttäviä animaatioita.

Kirjan laajuutta ja teknisyyttä voi toisaalta pitää sen huononakin puolena. Asioiden sisäistäminen vaatii aikansa. Kirja kuulunee niihin teoksiin, jotka ovat parhaimmillaan pitkäaikaisessa käytössä käsikirjana, mutta sellaisena suosittelen sitä jokaiselle, joka haluaa välttää kokoushuoneissa, auditorioissa ja luentosaleissa vaanivan esitysgrafiikkahalvauksen. Tiedättehän oireet: Kommunikaattorin näperöimisen, lasittuneet katseet, nuokahtelevat päät…

Varmasti verbaaliin viestintään kasvatetunkin on mahdollista oppia uusia käytäntöjä. Tämä ns. uusi esitysgrafiikkakulttuuri tulee herättämään muutosvastarintaa, koska se vaatii haastamaan omat tottumukset ja poistumaan turvalliselta maaperältä jonnekin, jonka on aikaisemmin mieltänyt toisenlaisen ihmislajin (=visuaalisesti lahjakkaiden) hiekkalaatikoksi. Mutta onhan sentään osattava erottaa toisistaan ammattimainen graafinen suunnittelu ja arjen työtilanteissa toimiva selkeä esitysgrafiikka! Ei kannata jäädä omien tottumustensa vangiksi vain siksi, että pelkää jäävänsä liian kauas täydellisestä. Niin ei opi koskaan mitään uutta.

Kirjaan liittyy verkkosivusto nimeltä Slide:ology.

Kulttuurin visuaalisuudesta kiinnostuneelle suosittelen myös Leena-Maija Rossin ja Anita Sepän teosta Tarkemmin katsoen, visuaalisen kulttuurin lukukirja.

Aiheeseen liittyvät artikkelit tässä blogissa:

Maailman paras diaesitys: "Thirst"

Kelvoton esitysgrafiikka ja sen välttäminen

PowerPoint 2007:n teemoista

Esitysgrafiikkaa, eräs esimerkki

Välttämätön pakko vai tietokoneen tehokkain työväline

Virheilmoitusten seuraava kehitysvaiheko?

Näin viikon loppukevennyksenä haluan jakaa kanssanne riemastuttavan virheilmoitushaikusivun.

Suosikkini on:

Chaos reigns within.
Reflect, repent, and reboot.
Order shall return.

Nämäkin ovat hyviä:

A crash reduces
your expensive computer
to a simple stone.

To have no errors
Would be life without meaning
No struggle, no joy

Ymmärrettävyydessä nämä eivät mitenkään häviä nykyisille "oikeille" virheilmoituksille. Eivät ainakaan suomeksi käännetyille.

Googlella on ehtonsa

Meilailtiin TSL:n Ukkosen Mikan kanssa syyskuulumisia ja päädyimme ruotimaan Googlen palvelujen yleisiä sopimusehtoja. Nämä sopimusehdothan riemastuttivat ihmisiä Google Chrome -selaimen julkistuksen jälkeen ja nousseen haloon vuoksi niitä muutettiin. Sen sijaan vanhat sopimusehdot löytyvät edelleen muista palveluista!

Ja näin sanoo Google:

11. Asiakkaan myöntämä käyttöoikeus Sisältöön

11.1 Asiakas säilyttää tekijänoikeutensa ja muut mahdollisesti jo omistamansa oikeudet Palvelussa tai sen kautta lähettämäänsä, liittämäänsä tai esittämäänsä Sisältöön. Lähettämällä, liittämällä tai esittämällä sisältöä asiakas myöntää Googlelle pysyvän, peruuttamattoman, maailmanlaajuisen, rojaltivapaan ja ei-yksinomaisen oikeuden jäljentää, mukauttaa, muokata, kääntää, julkaista, esittää ja levittää julkisesti mitä tahansa asiakkaan Palveluissa tai niiden kautta lähettämää, liittämää tai esittämää Sisältöä. Tämä käyttöoikeus on tarkoitettu siihen yksinomaiseen tarkoitukseen, että Google voi esittää, levittää ja markkinoida Palveluja, ja se on kumottavissa määrättyjen Palvelujen osalta niiden Lisäehdoissa määritellyin tavoin.

11.2 Asiakas hyväksyy, että tämä käyttöoikeus sisältää oikeuden, jonka mukaan Google voi saattaa tällaista Sisältöä muiden sellaisten yhtiöiden, organisaatioiden tai yksittäisten henkilöiden saataville, joiden kanssa Googlella on liikesuhde syndikoitujen palvelujen tarjoamiseksi, sekä oikeuden käyttää tällaista Sisältöä näiden palvelujen tarjoamisen yhteydessä.

11.3 Asiakas ymmärtää, että suorittaessaan käyttäjilleen tarkoitettujen Palvelujen tarjoamiseksi tarvittavia teknisiä toimenpiteitä Google voi (a) lähettää tai jaella asiakkaan Sisältöä useiden julkisten verkkojen ja median kautta, ja (b) tehdä muutoksia liittymäverkkojen, laitteiden, palvelujen tai median vaatimien teknisten vaatimusten noudattamiseksi ja niihin mukautumiseksi. Asiakas hyväksyy, että Google saa tehdä näitä toimenpiteitä tämän käyttöoikeuden nojalla.

Kirjoitin jokin aika sitten Googlen muistikirjasta. Nyt tuntuu siltä, että on aivan pakko tarkentaa muistikirjan käyttösuositustaan. Kyseinen työväline kannattaa ottaa käyttöön vasta sen jälkeen, kun on tutustunut sopimusehtoihin ja miettinyt mitä niiden sisältö omalla kohdalla voisi tarkoittaa.

Minun muistikirjani sisällöllä ei iltapäivälehtien lööppeihin päätyisi. Se sisältää pelkkiä linkkejä eli ei mitään sellaista, mitä verkossa ei olisi ennestään. Vapaamuotoiset kommentit ja tunnisteeni eivät ole sellaisen luomistuskan tulos, ettenkö voisi niitä luovuttaa Googlen käytettäväksi kätevää työkalua vastaan. Se mikä näissä kaikenmaailman ehdoissa häiritsee, on periaatteellista! Varmasti maapallolta on mahdollista löytää olosuhteet, joissa muistikirjani sisällöstä muodostuvaa henkilöprofiilia voitaisiin pitää jopa epäilyttävänä, muista verkkojalanjäljistä puhumattakaan.

Isoveli valvoo meilailuasi

Minulla on Gmail-sähköpostiosoite eräänlaisena varaosoitteena. Olen käyttänyt sitä pdf-artikkeleiden, kuten esimerkiksi kaikenlaisten ohjeiden ja oppaiden säilyttämiseen. Lähetän siis itselleni sähköpostin, jonka liitteenä on kyseinen pdf-tiedosto. Tunnisteiden avulla voin luokitella artikkelit ja lajitella niitä. Viestejä voi luokitella myös lennossa plusosoitteita käyttämällä. Gmailin suodatusehdoin on nimittäin mahdollista määritellä, että esimerkiksi vastaanottaja+oppaat@gmail.com -osoitteella lähetettyyn viestiin liitetään oppaat-tunniste, jonka olen luonut etukäteen Gmailin asetuksissa. Näitä ominaisuuksia käsitellään hieman pidemmälle vieden Steve Rubelin Micro Persuasion -blogin artikkelissa, johon kannattaa tutustua. Suodatusasetuksin voi esimerkiksi merkitä itselleen lähettämänsä viestin luetuksi ja ohittamaan postilaatikon, jolloin se arkistoidaan heti eikä viesti sotkeennu muilta saapuneisiin sähköposteihin. Hyödyllinen vinkki, etenkin jos käyttää samaa postiosoitetta myös kirjeenvaihtoon.

Käytännön muistutus Googlen isovelimäisyydestä sai minut kuitenkin hillitsemään arkistointi-intoani. Teen nimittäin myös "tavallista" opetustyötä sivutoimisesti ja ajattelin käyttää Gmailia oppilaspalautteiden varmuuskopiointiin lähettämällä sähköpostiviestit piilokopiona itselleni. Kun avasin vahingossa yhden palauteviesteistä, ruudun laitaan ilmestyi joukko opettamiseen, verkko-oppimiseen ja ohjaukseen liittyviä linkkejä. Avasin kokeeksi erään blogipostaukseni, ne nimittäin lähetetään Gmail-osoitteeseeni aina julkaistaessa. Tällä viestillä sain aikaan Excel-aiheisten linkkien ryöpyn. Näin sitä ihmistä luokitellaan! Siirryin suosiolla opiskelijoiden palautteiden kanssa toisenlaiseen varmuuskopiokäytäntöön. Omat aivoitukseni ja kiinnostuksen kohteeni olkoon kohtuuden rajoissa vapaata riistaa, muiden ihmisten henkilötietoja en ryhdy levittelemään.

Viikon lisäosavinkki

Tuon edellä mainitsemani artikkelin perusteella innostuin muuten kokeilemaan Firefoxin Ubiquity-lisäosaa, johon ihastuin aivan valtavasti. Siinä oli hyödyn ohella tietynlaista nostalgiaa – voi niitä aikoja kun dossin komentojonoja kirjoiteltiin! Ubiquityn tietoturvassa on nähtävästi vielä toivomisen varaa, mutta työkalun kehitystä kannattane seurata.

Excelin ehdollinen muotoilu, sovellusesimerkki

Viimeisimmässä Tietokone-lehdessä on Excel 2007-version ehdollista muotoilua esittelevä artikkelini, jota laajentamaan sopii seuraava Excel ja Excel Services -blogista löytämäni vinkki. Siihen liittyy myös videoleike, joka ainakin itselläni jämähti paikoilleen jo toisessa lauseessa, joten lisään varmuuden vuoksi toisen linkin videon alkuperäiseen sijaintiin. Kuvan laatu on kehno. Luultavasti tästä syystä englanninkieliseen blogiin on lukijaystävällisesti lisätty kaavat tekstimuodossa ja minä jatkan samaa linjaa kirjoittamalla tänne tarvittavat komennot suomeksi ja videolla kirjoitetun kaavan sellaisena kuin suomenkielinen Excel sen kelpuuttaa.

Mutta näin se siis menee:

Ensin kirjoitetaan taulukossa johonkin sopivaan paikkaan allekkaisiin soluihin esimerkiksi "Pois" ja "Käytössä". Sen jälkeen solut valitaan ja alue nimetään, esimerkiksi "vaihtoehdot" lienee sopivan kuvaava nimi. Alueen nimeäminen on helpointa toteuttaa kirjoittamalla nimi kaavarivin vasemmalla puolella olevaan tilaan ja painamalla Enter. Seuraavaksi valitaan solu jostakin taulukon yläpuolelta ja lisätään siihen kelpoisuustarkistus – 2007-versiossa kelvollinen muotoilu löytyy Tiedot-välilehdeltä (Data) kohdasta Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen (Data Validation). Kelpoisuusehtojen kohdalle valitaan Hyväksy-kohdasta (Allow) Luettelo (List) ja kirjoitetaan Lähde-ruutuun "=vaihtoehdot". Solusta tulee tämän jälkeen avattava luettelo, jossa on 2 vaihtoehtoa, Pois ja Käytössä.

Seuraavaksi määritellään varsinainen ehdollinen muotoilu tai vaikka kaksi, kuten videollakin tehdään. Lopuksi määritellään muotoilu, jonka kriteeri määritellään kaavan avulla. Videolla neuvotun kaavan, joka kuvan mukaisessa taulukossa olisi muotoa =JOS($A$1=$A$15;1;0), tilalle kannattaa kirjoittaa =$A$1=$A$15, jolloin kieliversiolla ei ole väliä. Excelin ehdollisen muotoilun käyttämien kaavojenhan pitää palauttaa totuusarvo ja molemmat edellä olevat kaavat ovat tällaisia. Kaavan perusteella toteutuvan ehdon on sijaittava ylimmäisenä Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta -valintaikkunassa (Conditional Formatting Rules Manager) ja sen kohdalle on lisättävä valintamerkki Lopeta, jos tosi -ruutuun (Stop If True). Oletusarvoisestihan kaikki säännöt pyritään huomioimaan, vaikka siitä sitten seuraisi virhetilanne. Lopeta, jos tosi -kohdan valinta vaikuttaa kuitenkin siten, että arvo TOSI lopettaa ehdollisen muotoilun käytön valitulla alueella. Tässä siis solun A1 arvon ollessa sama kuin solun A15 arvo "Pois", seuraavaa ehtoa ei enää tutkita ja muotoilu jätetään tekemättä. Jos kaava palauttaa arvon EPÄTOSI, siirrytään seuraavan ehdon kohdalle eli muotoilu toteutetaan.

No mihin tämmöistä sitten käyttäisi? Yleensä vinkille kuin vinkille löytyy käytännön elämässä useitakin käyttökohteita. Itse käyttäisin tätä vaikka taulukossa, jota halutaan tarkastella näytöltä ehdollisen muotoilun merkintöjen näkyessä, mutta joka pitää saada myös tulostettua siistissä raporttimuodossa ilman lisäkorostuksia. (Se mikä näkyy tulostuksen esikatselunäkymässä, lähtee myös paperille ja näkyy PDF-muotoisessa tiedostossa.)

Jotta Pois- ja Käytössä-tekstit eivät näkyisi tulostettaessa tai PDF-tiedostossa, varsinaisen taulukon alue kannattaa määritellä tulostusalueeksi. Esimerkkitaulukon mukaisessa tilanteessa myös rivit 15 ja 16 kannattaa piilottaa tai sijoittaa vaikka taulukon oikealla puolella oleviin sarakkeisiin, jolloin ne eivät häiritse taulukon katselua.

Googlen muistikirja - apua kahden tietokoneen loukussa elävälle

Elän kahden tietokoneen loukussa. Ensimmäiseksi ratkaisuksi ehkä tulisi mieleen tarjota jonkinlaista vertaisverkkoviritystä, mutta se ei oikeastaan ratkaise ongelmaani. Kaksi konettani on käytössä erityyppisissä projekteissa (myös eri käyttöjärjestelmät, erilainen ohjelmakokoonpano yms.), joten työtiedostojen siirtely ei ole ensisijaista. Muistitikku on siihen tarkoitukseen toistaiseksi riittänyt ja samalla tulee varmuuskopiointikin hoidettua. Eikä verkko auta siinä vaiheessa kun olen pois kotoa. Myöskään kirjoittimien vuoksi verkkoa ei tarvita. Oma printterini on sellaista mallia, että siitä saisi verkkokirjoittimen vain soutamalla keskelle Tuomiojärveä ja laskemalla sen verkkoon käärittynä veteen.

Sähköpostit hoituvat esimerkiksi jättämällä toisen koneen asetuksin viesteistä kopiot palvelimelle tai hyödyntämällä kahta ensisijaista sähköpostiosoitettaan ja webmail-ratkaisua, joka on tarjolla web-hotellini puolesta. Kalenteria pidän useimmin käyttämääni koneeseen asennetussa Outlookissa ja pärjään synkronoimalla vastaavat tiedot puhelimen kalenterin kanssa. Minulla on ollut koeasennuksena käytössä myös Microsoft Office Groove, joka olisi erinomainen työväline tietyin reunaehdoin. Groove on nimittäin suhteellisen kallis siihen nähden, mitä saisin siitä irti. Sen todellinen hyötykäyttö edellyttäisi myös sitä, että yhteistyökumppaneillani olisi Groove eivätkä he siihen lisenssiä hankkisi vain sen vuoksi, että minä pyydän.

Tärkeimmäksi siirrettäväksi tiedoksi ovat osoittautuneet linkit ja kirjanmerkit sivuista, joita löytää monesti sattumalta juuri siinä toisessa koneessa työn alla olevaan projektiin liittyen. Google-muistikirja on kuin mittatilausratkaisu tähän ongelmaan. Sovellus on ollut saatavilla jo pitkän aikaa ja kevättalvesta 2007 alkaen myös suomenkielisenä versiona. Muistikirjaan voi tallentaa leikkeinä linkkejä, tekstiä ja kuvia. Leikkeisiin voi liittää tunnisteita ja vapaamuotoisia kommentteja. Muistikirjasovelluksen sisälle voi luoda useita pieniä muistikirjoja, joten asioita saa ryhmiteltyä haluamiensa otsikoiden alle ja tunnisteita käyttämällä jaottelua voi vielä tarkentaa. Muistikirjan käytön voi aloittaa Googlen käyttäjätunnuksella ja omia muistiinpanojaan voi lukea mistä tahansa, mikäli käytössä on Firefox tai IE ja tietenkin myös Google Chrome. Halutessaan muistikirjan voi myös jakaa samassa projektissa toimivien kesken tai tehdä siitä täysin julkisen.

Jotta muistikirjasta saisi kaiken hyödyn irti, kannattaa ladata selaimen lisäosa, joka on saatavilla sekä Firefoxille että IE:lle. Käyttövinkkejä Chromea varten löytyy artikkelista OMG Google Chrome. Lisäosan kanssa sovelluksen peruskäyttö (mm. leikkeiden lisääminen ja muistiinpanojen tekeminen) onnistuu kätevästi muistikirjan toimiessa pienennettynä. Tällöin se odottelee selainikkunan oikeassa alakulmassa ja on helppo ottaa käyttöön kuvaketta napsauttamalla. Esimerkiksi tärkeän verkkosivun ollessa auki, muistikirjan Leike-painikkeella osoitteen saa lisättyä linkiksi ja samalla aukeaa tila muistiinpanon kirjoittamista varten. Minulla on kokemusta muistikirjan käytöstä yhdessä Firefox-selaimen kanssa, jota suosittelen muutenkin mm. saatavilla olevan lisäosavalikoiman vuoksi. Ainakin Firefoxissa voi käyttää myös leikkeen lisäämiseen pikavalikon komentoa Tee tästä merkintä Googlen muistikirjaan. Jos sinulla on kokemusta muistikirjan käytöstä IE:n kanssa, kertoisitko niistä vaikka kommenteissa niin tulisi sekin puoli näkyville.

Se mitä tietoa tämä sovellus sitten jättää käyttäjästään Googlen tietokantoihin, jää vain kuviteltavaksi. Toisaalta minun muistikirjani toimisi lukijalleen erinomaisena unilääkkeenä, joten en ole mahdottomasti murehtinut tätä puolta. Googlen mainokset siedän vastineeksi hyvistä työkaluista ja mainostajien ajatuksenkulkujen arvailu on joskus aika huvittavaakin.

Ellet jo ole kokeillut Googlen muistikirjaa ja tunnistat kahden koneen loukussa elämisen ongelman, suosittelen vilkaisemaan.

Lisätietoja ja ohjeita : http://www.google.com/intl/fi/googlenotebook/faq.html

Uusi yrittäjyys – pikavoittojen tilalle hyvä elämä?

Jari Parantaisen Pölli tästä -blogissa oli mainio artikkeli Vain kasvuyrittäjä kelpaa, osa 1. Kannattaa lukea, jos esimerkiksi tällä hetkellä olet harkitsemassa yrittäjyyttä, mutta kavahdat tietynlaisia yrittäjyyteen liittyviä mielikuvia. Etkä koe Nalle Wahlroosia sielunsukulaiseksesi.

Suomalainen yrittäjyys taitaa ainakin vanhemman väestönosan mielikuvissa olla pitkälti sitä, että sikaenergialla pusketaan yhden ihmisen, yleensä miehen, nyrkkipajasta usealla paikkakunnalla toimiva yritysrypäs. Sitten myhäillään lehtikuvissa ja annetaan haastatteluja nousukasmaisesti sisustetussa olohuoneessa Afrikan safarilla ammutun elukkaparan pään vieressä. Kahden avioeron ja ensimmäisen ohitusleikkauksen jälkeen myydään firma ja muutetaan Floridaan tai Espanjaan. Sitten poksautetaan maksa kittaamalla mahdottomasti viinaa. Onnekkaimmat hoksaavat ajoissa, miten raha ja laiskuus eivät ole onnellisuuden synonyymi ja perustavat uuden yrityksen tai jatkavat esimerkiksi jossakin mentorointiohjelmassa nuorempiaan auttaen. Postmoderni versio yrittäjyydestä lienee sitten se, jossa naistenlehtien lemmikiksi nostettu nuori Joukahainen ansaitsee rahaa jollakin, jota 75 % ihmisistä ei edes ymmärrä ja ostaa sikakalliin auton sekä asunnon, joka sisustetaan täsmälleen samanlaiseksi kuin kuvat ulkomaisissa kiiltäväpaperisissa sisustuslehdissä. Lopulta yrittäjämme päätyy raastuvanoikeuteen kateellisen kansan vahingoniloisen naurun kohteeksi, ellei sitten ole ajoissa älynnyt muuttaa maasta. Ja nämähän ovat siis karkeita kärjistyksiä, joten nyt minua ei kannata ottaa ihan tosissaan.

Itseni piti voittaa yrittäjyydestä sellainen mielikuva, miten joudun ahdinkoon ja tekemään enemmän töitä kuin jaksaisin tai haluaisin, koska eri tahot kumminkin painostavat ottamaan hirveästi lainaa ja kasvattamaan toimintaani nopeammin ja suuremmaksi, kuin pitäisin mielekkäänä. Eli oikeastaan olot olisivat lainanottoa lukuun ottamatta vastanneet jotakuinkin tämänhetkistä palkkatyötä, mutta ilman palkkaa. Lisäksi ajattelin, etten voi mitenkään pärjätä yrittäjänä, koska en hallitse itseni katteetonta kehumista ja tyhjänpuhumista.

Omat kokemukseni, siis täysin subjektiiviset – mitään tilastotietoa sisältävää tutkimusta ei tähän hätään ole tarjota – viittaavat siihen, että on vähintään kahdenlaista yrittäjyyttä. On toisaalta yrittäjyys, joka täyttää poliitikkojen suhdannepuskurin funktion – juuri tästä ilmiöstä Jari Parantaisen artikkelissa on herkullisia kuvauksia. Sitten on yrittäjyys keinona tavoitella mielekästä ja autenttista elämää. En ollenkaan niele sitä, että minun yrittäjänä pitäisi olla jonkinlainen uudenajan torppari, jolle huonoina aikoina heristellään sormea ja syytetään työllistämättä jättämisestä. Jo yrittäjäksi ryhtyminen on vapaaehtoinen valinta. Vapaaehtoista on myös se, jääkö yhden ihmisen kokoiseksi, palkkaako 5 hyvää tyyppiä ja jatkaa heidän kanssaan vai lähteekö kasvattamaan, mikä totta kai on paikallaan sille, kenelle se sopii.

Roope Mokka kirjoittaa Tietoviikko-lehden verkkokolumnissaan Orjasta sosiaalinen kapitalisti yhteiskunnallisesta yrittäjyydestä. Ehkä on liioiteltua sanoa, että tässä on yrittäjyyden uusi paradigma, mutta ehkä vähän siihen suuntaan. Tällaisen uuden yrittämisen tarkoitus ei ole ainoastaan voiton tuottaminen yrityksen omistajille vaan myös maailman muuttaminen paremmaksi. Samaa ajatusmaailmaa edustavat esimerkiksi Pamela Slim tai Seth Godin, jonka Squidoo-verkkoyhteisö lahjoittaa mainostuottojaan hyväntekeväisyyteen.

Eilen kuuntelin vaahteranlehtiä haravoidessani Tuhat sanaa -blogista noutamaani pocastia, jossa suomalaissyntyinen, USA:ssa asuva Katja Presnal kertoo kokemuksistaan sosiaalisen median avulla toteuttamastaan yritystoiminnasta. Myös tässä kuuluu uudenlaisen yrittäjyyden ääni. Nähdäkseni tällainen uusi yrittäjälaji haluaa toimia itsenäisesti ja omia juttujaan toteuttaen, mutta yhdessä hyvien tyyppien verkostossa ilman jo lähtökohtaisesti huonon työnantaja-työntekijä -suhteen aiheuttamaa kitkaa. Uusi yrittäjä pystyy myös toimimaan joustavasti ja pienin kustannuksin, joten mahdollinen lama-aika ei välttämättä olekaan maailmanloppu vaan hengähdystauko, jonka aikana voi testailla ja valmistella uusia juttuja.

Syyllistynkö naiviin idealismiin, jos toivoisin yleisiin yrittäjyyttä koskeviin mielikuviin lisättävän tällaisen vastuuntuntoisen luovan ihmisen, joka nostaa ns. hyvän elämän useiden asuntojen ja ökyautojen edelle sekä yrittäjyydellään auttaa myös muita samanlaisia hyvän elämän tavoittelussa? Minusta kuitenkin paljon naivimpia ovat ne, jotka kuvittelevat meidän voivan jatkaa täällä toinen toisillemme yhä enemmän turhaa tavaraa tuottaen.

Hellitä hetkeksi, vältät turhaa työtä

(Kuva: Emy Tik)

Tunnustan, että istun toisinaan liian pitkiä aikoja tietokoneen vieressä. Mutta se on oma valinta. Tiedän hyvin ne moninaiset syyt, joiden vuoksi yhtäjaksoinen paikallaan istuminen on haitallista ja tiedän myös, että toimiakseen hyvin aivot tarvitsevat lepoa. Mutta kuka voi vastustaa kunnon flowta? Eihän siitä tule mitään, jos kesken hyvän nousuflown pitää nousta koipiaan oikomaan vain siksi, että joku ohje niin käskee. Toisaalta usein sattuu myös niin, että käytännössä huomaa työssä jaksamiseen liittyvät neuvot toimiviksi. Näin kävi viimeksi tämän viikon keskiviikkona.

Olin kokoamassa erääseen aineistoon liittyvää tukisivua ja halusin tehdä siitä mukavan lukea ja säällisesti navigoitavan. Näpertelin tyylitiedoston parissa ja lisäilin linkkejä. Jonkun mitättömän virheen vuoksi sain koko sivun täydelliseksi sekasotkuksi. Kello oli jo niin paljon, että joogatuntini lähestyi ja ajattelin ensimmäiseksi, että enhän minä tästä nyt mihinkään voi lähteä. Työ ei ollut kauhean kiireinen, mutta kun tekemistä riittää, pitäisi yksittäisistä hommista tulla joskus valmistakin. Olin niin väsynyt ja kyllästynyt, etten pystynyt näkemään sekasotkun syytä, joka – kuten sitten myöhemmin osoittautui – oli todella pieni itsestäänselvyys. Kello kävi ja pää oli sumuinen. Lopulta totesin, että koska asiat eivät etene, yhtä hyvin voisin lähteä tunnilleni, tai oikeastaan tunneilleni.

Tällä hetkellä käyn kahdella peräkkäisellä joogatunnilla. Ensin on tunti yang-joogaa, jota voisi lyhyesti kuvata kertomalla, että hiki virtaa ja syke on ihan hyvä rasvanpolttosyke. Tämän jälkeen vaihdan kuivan paidan päälleni, puen villasukat jalkaan, juon vettä ja virittäydyn yin-joogatunnille, jonka aikana tehdään pitkiä rauhallisia venytyksiä. (Jos kiinnostuit, niin ainakin täällä Jyväskylässä molempia joogamuotoja ohjaa Pilatesplussan Leena.)

Tämmöisen joogaputken jälkeen palasin takaisin tänne tuolin ja näppäimistön väliin, jossa sekasotku odotti. Yhdellä vilkaisulla huomasin virheen syyn. Yksinkertainen perusjuttu, mutta kun aivot olivat väsyneet, ne eivät rekisteröineet mitään virheen huomaamisen kannalta tarpeellista. Vanhanaikaisen kasvatuksen saaneella ihmisellä kun vielä aktivoituvat helposti kaikki mielen "no-pitihän-se-arvata-ettei-edes-yksinkertaista-asiaa-osaa-kerralla-tehdä" -rakenteet. Sen jälkeen alkavat turhat tunteet myllertää ja mieli harhailee epäolennaisessa. En tiedä miten nopeasti olisin asian selvittänyt, jos olisin jättänyt tuntini väliin. Sen tiedän, että olisin ollut koko loppupäivän ja ehkä seuraavankin ärtynyt ja tikkuinen.

Tarinan opetus: Ellei ole flow juuri päällä, pidä tauko heti kun siltä tuntuu. Pidä vaikka pitkä tauko. Jo puolenkin tunnin tauolla voi välttää kahden tunnin turhan työn. Tämmöisenä elämäntapafreelancerina pidän suunnattomana etuna mm. sitä, että kotitoimistopäivinä voin lähteä koirieni kanssa lenkille lähes mihin aikaan tahansa. Puhelinhan kulkee mukana. Moni työjumitus johtuu yksinkertaisesti väsymisestä eikä silloin kannata juuttua koneen eteen nuokkumaan ja itseään inhoamaan.

Entä sitten ne tilanteet, jolloin ei ole oikein väsynytkään, mutta mistään ei vain tule mitään. Joskus nimittäin on päiviä, jolloin tuntuu koko ajan siltä, että täytyisi pitää tauko vaikka edellisestä on kulunut 5 minuuttia. Silloin auttaa keskittyminen ja järjestelmällinen asioihin tarttuminen. Tähän liittyen pari artikkelilinkkiä:

Artikkeli David Allenin blogissa.

Asioiden aikaansaamisen FAQ (erittäin vapaa käännökseni englanninkielisen artikkelin otsikolle).

Tietokone-lehden artikkeli: Sähköposti addiktoi ja vie työtehoa

Excel Tips and Tricks 8: Suodatettujen ja piilotettujen rivien laskeminen

Edellisessä Excel-vinkkiartikkelissa käsittelin jäsennettyjä viittauksia, jotka auttavat taulukoksi muotoiltua aluetta koskevien kaavojen kirjoittamisessa. Toinen taulukoksi muotoiltuun alueeseen liittyvä mukava automatiikka versiossa 2007 koskee funktioita. Oletuksenahan Excelissä on, että kaavassa oleva alueviittaus kattaa myös piilotetut solut. On kuitenkin tilanteita, jolloin tämä ei ole toivottavaa, esimerkiksi pikasuodatetuissa tai suodatetuissa taulukoissa ei ole välttämättä mitään mieltä sisällyttää piilotettua tietoa laskentaan.

Alla olevan kuvan pikasuodatettuun taulukkoon on haettu näkyviin myyjän tilausrivit, joiden loppusumma halutaan laskea. Kun valitaan solu H26 ja napsautetaan Automaattinen summa -painiketta (AutoSum), Excel kirjoittaa kaavan käyttämällä SUMMA-funktion tilalla VÄLISUMMA-funktiota (SUBTOTAL), joka oletusarvoisesti laskee vain näkyvät rivit. Kun pikasuodatusehto vaihdetaan, alimmaisella rivillä näkyvä loppusumma muuttuu vastaavasti.

Kun samaan soluun ryhdytään lisäämään keskiarvokaavaa valitsemalla Automaattinen summa -valikosta KESKIARVO-funktio (AVERAGE), se muutetaan jälleen VÄLISUMMA-funktioksi. Tässä yhteydessä selvinnee myös funktion ensimmäisen argumentin tarkoitus. Argumentti nimittäin määrittää sarakkeessa toteutettavan laskutoimituksen. Välisumma siis tavallaan sisältää toisen funktion, joka tarkennetaan erillisellä argumentilla. Summakaavan argumentti on 109, keskiarvon 101. Esimerkiksi 102 ottaisi käyttöön LASKE-funktion (COUNT).

Excel 2007 -versio tarjoaa VÄLISUMMA-funktiota automaattisesti silloin, kun kaavan yläpuolella on taulukoksi muotoiltu alue. Kun taulukon alapuolella olevalle riville on lisätty ensimmäinen kaava, koko rivi muuttuu siten, että kun yksittäinen solu valitaan, sen oikeaan laitaan ilmestyy nuolipainike VÄLISUMMA-funktion lisäämistä varten. Uusimmassa versiossa VÄLISUMMA-funktion käyttö onkin todella helppoa etenkin sen jälkeen kun argumenttien merkityksen on sisäistänyt. Aikaisempien versioiden käyttäjille tämän funktion löytämisestä on mahdollisesti ollut vielä enemmän apua, sillä vielä Excel 2003 kelpuuttaa suodatetun taulukon alapuolelle tarjotun SUMMA-funktion aivan täydestä. Jossakin vaiheessa sitten todetaan, että taulukko laskeskelee omiaan tai summakaavan sisältämä rivi piilotetaan suodatuksessa. VÄLISUMMAa ei tarjota tietoalueen ominaisuuksien perusteella automaattisesti, kuten versiossa 2007, vaan se on osattava itse hakea matemaattisten ja trigonometristen funktioiden joukosta.

VÄLISUMMA-funktion käyttöä ei ole rajoitettu erityisesti pikasuodatuksen yhteyteen vaan versiosta 2003 alkaen sitä on voitu käyttää myös suodattamattomissa taulukoissa, joista on syystä tai toisesta jouduttu piilottamaan rivejä. Funktion valinnaisilla argumenteilla voidaan tällöin säädellä piilotettujen rivien huomioiminen laskennassa.

Argumentteja 1–11 käytettäessä piilorivit lasketaan, argumentteja 101–111 käytettäessä ne jätetään huomioimatta:

1, 101, KESKIARVO (AVERAGE)
2, 102, LASKE (COUNT)
3, 103, LASKE.A (COUNTA)
4, 104, MAKS (MAX)
5, 105, MIN (MIN)
6, 106, TULO (PRODUCT)
7 , 107, KESKIHAJONTA (STDEV)
8, 108, KESKIHAJONTAP (STDEVP)
9, 109, SUMMA (SUM)
10, 110, VAR
11, 111, VARP

Näin esimerkiksi =VÄLISUMMA(9;H2:H25) laskee sarakkeen summan ottaen mukaan luvut myös piilotetuilta riveiltä.

Huomaa, että rivien piilottaminen pikavalikon Piilota-komennolla (Hide) ja pikasuodatus ovat toiminnallisesti eri asia: Pikasuodatusta käytettäessä argumentit 1–11 jättävät suodatetut rivit laskematta! Sen sijaan argumentit 101–111 laskevat vain näkyvät rivit riippumatta siitä, onko rivejä kätketty piilottamalla vai pikasuodattamalla.

Viimeinen Excel Tips and Tricks -artikkeli tällä erää!

Maailmassa on paljon muitakin asioita, joten on kenties jo aika päättää tämänkertainen Excel-vinkkisarja. Alun perin tarkoitukseni oli laatia pienemmistä vinkeistä koostuvia FAQ- tyyppisiä postauksia, mutta kaavat veivät nyt monestakin syystä mennessään – mm. uudet funktiot ovat siirtymäkoulutusten vuoksi ajankohtaisia. Toivon, että näistä jutuista on ollut jollekin apua. Monelle Excelin kaavat ja funktiot ovat itsestäänselvyyksiä, mutta monelle ne tuottavat myös päänvaivaa. Kyse on pitkälti siitä, mihin itse kukin on harjaantunut ja tottunut.

Exceliin varmasti palataan vielä tässä blogissa. Mahdollisesti tuo FAQ-artikkelikin ilmaantuu jossakin vaiheessa päivänvaloon.

Kaikki Excel Tips and Tricks -artikkelit:

Solun täyttökahvan käytöstä

Juokseva rivinumerointi

Päivittyvä sarakesumma

Kaavan automaattinen täydennys

JOSVIRHE (IFERROR)

Muita uusia funktioita

Jäsennetyt viittaukset